In einer Post-COVID-Geschäftswelt ist das digitale Onboarding von Mitarbeitern zu einer entscheidenden Erfahrung im Prozess der Neueinstellung geworden.
Doch wie die digitalen Arbeitsumgebungen selbst ist auch der digitale Onboarding-Prozess für Mitarbeiter nicht ohne Hindernisse:
Zusammenarbeit bei einer Aufgabe, Austausch von implizitem Wissen und Aufbau von zwischenmenschlichen Beziehungen.
All diese Dinge, die ein Onboarding-Erlebnis ausmachen können, sind in einem rein digitalen Umfeld wesentlich schwieriger.
Wie können Sie also Onboarding-Erfahrung und Fernarbeit unter einen Hut bringen?
Im Grunde handelt es sich dabei um die Einführungsphase, in der sich neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen vertraut machen, allerdings über digitale Kanäle. Je etablierter die Telearbeit in einem Unternehmen ist, desto mehr stützt sie sich auf digitale Prozesse.
Wie bei einem normalen Onboarding lernen neue Mitarbeitende die für ihre Abteilung und das gesamte Unternehmen relevanten Prozesse kennen. In der Regel wird ihnen auch ein Mitarbeiter-Mentor oder "Buddy" zur Seite gestellt, der sie während der gesamten Journey unterstützt und alle Fragen beantwortet, die sie haben.
Wir wollen uns kurz fassen:
Im Grunde genommen können Sie alle 3 Begriffe synonym verwenden.
Digitales Onboarding bedeutet, dass neue Mitarbeiter vor allem über digitale Kanäle/Tools betreut werden. Wie bei allen anderen Prozessen in der Wirtschaft und im öffentlichen Leben helfen die digitalen Technologien
Digitales Onboarding nutzt moderne Technologien, um Mitarbeiter schneller produktiv zu machen und vom ersten Tag an herausragende Erfahrungen zu schaffen.
Remote (oder hybrides) Onboarding kommt aus einem anderen Blickwinkel: Die Menschen bewegen sich immer mehr in entfernten Umgebungen - und das macht menschliche Verbindungen und informellen Austausch schwieriger denn je. Daher nutzt das richtige Remote-Onboarding dieselben Technologien, um die Herausforderungen des Remote-Onboarding zu bewältigen.
Letztendlich geht es um dasselbe, nur mit einem klareren Ziel.
Virtuelles Onboarding verwenden wir völlig synonym zum vorherigen.
Was das Modell der Arbeit von zu Hause aus (WFH) so effektiv macht (d. h. größere Autonomie, Flexibilität und Ausfallzeiten), kann sich genau auf die Mitarbeiter negativ auswirken.
79 % der Mitarbeiter, die angaben, ihre Produktivität während der Pandemie beibehalten oder gesteigert zu haben, waren zufrieden mit
Im Gegensatz dazu waren nur 16 % der Arbeitnehmer , die über eine geringere Produktivität berichteten, in diesen vier Bereichen zufrieden.
Zum einen kann ein optimiertes digitales Onboarding den Ton für eine gut vernetzte Remote-Arbeitsumgebung vorgeben. Das bedeutet, dass man die typischen Fallstricke der Fernarbeit in den Griff bekommen muss: unregelmäßige Kommunikation, eingeschränkter Wissensaustausch, unübersichtliche Prozesse und soziale Isolation.
Zweitens kann das digitale Onboarding, wenn es richtig gemacht wird, die dringend benötigte Struktur und leicht zugängliche Ressourcenzentren für neue Mitarbeiter bieten. All dies führt zu einem stärkeren Gefühl der Zugehörigkeit und Unterstützung und wirkt sich positiv auf die Produktivität und Gesundheit der Mitarbeiter aus.
Lassen Sie uns ein wenig mehr über die Gestaltung eines nahtlosen digitalen Onboarding-Erlebnisses für Mitarbeiter sprechen.
Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok, weiß, dass es nicht einfach ist, einen neuen Job zu beginnen. Und wenn man komplett remote arbeitet, ist das nicht gerade hilfreich:
Natürlich werden die Leute zu Hause mit ihrem Laptop sitzen, ohne jemanden persönlich zu sehen.
Dies führt dazu, dass sich die Fernarbeitnehmer
"Wenn Sie dieses Problem nicht lösen, können Sie Ihre Mitarbeiter einfach nicht lange in einer entfernten Umgebung halten.
- Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok
Das Schöne an einem strukturierten digitalen Onboarding ist, dass es sowohl neuen Mitarbeitern als auch bestehenden Mitarbeitern hilft. Bei richtiger Ausführung hinterlässt ein nahtloses digitales Onboarding-Erlebnis bei neuen Mitarbeitern das Gefühl, dass sie informiert, verbunden und willkommen sind und sich ihrer Rolle im Unternehmen sicher sind. Für das Unternehmen selbst kann der wichtigste Vorteil gar nicht hoch genug eingeschätzt werden: geringere Gemeinkosten und Onboarding-Kosten.
Die Digitalisierung des Onboarding von Mitarbeitern bietet jedoch noch weitere Vorteile, wie z. B.
In der Welt der Telearbeit ist das digitale Onboarding-Erlebnis für Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken.
Ein digitales Onboarding-Erlebnis unterscheidet sich inhaltlich nicht wesentlich von einem Standard-Onboarding. Jedes digitale Onboarding-Erlebnis sollte Folgendes beinhalten:
Das Timing und der Zweck dieser Komponenten entscheiden jedoch über den Erfolg eines digitalen Onboarding-Erlebnisses für Mitarbeiter.
Zu wissen, was Sie in Ihren digitalen Onboarding-Prozess aufnehmen sollten, ist eine Sache, aber zu wissen, wie man ihn durchführt, ist unendlich viel wertvoller. In diesem Abschnitt werden wir jeden Schritt des Prozesses detaillierter aufschlüsseln, damit Sie einen robusten und unkomplizierten Plan erstellen können.
Das Preboarding ist die Chance, einen guten ersten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern zu hinterlassen. Auch wenn es in gewisser Weise unnötig erscheint, führt ein solider Preboarding-Prozess zu einer höheren Mitarbeiterbindung.
Wie die Aberdeen Group herausfand, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit einem soliden Preboarding-Prozess ihre Mitarbeiter über das erste Jahr hinaus halten, bei 81 % höher.
In dieser Anfangsphase sollten sich die neuen Mitarbeiter willkommen, sicher und mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Daraus ergeben sich umsetzbare Punkte wie:
Die vorherige Koordination dieser Aufgaben kann dazu beitragen, bei neuen Mitarbeitern einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen. Die letzte Aufgabe auf dieser Liste ist aber vielleicht die wichtigste:
Eine transparente Kommunikation zwischen Ihren derzeitigen Mitarbeitern sorgt für ein optimiertes Bewerbererlebnis.
Wenn Sie Ihren digitalen Onboarding-Plan verständlich und intuitiv strukturieren, können Sie das Vertrauen der neuen Mitarbeiter in das Unternehmen stärken.
Schließlich kann die Aufnahme einer neuen Tätigkeit überall überwältigend sein.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Struktur haben, bevor das Preboarding beginnt.
Dies bedeutet, dass neuen Mitarbeitern eine Plattform geboten werden muss, die ihre kritischen Fragen und Anliegen aufgreift und andere relevante Informationen enthält, die die Mitarbeiter proaktiv (und schnell!) finden können.
Sie sollten in Ihrem digitalen Onboarding-Plan auch Maßnahmen für aktuelle Mitarbeiter und Führungskräfte vorsehen.
Handlungsorientierte Aufgaben sind zum Beispiel
Versuchen Sie, diese Maßnahmen nach Möglichkeit zu verteilen.
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem digitalen Onboarding-Prozess steigt sprunghaft an, wenn er in kleinen Schritten durchgeführt wird.
Sie können neue Mitarbeiter viel schneller einarbeiten, wenn Sie zu Beginn des digitalen Onboarding-Prozesses für Klarheit über ihre Rolle sorgen.
Wir empfehlen, neuen Mitarbeitern einen gründlichen und detaillierten Leitfaden an die Hand zu geben, in dem ihre Aufgaben beschrieben sind. Dies trägt dazu bei, Unsicherheiten darüber zu beseitigen, was die neuen Mitarbeiter für das Unternehmen tun sollen. Der Leitfaden sollte auch eine Liste von Maßnahmen enthalten, die die Mitarbeiter ergreifen können, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein, sowie die Erwartungen für die ersten 30, 60 oder 90 Tage.
Das digitale Onboarding von Mitarbeitern wird unendlich viel menschlicher, wenn neue Mitarbeiter einen aktuellen Mitarbeiter haben, der ihnen hilft, sich in die neue Arbeitsumgebung einzufinden.
Das System buddy funktioniert ebenfalls. Die Harvard Business Review fand heraus, dass das Onboarding buddies dazu beitrug, die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen um 36 % zu steigern. Mehr noch: buddies , die sich in den ersten 90 Tagen mindestens achtmal mit den ihnen zugewiesenen neuen Mitarbeitern trafen, konnten die Produktivität der neuen Mitarbeiter um 96 % steigern.
Die wichtigste Erkenntnis ist, dass das Buddy-System am besten funktioniert, wenn man der Beziehung zwischen Mentor und Mentee Zeit gibt, sich organisch zu entwickeln. Ermuntern Sie die Mentoren, regelmäßige Kontrolltermine zu vereinbaren, Leitfragen zu stellen und automatische Schulungserinnerungen an neue Mitarbeiter zu senden. Zusammen schaffen diese Maßnahmen ein unschätzbares Gefühl der Kameradschaft über den Computerbildschirm.
Eine gesunde Portion Spaß macht jedes Onboarding-Erlebnis für digitale Mitarbeiter unvergesslich. Zwischen interaktivem Lernen und virtuellen Kohorten-Events nach Feierabend gibt es viele Möglichkeiten, Ihr digitales Mitarbeiter-Onboarding zu beleben und gleichzeitig sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter die Hilfe und Informationen erhalten, die sie benötigen.
Machen wir uns nichts vor: Die Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer.
Hier kann interaktives Lernen dazu beitragen, neue Mitarbeiter in einer Fernlernumgebung wieder einzubinden; Quizfragen, Rollenspiele und Live-Diskussionen können die Monotonie von Schulungspräsentationen auflockern. Sie können auch sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter die neuen Informationen richtig aufnehmen und anwenden.
Virtuelle Kohortensitzungen nach Feierabend können auch ein Gefühl von community unter den neuen Mitarbeitern fördern - vor allem, wenn sie informell sind. Ob es sich nun um eine kurze Kennenlernrunde am Morgen vor Beginn der Schulung oder um eine Happy Hour am Freitagnachmittag handelt, die Möglichkeiten zum Aufbau echter zwischenmenschlicher Beziehungen in einer Fernarbeitsumgebung sind endlos.
🎉 Hier sind 17 Möglichkeiten, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter Spaß macht
Entscheidend für den Erfolg des digitalen Onboarding-Prozesses ist nicht nur, dass die Preboarding-Phase erfolgreich verläuft, sondern auch das Einholen von Feedback von neuen Mitarbeitern und Managern während des gesamten Prozesses.
Sie können nicht nur Daten darüber sammeln, was Sie richtig machen, sondern die Erkenntnisse, die Sie erhalten, können Ihnen helfen, die Bereiche anzugehen, die verbessert werden müssen.
Führen Sie zu Beginn und am Ende jeder Phase automatische Umfragen durch, um die Erwartungen und Erfahrungen aller am Prozess Beteiligten zu ermitteln. Ein weiterer Vorschlag ist, wöchentliche Treffen mit Managern und buddy Systemmentoren zu planen, um die Fortschritte der neuen Mitarbeiter zu überwachen. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, diese Daten zu sammeln, sollten Sie sie während des gesamten digitalen Einführungsprozesses kontinuierlich erfassen.
Sie haben sich also entschlossen, den Sprung zu wagen und Ihren Einführungsprozess für Mitarbeiter zu digitalisieren. Wie geht es weiter?
Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Mitarbeitereinführungsprozesses und prüfen Sie, was Sie in die digitale Version integrieren können. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich vorzustellen, was Sie alles einbeziehen müssen, nutzen Sie unsere praktische Checkliste für die Mitarbeitereinführung, um besser zu verstehen, welche Aufgaben Sie digitalisieren können.
Denken Sie daran, dass wir mit "digitalisieren" nicht unbedingt "automatisieren" meinen. Während einige Aufgaben im digitalen Onboarding-Prozess automatisiert werden können - z. B. Erinnerungen, Terminplanung und Feedback-Umfragen -, sollten echte Menschen mehr kollaborative Aufgaben ausführen.
Die vollständige Checkliste finden Sie hier:
Indem Sie bestimmte Aufgaben automatisieren, gewinnen Sie auch mehr Zeit und geistige Energie, um sich den Menschen zu widmen, die bei all dem am wichtigsten sind: den neuen Mitarbeitern.
In einem vollständig dezentralisierten Unternehmen ist das Onboarding eine der größten Herausforderungen für People-Teams.
Das People Experience Team von Storyblok hat diese Herausforderung gemeistert, in einer Zeit, in der effizientes Onboarding alles bedeutete.
Hier finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Vorgehensweise:
➡️ Storyblok spart jede Woche mehr als 15 Stunden und hebt das Remote-Onboarding auf die nächste Stufe.
Die gute Nachricht ist, dass es eine digitale Onboarding-Software gibt, die Sie bei all diesen Aufgaben unterstützt. Die bessere Nachricht ist jedoch, dass wir diese Software unter Zavvy anbieten. Die Onboarding-Software von Zavvymacht Ihnen das Leben leichter, indem sie Ihnen in jeder Phase des digitalen Onboarding hilft. Mit unserer digitalen Onboarding-Software können Sie:
Wir von Zavvy wissen, wie wertvoll ein nahtloses digitales Onboarding-Erlebnis für neue Kolleg:innen sein kann. Deshalb haben wir uns verpflichtet, Unternehmen bei der Entwicklung ihres digitalen Onboardings mit unserer Software zu unterstützen. Indem Sie sich selbst unterstützen, können Sie Ihre neuen Mitarbeitenden unterstützen und eine Remote-Belegschaft aufbauen, bei der sich jeder verbunden und willkommen fühlt und gerne jeden Tag zur Arbeit kommt.
➡️ Neugierig, wie es funktioniert? Erfahren Sie hier mehr über unsere Onboarding Experience Software!
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