Neue Gesichter. Das Versprechen neuer Talente. Mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt alles. Aber seien wir ehrlich, der herkömmliche Einarbeitungsprozess kann so aufregend sein, wie Farbe beim Trocknen zuzusehen. Nicht weniger als 31 % der Mitarbeiter kündigen ihre Stelle innerhalb der ersten 6 Monate. Und das alles nur, weil der Onboarding-Prozess seine Aufgabe nicht erfüllt hat.
Sie wollen ein nahtloses, intuitives Onboarding, das auch noch Spaß macht. Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter sofort loslegen können und nicht durch Papierkram und Richtlinienhandbücher stolpern. Hier kommt der Wendepunkt: Onboarding-Software.
Wir analysieren acht der besten Onboarding-Softwareoptionen für Mitarbeiter, damit Sie sich am Ende dieses Artikels für zwei oder drei Optionen entscheiden können, die Sie testen möchten.
Achten Sie auch darauf, was einige HR-Experten zu den wichtigsten Must-haves für Ihre eigene Onboarding-Lösung zu sagen haben.
Informieren Sie sich über die folgenden acht Optionen für die beste HR-Onboarding-Software, die wichtigsten Funktionen und mögliche Nachteile, damit Sie die perfekte Lösung für die Anforderungen Ihres Teams finden.
Haftungsausschluss: Wir haben uns viel Mühe gegeben, die Einzelheiten zu erforschen, um Ihnen eine unparteiische Perspektive zu bieten. Es ist jedoch nur fair zuzugeben, dass auch wir von den Fortschritten, die unser Produkt gemacht hat, ziemlich begeistert sind. Auch wenn wir uns um Objektivität bemühen, könnte unsere echte Begeisterung für unsere Lösungen ein wenig durchscheinen.
🏆 Remote-first Unternehmen Awesomic erreicht jetzt dank der Onboarding-Programme von Zavvy eine durchschnittliche Abschlussquote von 95,5 %.
Die Pläne beginnen bei 4 € pro Mitarbeiter/Monat. Sie können die Kosten nach Belieben anpassen, da Sie ausschließlich für die von Ihnen gewünschten Module zahlen. Sie können auch eine Testversion von Zavvy erhalten. Zuerst müssen Sie einen Anruf buchen , um ein individuelles Testkonto zu erhalten.
"Als wachsendes Unternehmen waren wir auf der Suche nach einem Tool für alle, das uns in den nächsten Jahren begleiten sollte. Mit Zavvy müssen sich unsere Mitarbeiter jetzt nur noch auf einer Plattform registrieren, um ihr Onboarding, ihre Umfragen, ihr Feedback, ihre Karrierefortschritte, ihre Wachstumspläne und ihre 1:1-Gespräche zu verwalten. Alles in einem zu haben, erhöht wirklich die Beteiligung in allen Bereichen." G2-Bewertung
"Mein Unternehmen nutzt Zavvy für das Onboarding neuer Mitarbeiter, und die Erfahrung, die es schafft, ist wirklich ausgezeichnet. Man hat alle Schulungsmaterialien, Informationen und Aufgaben an einem Ort und auf einem übersichtlichen Zeitplan. Mir gefällt auch das Feedback-Modul, mit dem ich ganz einfach herausfinden kann, wie ich mich in meiner Rolle verbessern und den nächsten Karriereschritt machen kann. Und auf der Grundlage des Feedbacks konnte ich dank der neuen KI-Funktion in weniger als 10 Minuten einen detaillierten Entwicklungsplan mit Kursen erstellen." G2-Bewertung
Leider ist die Preisgestaltung für diese Onboarding-Software nicht transparent, so dass Sie keinen groben Kostenvoranschlag finden können, es sei denn, Sie stellen eine offizielle Demo-Anfrage.
"Änderungen an den einzelnen Onboarding-Modulen (Inhalte, Umfragen, Formulare, E-Mail-Vorlagen, Berichte) waren einfach und man konnte immer die Auswirkungen abschätzen. Die Fehlerbehebung über die E-Mail-/Schnittstellenprotokollierung oder die Audit-Funktion war sehr effizient, und ich hatte immer eine gute Zusammenarbeit mit allen Talmundo-Mitarbeitern." G2-Bewertung
"Talmundo hat ein großartiges Onboarding-Tool, das uns hilft, neue Mitarbeiter schneller und reibungsloser zu begrüßen, anzuleiten und mit unserem Unternehmen vertraut zu machen!" G2 Bewertung
Das Tool ist kostenlos, aber der kostenlose Plan hat einige Einschränkungen. Vor allem wird es schwierig sein, umfangreiche Schulungs- und Einführungsmaterialien hochzuladen, da der Speicherplatz im kostenlosen Abonnement auf 10 MB/Datei begrenzt ist. Außerdem können Sie Funktionen wie erweiterte Checklisten oder benutzerdefinierte Felder nur nutzen, wenn Sie für das Tool bezahlen.
"Auch wenn Trello kostenlos ist, bietet es viele Funktionen, die man in anderen teuren Tools finden kann. Wir verwenden es im Unternehmen für verschiedene Projekte, die keine Sichtbarkeit für die Regulierungsbehörden erfordern (von der Organisation des nächsten Firmenevents, um Lebensmittel zu kaufen, Catering zu mieten, einen Termin für das Klassentreffen zu reservieren) bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter." G2-Bewertung
"Die Einarbeitung neuer Teammitglieder war ein Kinderspiel, da sie sich im Umgang mit dem Tool sicher fühlten. Es ist visuell sehr ansprechend, und die Kanbans sind für die meisten HR-Teams erkennbar." G2-Bewertung
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Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website angezeigt, so dass Sie ein maßgeschneidertes Preisangebot anfordern müssen.
"Wir wollten unseren Einführungsprozess beschleunigen und neuen Mitarbeitern einen angenehmen Empfang bereiten. Learningbank hat uns dabei geholfen, ein komplettes Onboarding- und Lernumfeld zu schaffen, das die Ausbildung während der gesamten Mitarbeiterreise unterstützt. Learningbank hat uns sowohl beim Onboarding als auch bei der Schulung sehr geholfen und mich bei der Einrichtung und Integration unseres HR-Systems unterstützt." Capterra Bewertung
"Meine Erfahrungen mit Learningbank waren ausgezeichnet. Es ist ganz einfach, neue Praktikanten und Gastgeber mit Learningbank einzubinden. Wir kommunizieren häufig mit dem Learningbank-Support, und sie sind immer freundlich und hilfsbereit." Capterra-Bewertung
Dies ist eine der teuersten Onboarding-Software-Plattformen auf unserer Liste, wobei der günstigste Plan 56 US-Dollar monatlich kostet und bis zu 20 Mitarbeiter abdeckt. Der Plan hat jedoch nur begrenzten Speicherplatz und Funktionen. Außerdem sind die Kosten nicht mehr so tragbar, wenn Ihr Unternehmen wächst.
"Es wurde von Leuten gemacht, die ihr Handwerk verstehen. Es ist nicht irgendeine Idee, wie man Onboarding macht, man kann die echte Erfahrung mit HR-Prozessen und Onboarding in jeder einzelnen Funktion und Produktentscheidung sehen." Capterra Bewertung
"Großartige Kundenbetreuung. Hohe Kundenorientierung nicht nur vor dem Kauf, sondern auch bei der täglichen Nutzung. Kann diese Leute nur empfehlen." Capterra Bewertung
Die Tarife beginnen bei 29 $/Monat für einen einzigen aktiven Auftrag. Realistisch gesehen benötigen die meisten Unternehmen also den Plan mit unbegrenzten aktiven Aufträgen, der 99 $/Monat kostet. Das Problem ist, dass die Onboarding-Funktionen nur mit einem Bundle-Tarif verfügbar sind, der 150 USD/Monat kostet. Sie erhalten jedoch eine 14-tägige kostenlose Testoption.
"ApplicantStack ist ein großartiges Tool, um Bewerber zu verfolgen und sie in die Onboarding-Phase zu bringen. Ich verwende dieses Produkt seit 3 Jahren und unser Unternehmen ist sehr zufrieden mit dem Kundenservice, den Preisen und der benutzerfreundlichen Website." G2-Bewertung
"Der Nachverfolgungsprozess von ApplicantStack war revolutionär für unseren Arbeitsablauf bei der Rekrutierung und beim Onboarding. Die Möglichkeit, zu sehen, wer sich zuvor beworben hat, und dass alle Personalverantwortlichen, die für diese spezifische Stellenanzeige zuständig sind, auf derselben Seite stehen, wenn es um jeden einzelnen Kandidaten geht, hat uns so viel Zeit und Verwirrung im Vergleich zu der Art und Weise, wie wir es früher gemacht haben, erspart." G2-Bewertung
Sie können die grundlegende Zeitplanverwaltung und Zeiterfassung neben einer kostenlosen Testversion kostenlos nutzen. Onboarding ist jedoch ein optionales Add-on mit Plänen, die 34,99 $/Monat/Standort und 76,99 $/Monat/Standort kosten. Viele andere Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Betriebsübersicht sind kostenpflichtig.
"Es macht die Kommunikation mit dem Team einfach, jeder weiß, welche Aufgaben er hat, und es gibt viele Werkzeuge, um zu tauschen, Urlaub zu beantragen, Schichten zu besprechen usw. 7shifts hat eine enorme Zeitersparnis bei der Einsatzplanung gebracht und ist auch eine großartige Form der Kommunikation mit den Mitarbeitern." G2-Bewertung
"Einfach zu bedienen. Ich mag die Tatsache, dass alle meine Mitarbeiter mit der App einfach kommunizieren können. Auch die Benachrichtigungen über Verfügbarkeitsänderungen oder beantragte freie Tage sind ein Plus; ich muss sie nicht mehr aufschreiben und verliere wichtige Informationen." G2-Bewertung
Sie müssen sich an das Vertriebsteam wenden, um ein Angebot zu erhalten. Es gibt keine kostenlose Testoption.
"Workday funktioniert ohne Probleme. Die Verwaltung der Leistungsziele ist einfach. Das Empfehlungsportal ist auch in Ordnung (nicht das beste). Außerdem erhalte ich wichtige Benachrichtigungen zu einigen Workflow-Aktionen von Arbeitgebern. Es war ein sehr nützliches Tool während meiner Onboarding-Aktivitäten." G2-Bewertung
"Workday HCM verfügt über alle Teile der Mitarbeiterverwaltung, die Sie sich wünschen - Onboarding (Gehaltsabrechnung, Beschäftigungsüberprüfung, Rechtliches usw.), Offboarding (Kontoverwaltung, Abrufen von Geräten, Deprovisionierung usw.), Vorlagen, Leistungsbeurteilungen und Feedback, Integration mit Lern- und Entwicklungssoftware, Integration mit Compliance-Software und ein Bewerber-Tracking-System." G2-Bewertung
Nachdem Sie nun einen Überblick über die beste Onboarding-Software auf dem Markt haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man sie bewertet.
Hier sind sechs Kernelemente, auf die Sie bei der Auswahl der besten Onboarding-Software für Ihre Bedürfnisse achten sollten.
Eine gut konzipierte Onboarding-Software gewährleistet eine nahtlose und intuitive Benutzererfahrung. Dies führt zu schnelleren und effizienteren Onboarding-Prozessen, so dass neue Mitarbeiter schneller zu produktiven Teammitgliedern werden können.
Eine benutzerfreundliche Software für neue Mitarbeiter erfordert auch weniger Schulungen für die Personalabteilung und neue Mitarbeiter. Das bedeutet, dass weniger Zeit darauf verwendet wird, zu erklären, wie man sich im System zurechtfindet, und dass mehr Zeit für die eigentlichen Onboarding-Inhalte bleibt.
Die meisten Onboarding-Systeme können nicht alles bieten. Daher sollten Sie darauf achten, dass sie sich gut mit anderen Tools von Drittanbietern verbinden lassen, die Sie bereits nutzen, z. B. Plattformen für die Personalverwaltung, die Zusammenarbeit, die Erstellung von Inhalten und sogar das Projektmanagement.
Integrationen stellen sicher, dass die Daten zwischen verschiedenen Systemen genau und einheitlich übertragen werden. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, Doppelarbeit oder veralteten Informationen verringert, was sich erheblich auf die Einhaltung von Vorschriften und die Entscheidungsfindung auswirken kann. Außerdem können Sie sicherstellen, dass die Arbeit Ihres Teams immer protokolliert wird, damit es für seine Ergebnisse belohnt werden kann.
Durch die Anpassung können Sie den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter an die spezifischen Anforderungen, das Branding und die Richtlinien Ihres Unternehmens anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Onboarding-Erlebnis sowohl mit Ihrer Unternehmenskultur als auch mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter übereinstimmt.
Personalisierte Onboarding-Erfahrungen sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an wertgeschätzt und engagiert fühlen. Durch die Anpassung von Inhalten, Aufgaben und Kommunikation können Sie auf individuelle Bedürfnisse und Vorlieben eingehen.
Ein beliebtes Mittel, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter individuell zu gestalten, ist zum Beispiel die Erstellung spezieller Schulungsunterlagen. Personalisierte Materialien können klare Erwartungen, Aufgaben und Leistungsstandards für neue Mitarbeiter umreißen. Dadurch werden Unklarheiten beseitigt und die Voraussetzungen für den Erfolg in ihrer neuen Rolle geschaffen.
Die Einhaltung lokaler, nationaler und internationaler Arbeitsgesetze und -vorschriften ist unerlässlich. Ein Onboarding-System, das eineordnungsgemäße Dokumentation und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen gewährleistet, schützt Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Verpflichtungen.
Denken Sie daran: Verschiedene Branchen haben spezifische Compliance-Standards und Zertifizierungen, die eingehalten werden müssen. Eine Onboarding-Plattform, die mit diesen branchenspezifischen Anforderungen übereinstimmt, stellt sicher, dass Ihr Unternehmen compliant bleibt.
Sie sollten sicherstellen, dass Ihr nächstes Onboarding-Tool Ihnen dabei helfen kann, alle diese vier (+1) wesentlichen Phasen des Onboarding abzudecken:
Vor allem die Kontaktphase. Eine transparente und offene Kommunikation fördert das Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements, was für die Bindung von Spitzenkräften entscheidend ist.
Wenn Sie bei der Auswahl der Software für die Mitarbeitereinführung alle diese Ks berücksichtigen, gewährleisten Sie einen abgerundeten und effektiven Einführungsprozess, der neue Mitarbeiter zum Erfolg führt und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und den Datenschutz sicherstellt.
➡️ Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? In unserem ausführlichen Leitfaden finden Sie mehr als 29 bewährte Methoden zur Verbesserung des Onboarding von Mitarbeitern.
Entscheiden Sie genau, welche Phasen des Onboarding Sie priorisieren wollen. Wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, worauf Sie sich bei der Einstellung neuer Mitarbeiter konzentrieren wollen, riskieren Sie, viel Geld für ein Onboarding-Tool zu bezahlen, das nicht allen Anforderungen gerecht wird.
Haben Sie sich jemals gefragt, was andere Manager wählen?
Die meisten Personalleiter haben die traditionellen Onboarding-Methoden zugunsten des digitalen Onboarding aufgegeben.
Felicia Shakiba, Gründerin von CPO Playbook Consultancy, bevorzugt derzeit eine Onboarding-Software, die zwei wichtige Funktionen bietet:
"Erstens ist die Möglichkeit der nahtlosen Integration in unser Gehaltsabrechnungssystem, in Organigramme und interne Kommunikationslisten von entscheidender Bedeutung.
Dadurch wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter bei ihrem Eintritt sofort in die entsprechenden Gruppen, wie z. B. abteilungsspezifische Kommunikationslisten, aufgenommen werden und somit vom ersten Tag an die notwendigen Informationen erhalten. Durch diese Integration wird die Kommunikation erheblich gestrafft und der Onboarding-Prozess effektiver gestaltet."
Zweitens sucht Felicia nach einer Software, die Managern eine umfassende Checkliste für die Einarbeitung bietet:
"Dies ermöglicht es den Managern, schon vor dem offiziellen Starttermin des neuen Mitarbeiters ein einladendes und effizientes Onboarding-Erlebnis zu schaffen.
Mit einer Checkliste in Ihren Onboarding-Tools können Manager sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, und wissen, an wen sie sich wenden können, um Unterstützung zu erhalten. So werden potenzielle Verzögerungen reduziert und sichergestellt, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an einen sinnvollen Beitrag leisten können."
➡️ Möchten Sie sehen, wie andere Manager ihre Onboarding-Abläufe strukturieren? Sehen Sie sich unsere 11 Beispiele für die besten Onboarding-Erfahrungen von Mitarbeitern an, die es gibt.
Die Pandemie und die Telearbeit haben sich auch auf den Einführungsprozess und die Technologieauswahl der Experten ausgewirkt.
Devan KronischCoach und L&D-Experte, sagt, dass Personalverantwortliche bei der Einarbeitung viel bewusster mit sozialen Aspekten und Erwartungen umgehen sollten:
"Eine gute Onboarding-Plattform ermöglicht es mir, den Manager anzuleiten, indem ich mir mehr Zeit für den Aufbau von Klarheit und Integration nehme. Wenn das nicht der Fall ist, weiß ich, dass der neue Mitarbeiter ängstlicher sein wird und deshalb nicht das erforderliche Wissen aufnimmt. Ich möchte nicht, dass sie scheitern, also muss ich mehr als je zuvor mit den Managern zusammenarbeiten können."
Hanh NguyenDirector of Talent Acquisition and Talent Management, sagt, dass das Onboarding auch bei der Umstellung auf Fernarbeit ein entscheidender Prozess ist, um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen. Sie merkt weiter an, dass das Onboarding traditionell persönliche Sitzungen umfasste, um neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung in das Unternehmensumfeld zu helfen, während sich dies durch die Pandemie völlig geändert hat:
"Die COVID-Pandemie würde das Onboarding zu einer digitaleren Erfahrung machen. Die Onboarding-Plattformen mussten sich während der Pandemie umstellen, um Unternehmen wie unserem entgegenzukommen.
➡️ Holen Sie sich unsere kostenlosen 15+ wichtigen Onboarding-Vorlagen und Checklisten, um einen reibungslosen Prozess zu gestalten.
Zavvy bietet sowohl Ihren Managern als auch neuen Mitarbeitern einen kompletten Onboarding-Prozess.
Unsere Software für das Onboarding von Mitarbeitern hilft Ihnen bei der Automatisierung:
Zusätzlich können Sie die Preboarding-Software von Zavvy nutzen, um Konten einzurichten, Arbeitsgeräte vorzubereiten und Erinnerungen an Manager zu senden. Dies hilft Ihnen, die Angst vor dem ersten Arbeitstag zu beseitigen, indem Sie neuen Mitarbeitern die benötigten Informationen auf eine Weise geben, die ihnen Spaß macht. Außerdem überbrücken Sie endlich die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn mit regelmäßigen Kontaktpunkten.
🏆 Storyblok hat wöchentlich 15 Stunden bei der Orientierung eingespart, plus 1,5-2 Stunden bei der Einarbeitung mit Zavvy.
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