Automatiser le feedback des employés : Gagner du temps et de l'argent sur les évaluations de performance

Votre entreprise dispose-t-elle d'une machine de gestion des performances bien huilée ? Ou êtes-vous coincé dans un cycle de paperasserie, de procrastination et d'opportunités de développement de carrière manquées ? 

Si c'est le cas, vous n'êtes pas le seul, puisque seulement 8 % des entreprises décrivent leur approche de la gestion des performances comme très efficace pour générer de la valeur commerciale. 

Alors, pourquoi les entreprises ne sont-elles pas à la hauteur dans ce domaine ? Parce que la collecte et la documentation du retour d'information des salariés dans le cadre des entretiens annuels d'évaluation impliquent un travail considérable, avec des montagnes de documents et de feuilles de calcul. 

Nous savons qu'il vous faut du temps, ainsi qu'à vos collègues responsables des ressources humaines et aux cadres supérieurs, pour vous consacrer au processus de révision. De plus, ce faisant, vous vous éloignez de votre travail habituel. 

Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi ! 

Il existe une solution technologique pour chaque aspect des ressources humaines, y compris la gestion des performances. Ce guide explique comment automatiser le feedback des employés, afin que vos cycles d'évaluation se déroulent dans les temps, sans stress et sans que personne ne perde le sommeil. 

⚙️ Qu'est-ce que l'automatisation du feedback des employés?

Automatiser le retour d'information des employés signifie s'appuyer sur la technologie pour rationaliser chaque étape de votre processus d'évaluation des performances. 

Au lieu d'une paperasserie interminable, une solution de retour d'information automatisée permet de tout mettre en ligne. 

Vous stockerez toutes les données de retour d'information dans une base de données centralisée et alerterez de manière transparente les responsables, les subordonnés directs et les responsables des ressources humaines lorsqu'ils doivent prendre des mesures. Vous pouvez même choisir l'endroit où vous enverrez les notifications, par exemple, par courrier électronique, Slack ou MS Teams. 

"L'automatisation du retour d'information est un excellent moyen de s'assurer que les employés sont entendus et qu'ils se sentent en sécurité pour exprimer leurs opinions. L'essentiel est de s'assurer que l'on dispose d'un système capable de recevoir les commentaires, de les stocker, d'en assurer le suivi et de les gérer." Krittin Kalra, fondatrice de Writecream, un outil d'analyse de contenu basé sur l'intelligence artificielle.

💡 7 Avantages de l'automatisation du feedback des employés

Intrigué et désireux d'en savoir plus ? Examinons les sept principaux avantages de l'automatisation de cet élément essentiel des RH.

1. Amélioration de l'efficacité du processus 

En tête de liste figurent les nombreux avantages en termes de productivité qu'apporte l'intégration de la technologie dans votre processus de retour d'information. 

Le transfert en ligne de vos formulaires de retour d'information accélère le temps nécessaire aux managers et aux employés pour remplir les formulaires d'évaluation et d'appréciation. En conséquence, attendez-vous à consacrer beaucoup moins d'heures à l'administration, ce qui vous permettra de consacrer plus de temps à l'exécution des tâches stratégiques de l'entreprise. 

Et lorsque vous n'investissez plus autant de temps dans un processus manuel ? C'est vrai, cela permet aussi de réaliser des économies considérables. 

Il est difficile de savoir combien vous économiserez. Néanmoins, une étude révèle que les processus inefficaces coûtent aux entreprises jusqu'à 20 à 30 % de leur chiffre d'affaires annuel. 

2. Sécurité renforcée 

Des études récentes révèlent qu'un document papier sur 20 est perdu ou égaré, et que les entreprises peuvent perdre jusqu'à 25 heures à recréer ce travail. Ne laissez pas cela arriver à vos données confidentielles de retour d'information !

Au contraire, l'automatisation garantit un niveau de protection que vous n'obtiendrez pas avec des documents éparpillés sur le bureau d'un responsable ou stockés dans une armoire de classement.Le logiciel d'évaluation des employés peut être crypté et protégé par un mot de passe, ce qui garantit une confidentialité totale. Vous pouvez rechercher des logiciels authentifiés par le certificat de signature de code Comodo, ce qui garantit que la solution logicielle est légitime et peut être téléchargée en toute sécurité.

Passer de la paperasserie à des solutions logicielles sûres signifie qu'il n'y a aucun risque que des documents soient oubliés dans un train ou que des données sensibles tombent entre de mauvaises mains.

3. Une productivité accrue pour les équipes RH

Lorsque votre équipe de RH n'est pas accaparée par les cycles de performance, vous pouvez investir dans d'autres questions départementales. 

Que ferez-vous de ces heures supplémentaires ? Peut-être allez-vous revoir vos structures de rémunération, vous pencher sur l'engagement des salariés, explorer les initiatives de formation et de développement ou repenser les avantages sociaux ? 

En résumé, l'automatisation de votre processus de retour d'information offre à votre organisation de nombreux moyens de rentabiliser son investissement. 

4. Accès aux tendances des performances en temps réel 

La collecte des commentaires de vos employés vous permet d'accéder aux principales tendances en matière de performance au sein de votre organisation. 

Avec un processus manuel, vous risquez de ne pas pouvoir identifier facilement ces tendances. Si vous utilisez des évaluations manuelles des performances des employés pour recueillir des informations, quelqu'un devra faire preuve de doigté pour glaner les faits essentiels dans vos données. 

Mais lorsque vous collectez et regroupez des données automatiquement, il vous sera plus facile de les analyser. 

Vous découvrirez une mine d'informations sur les forces et les faiblesses de votre équipe. 

En tant qu'alternative supérieure, l'automatisation fournit des informations en temps réel sur les thèmes de développement professionnel, les taux d'achèvement de l'examen, et plus encore. Non seulement vous pouvez utiliser ces données pour affiner votre processus d'évaluation des performances, mais vous les utiliserez également pour :

- déterminer l'attribution de l'indemnité, 

- élaborer des plans de succession, et 

- influencer votre offre de formation. 

Essentiellement, il vous permet d'augmenter les processus de prise de décision clés. 

"Au lieu de collecter et de suivre manuellement le retour d'information, vous pouvez utiliser un système pour le faire à votre place. De cette façon, vous pouvez facilement voir les modèles et les tendances dans le comportement et les performances des employés, ce qui vous permet d'éviter les problèmes potentiels avant qu'ils ne se produisent. En outre, les données seront plus faciles à trouver si vous avez besoin de les extraire pour un employé ou une période spécifique." Chris LewandowskiChris Lewandowski, président de Princess Dental Staffing, une société de recrutement au service de l'industrie dentaire.

5. Qualité plus riche du retour d'information

La cohérence est essentielle dans les évaluations des performances, car elle empêche les préjugés de s'infiltrer.

Lorsque les entreprises utilisent un système automatisé assorti de lignes directrices sur les meilleures pratiques, les managers peuvent suivre un processus défini pour procéder avec précision à l'évaluation de chaque employé. Ils sauront précisément comment traiter les évaluations positives et les commentaires constructifs. Et lorsque l'évaluation est effectuée dans le cadre d'une structure d'évaluation à 360 degrés, l'automatisation garantit une meilleure qualité du retour d'information.

6. Amélioration de l'alignement organisationnel 

Supposons que votre entreprise ait des objectifs organisationnels clairs et qu'elle doive suivre des objectifs pour s'assurer que chaque rouage s'aligne sur ces objectifs. 

Dans ce cas, une culture du retour d'information positif et un système d'évaluation rationalisé garantissent que les performances individuelles et collectives sont en parfaite adéquation avec l'entreprise. 

"Avec un système standardisé, il est plus facile pour votre personnel de positionner son travail - des activités quotidiennes mineures aux objectifs globaux de l'entreprise - en constatant le lien entre leurs activités quotidiennes et leur impact sur la performance de l'entreprise." Mark SeemannMark Seemann, fondateur de Staff Circle, une plateforme de réussite pour l'industrie du recrutement.

7. Amélioration de l'engagement des employés 

Les statistiques sur les commentaires des employés confirment que les membres de l'équipe sont plus susceptibles d'être plus performants lorsqu'ils ont l'impression que leur entreprise entend leur voix. Le fait de se sentir écouté améliore la satisfaction au travail de vos employés ! 

Ainsi, demander à un employé de donner son avis dans le cadre d'un entretien d'évaluation n'est pas seulement un geste sympathique ; cela peut avoir une incidence sur vos résultats financiers !

Mieux encore, les données fournies par Bonusly révèlent que 94,7 % des employés très engagés pensent que leur employeur prend leurs commentaires au sérieux. 

Lorsque les entreprises prennent la température de leurs employés et mesurent leurs performances, nous constatons une augmentation de la satisfaction et de l'engagement des employés. 

Conseil : Maintenez un niveau d'engagement élevé en démontrant votre engagement à prendre en compte le retour d'information.

Bien que ces paramètres semblent distincts des performances des employés, ils ont un effet d'entraînement. 

68 % des salariés qui reçoivent un retour d'information précis et cohérent se sentent épanouis au travail. 

Automatiser le processus pour s'assurer que les évaluations des performances sont :

1. bien structuré, 
2. dans la culture de votre entreprise,
3. se produisent régulièrement,
4. un lien clair avec la croissance et le développement de votre main-d'œuvre.

🖐 Retour d'information manuel ou automatisé sur les employés

Que se passe-t-il lorsque l'on oppose des systèmes de retour d'information manuels et automatisés ? 

Nous pouvons considérer quelques critères clés pour la comparaison : la consommation de temps, les coûts, l'opportunité, la qualité des informations, les possibilités d'amélioration.

Consultez les comparaisons ci-dessous - nous parions que vous choisirez la colonne de droite lors de votre prochain cycle de retour d'information.

⚒️ Comment automatiser vos processus de retour d'information en 5 étapes

L'automatisation du feedback des employés est un processus simple. Configurez-le une fois, puis corrigez le tir si nécessaire. 

1. Créez et publiez votre politique de retour d'information

Une politique de retour d'information est un élément essentiel de votre système de retour d'information. Créez un ensemble de lignes directrices claires concernant la fourniture et la réception du retour d'information, afin que votre personnel soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le processus. 

Votre politique de retour d'information peut inclure des informations sur les évaluations, les directives de notation et la manière dont vous utiliserez le retour d'information pour élaborer des stratégies de développement individuel. 

2. Régler la fréquence de rétroaction 

Décidez de la fréquence à laquelle vous demanderez aux employés de donner leur avis et de la fréquence à laquelle ils s'attendent à le recevoir. 

La certitude d'un calendrier automatisé donne l'assurance que l'entreprise s'investit dans ses employés et qu'elle respecte sa parole. 

3. Fixer des rappels automatiques

Des rappels automatisés vous permettront de rester sur la bonne voie si vous êtes très occupé et risquez d'oublier une tâche liée à la gestion des performances. 

Votre logiciel vous préviendra si vous avez manqué une échéance cruciale ou si vous devez programmer des personnalisations. Il alertera également la personne suivante dans la chaîne de retour d'information pour que le processus se poursuive. 

Le principal avantage ? Les équipes RH n'ont pas besoin de rechercher et de suivre le retour d'information - il se fait de manière transparente en arrière-plan, sans que vous n'ayez à vous en préoccuper. 

4. Automatiser les approbations des gestionnaires

Les approbations des responsables font partie intégrante du système de gestion des performances, qu'il s'agisse d'approuver les auto-évaluations ou d'accepter d'attribuer les ressources de formation appropriées. 

Ces approbations sont faciles à obtenir grâce à l'automatisation. 

5. Modèles d'enquêtes de retour d'information

Vous pouvez utiliser des modèles d'évaluation des employés ou choisir parmi diverses compétences et questions préchargées, généralement stockées dans une base de données logicielle.

Les modèles vous donnent un raccourci pour créer votre enquête automatisée personnalisée pour le feedback des employés.

➡️ Consultez notre article dédié pour obtenir des conseils supplémentaires sur la création d'une enquête de retour d'information à 360 degrés.

➡️ Automatisez vos processus d'évaluation des employés avec Zavvy

Prêt à améliorer votre gestion de la performance ? Le logiciel de rétroaction à 360 degrés de Zavvy vous fera gagner du temps et de l'argent tout en augmentant l'engagement des employés. 

Créez votre processus automatisé à l'aide de modèles de commentaires des employés ou en élaborant vos propres formulaires à l'aide d'une variété de compétences et de questions d'enquête préchargées. 

Vos équipes bénéficieront d'une collaboration renforcée, d'une reconnaissance par les pairs et de joyaux tels que le retour d'information en temps réel et les possibilités de coaching. 

Demandez une démonstration de notre logiciel de feedback à 360 degrés dès aujourd'hui !

❓ FAQ

Vous avez encore des doutes ? Consultez nos réponses aux questions les plus courantes sur l'automatisation du feedback des employés. 

Recommanderiez-vous un processus manuel ou automatisé pour gérer le retour d'information des employés ? 

Les petites entreprises de moins de 20 employés peuvent trouver qu'un système manuel de feedback des employés fonctionne si le nombre d'employés reste faible. Mais à mesure que votre entreprise se développe, la plupart des entreprises bénéficieront d'une solution de feedback automatisée. 

Rappelez-vous: il n'est jamais trop tard pour passer à l'action, mais plus tôt vous le ferez, plus vite vous en récolterez les fruits.

Qu'est-ce qu'un logiciel de feedback des employés ? 

Le logiciel de feedback des employés est une technologie qui automatise l'ensemble de votre processus de feedback. Ses caractéristiques sont les suivantes

• Ajout d'enquêtes et de formulaires à une base de données.
• Ajout de privilèges de sécurité.
• Les partager, le cas échéant, avec les membres de votre équipe.

Vous pourrez également personnaliser votre système de retour d'information afin qu'il réponde aux besoins de votre entreprise. De plus, vous pouvez activer les notifications par courrier électronique pour alerter vos collègues sur les actions à entreprendre. Par exemple, s'ils doivent remplir une case d'évaluation avant une date limite. 

Comment fournir un retour d'information continu ? 

Selon la HBR, les entreprises utilisent une forme ou une autre d'évaluation des performances depuis au moins les années 1940. 

Mais traditionnellement, il s'agit d'un événement annuel au cours duquel un manager fournit à ses subordonnés directs un retour d'information sur leurs performances au cours de l'année précédente. 

Ce système présente de nombreuses lacunes, notamment en ce qui concerne le retour d'information et le fait que les employés doivent attendre un an avant d'obtenir un entretien individuel sur leurs progrès. 

Au contraire, le retour d'information continu s'inscrit dans le cadre d'un processus d'évaluation à 360°. Les employés reçoivent des conseils en temps réel par le biais de contrôles réguliers, d'échanges de commentaires en groupe, d'évaluations par les pairs, etc. 

Comment créer un système de retour d'information pour les employés ?

Les systèmes d'évaluation des employés permettent de recueillir et de partager les commentaires des employés au sein d'une organisation. Tout d'abord, vous choisirez votre outil de feedback, tel que le logiciel de feedback 360 de Zavvy, pour créer un système de feedback automatisé. Vous devrez ensuite procéder comme suit :

1. Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez obtenir un retour d'information. 

2. Choisir le bon type de retour d'information (par exemple, vers le bas, vers le haut, retour d'information par les pairs et auto-évaluation). 

➡️ Vous avez besoin d'aide pour déterminer le type de feedback qui convient le mieux à vos équipes ? Consultez nos ressources dédiées. 

3. Choisissez comment partager les demandes de retour d'information (par exemple, en envoyant des demandes d'enquête par Slack, par courrier électronique ou par un moyen similaire). 

4. Créez votre enquête de satisfaction des employés. Vous pouvez commencer par un modèle d'enquête personnalisable. 

5. Avec la base, automatisez votre système de feedback des employés en utilisant Zavvy pour qu'il fonctionne sans problème. 

Comment recueillez-vous le retour d'information des employés ?

À moins que vous n'adoptiez une approche archaïque de la gestion des performances, vous souhaiterez recueillir des informations essentielles auprès de vos employés. 

Ces informations précieuses peuvent provenir d'auto-évaluations (où les employés évaluent leurs performances individuelles), d'évaluations par les pairs (où les collègues s'évaluent mutuellement) et d'évaluations ascendantes (où les employés donnent leur avis sur les équipes dirigeantes). 

Utilisez des formulaires automatisés pour capturer le retour d'information, l'analyser et agir en conséquence !