Entwerfen Sie ein Leistungssystem für Ihr kleines Unternehmen in 5 einfachen Schritten

Steigende Inflation, Chaos in der Lieferkette, Arbeitskräftemangel und steigende Energierechnungen - was haben all diese Dinge gemeinsam?

Sie alle halten Kleinunternehmer nachts wach. Eine Studie von Goldman Sachs aus dem Jahr 2022 hat ergeben, dass 91 % der KMU mit den Auswirkungen des Wirtschaftsklimas auf ihre jeweilige Branche zu kämpfen haben. 

Bei so vielen externen Störungen ist es verständlich, dass Führungskräfte kleiner Unternehmen interne HR-Themen wie das Leistungsmanagement oft übersehen. 

Wenn Sie weniger als 25 Mitarbeiter beschäftigen, kann das Gefühl aufkommen, "sollte nicht jeder wissen, was er zu tun hat und ob er gut darin ist?" 

Aber ein Leistungssystem ist ein sicherer Weg, um sicherzustellen, dass alle auf gemeinsame Ziele hinarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. 

Dieser Leitfaden befasst sich eingehend mit den Vorteilen der Einrichtung von Leistungsmanagementsystemen für KMU und gibt Tipps, wie Sie Ihr System von Grund auf neu einrichten können. 

Wir beziehen sogar Expertenmeinungen von Kleinunternehmern ein, die wissen, welche Herausforderungen das Leistungsmanagement ohne ein eigenes HR-Team mit sich bringt.

📈 Was ist ein Leistungsmanagementsystem?

Ein Leistungsmanagementsystem ist ein strukturierter Ansatz für die Entwicklung und das Management der Mitarbeiterleistung in einer Organisation. Sobald es eingerichtet ist, misst es, wie gut die Mitarbeiter ihre Ziele erreichen, und deckt Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Ein effektives Leistungsmanagementsystem umfasst eine Mischung aus: 

• strategisches Feedback; 
• gestraffte Praktiken; 
• automatisierte Arbeitsabläufe;
• HR-Instrumente zur Unterstützung all dieser Aspekte.

➡️ In unserem umfassenden Leitfaden zur Einrichtung eines Leistungsmanagementsystems finden Sie alle Einzelheiten .

🏢 Was sind die Herausforderungen des Leistungsmanagements in kleinen Unternehmen? 

Wenn wir an Leistungsmanagement denken, stellen wir uns vielleicht große Unternehmensinstitutionen vor, die strenge, bürokratische Verfahren anwenden, um die Mitarbeiter für den vorangegangenen Leistungsbeurteilungszyklus zu bewerten. 

Aber wenn Ihr kleines Unternehmen nur eine Handvoll Mitarbeiter beschäftigt, kann es schwierig sein, etwas so Strenges zu befolgen. 

Das liegt daran, dass KMUs das oft haben: 

• Kein eigenes HR-Team.
• Keine Ressourcen.
• Keine dokumentierten HR-Prozesse.

Kein eigenes HR-Team

In Neugründungen oder KMUs liegt die Verantwortung für die Personalabteilung oft bei einem Gründer oder einer Führungskraft, die keine Erfahrung im Personalmanagement hat, aber mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen muss. 

Wer innovativ ist oder sich mit der Beschaffung von Kapital auskennt, ist nicht unbedingt in der Lage, mit der Leistung seiner Mitarbeiter umzugehen. 

Und wenn Ihr Unternehmen wächst und die Aufgaben der Personalabteilung auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, die nicht aus der Personalabteilung kommen, kann es große Unterschiede in der Art und Weise geben, wie jeder einzelne mit der Personalverwaltung umgeht. 

Keine Ressourcen 

Kleinen Unternehmen fehlt es in der Regel an Zeit und Geld, um sich mit allen Bereichen der Personalverwaltung zu befassen, einschließlich des Leistungsmanagements. 

Sylvain Roy, CEO und Gründer von HR Tech Solution Folkserzählt uns:

"Die Organisation von Leistungsbeurteilungen ist ein zeitaufwändiger Prozess, und es ist eine besondere Herausforderung, regelmäßige Leistungsbeurteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen einzurichten, wo es oft an den notwendigen Ressourcen und der Zeit fehlt, um die Leistungsmanagementverfahren zu optimieren."

Fehlt es einem Unternehmen an internen Kompetenzen, ist der natürliche Schritt das Outsourcing. 

Im Falle des Leistungsmanagements der Personalabteilung würden beispielsweise externe Schulungen den Personalvertretern zeigen, wie sie effektive Leistungsbewertungen durchführen können. 

Aber diese Strategie stützt sich wiederum auf zwei Dinge, von denen wir bereits wissen, dass sie in KMU Mangelware sind: 

• Zeit: Wie viele Arbeitstage werden für die Schulung benötigt? 
• Geld: Wie hoch sind die Kosten für die Ausbildung?

Keine dokumentierten HR-Prozesse 

Kleine Unternehmen sind von Natur aus organisch, sie folgen ihrem Instinkt, oder wagen wir es, zu sagen, dass sie sogar auf gut Glück arbeiten, um sich über Wasser zu halten. 

In "Management der Humanressourcenbeschreiben Brian S. Klaas et al., dass das Wissen der Personalabteilung in KMU in der Regel stillschweigend, informell und nicht dokumentiert ist.

Im Vergleich dazu folgen größere Unternehmen mechanistischen Prozessen, um Personalentscheidungen zu rationalisieren.

Das Argument lautet, dass kleine Unternehmen einen strukturierteren Ansatz verpassen, der "das Potenzial hat, die Qualität der Personalentscheidungen und auch die Wahrnehmung von Personalentscheidungen zu verbessern."

🔍 5 Gründe, warum kleine Unternehmen ein Leistungsmanagementsystem brauchen 

In einer britischen Capterra-Studie gaben 45 % der KMU an, keine HR-Software, einschließlich Tools für das organisatorische Leistungsmanagement, zur Unterstützung ihrer Prozesse einzusetzen. 

🤔 Warum? 

Das Budget ist sicherlich eine Überlegung wert, aber es gibt auch den Irrglauben, dass die Technologie für kleine Belegschaften zu aufwendig wäre.

Wenn Sie zu diesem Lager gehören, sollten Sie sich diese fünf überzeugenden Gründe ansehen, warum jede Unternehmensgröße von einem strukturierten Leistungsmanagementsystem, einschließlich unterstützender Technologie, erheblich profitieren kann. Das ist richtig - auch wenn Sie nur eine Handvoll Mitarbeiter haben. 

Bereitstellung einer langfristigen strategischen Vision 

Ein unstrukturierter Ansatz für die Personalarbeit kann für KMU recht einschränkend sein und die internen Teams dazu zwingen, eine reaktive Haltung einzunehmen - Feuer zu löschen und sich von der nächsten dringenden Angelegenheit ablenken zu lassen. 

In der "Internationalen Zeitschrift für Produktionsforschungweisen Fredrickson und Mitchell darauf hin, dass die Verfolgung kurzfristiger Prioritäten zu einer kurzfristigen Sichtweise führt und sie daran hindert, ein zukunftsorientiertes Unternehmen zu werden. 

Im Gegensatz dazu bieten Leistungsmanagementsysteme das Potenzial, effizienter, strukturierter und zielgerichteter zu sein, was weitreichende Vorteile mit sich bringt.

Mitarbeiter auf die Unternehmensziele ausrichten 

Eine schlechte Nachricht für Unternehmer: 54 % der Führungskräfte glauben, dass 0-40 % ihrer Mitarbeiter die Grundwerte ihres Unternehmens nicht auswendig kennen. 

Mitarbeiter ohne eine "Nordstern"-Mentalität werden nicht in der Lage sein, ihre persönlichen Ziele mit den zentralen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. 

Leistungsmanagementsysteme können diesen Rahmen bieten und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Ermöglichung der Mitarbeiterkommunikation 

Leistungsbeurteilungen geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, in einen offenen Dialog einzutreten, in dem sie ihrem Vorgesetzten wertvolles Feedback geben und etwaige Hindernisse erläutern können, mit denen sie konfrontiert sind. 

Matthew Ramirez, Gründer und CEO von Rephraselybeschreibt, warum dies für KMU von entscheidender Bedeutung ist:

"Viele Mitarbeiter in kleinen Unternehmen zögern, ihre Unzufriedenheit zu äußern, weil sie befürchten, dass sie als illoyal angesehen werden oder dass ihre Manager ihre Beschwerden als Zeichen dafür werten, dass sie sich nicht voll und ganz für das Unternehmen einsetzen.

Ein Leistungsmanagementsystem kann dazu beitragen, diese Probleme zu lösen, indem es den Mitarbeitern einen sicheren Raum bietet, in dem sie ihre Bedenken äußern können, und es den Managern ermöglicht, Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Unzufriedenheit zu beseitigen." 

Engagement der Mitarbeiter fördern 

Regelmäßige Kontrollbesuche fördern das Wachstum der Mitarbeiter und bieten die Möglichkeit, Belohnungen und Vergütungen an die Leistung zu koppeln. 

Die Festlegung klarer Leistungsziele motiviert die Mitarbeiter, ihr Bestes bei der Arbeit zu geben, und erhöht die Bindungsrate. 

WorkdayDer Employee Expectations Report 2022 stellt einen klaren Zusammenhang zwischen Wachstumsgesprächen und Entscheidungen zur Mitarbeiterbindung her. 

Der Bericht stellt klar: "Da viele Mitarbeiter ihre Unternehmen verlassen, um neue Möglichkeiten zu finden, scheinen diejenigen, die sich entschieden haben zu bleiben, ein erneutes Interesse an der Erörterung ihrer eigenen Wachstumspläne zu zeigen."  

Lucjan Suski, CEO & Mitbegründer von Surfer SEOLucjan Suski, CEO und Mitbegründer von Surfer SEO, erläutert seinen objektiven Ansatz für Leistungsbeurteilungen, der das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter fördert.

"Als Mitbegründer eines erfolgreichen Startups weiß ich, wie wichtig das Leistungsmanagement für die Mitarbeiterbeurteilung ist. Unseres basiert auf dem OKR-Rahmen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter klare und messbare Ziele und Schlüsselergebnisse für seine Rolle hat.

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie mindestens einmal im Monat über ihre Fortschritte in Bezug auf diese Ziele berichten. Die Einzelgespräche finden alle zwei Wochen statt, was uns die Möglichkeit gibt, Feedback zu den Fortschritten zu geben und erreichbare Ziele für die Zukunft festzulegen.

Dieser Ansatz hat sich für unser Team als äußerst vorteilhaft erwiesen - er hat nicht nur dazu beigetragen, ein hohes Produktivitätsniveau in allen Bereichen zu gewährleisten, sondern auch den Mitarbeitern mehr Klarheit darüber verschafft, was von ihnen erwartet wird, und es ihnen ermöglicht, ihre eigenen Entwicklungspläne in die Hand zu nehmen und ihre eigene Karriereentwicklung innerhalb des Unternehmens besser zu steuern."

Förderung von Klarheit bei Leistungsfragen 

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht verstehen, was Sie von ihnen erwarten, wie können Sie dann erwarten, dass sie das Ziel erreichen? 

Vielleicht müssen sie verstehen, was sie erreichen müssen, um eine Beförderung oder eine Gehaltserhöhung zu erhalten.

Oder dass Sie ihr ständiges Zuspätkommen jetzt als Leistungsproblem betrachten, weil es sich auf die Moral des Teams auswirkt. 

Leistungsmanagementsysteme bieten Managern klare und einheitliche Leistungsstandards, die es ihnen erleichtern, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und den Mitarbeitern ihre Ziele zu vermitteln.

Michael Nemeroff, CEO und Mitbegründer von Rush Order Tees, einem familiengeführten Bekleidungsunternehmen, berichtet uns, dass das Leistungsmanagement "gleichermaßen hilfreich für Mitarbeiter war, die unterdurchschnittliche Leistungen erbrachten, für Mitarbeiter, die auf dem erwarteten Niveau arbeiteten, und für leistungsstarke Mitarbeiter.

Mit diesem System können wir die Leistung unserer Mitarbeiter über längere Zeiträume hinweg verfolgen und mit Daten untermauern. Das hat uns geholfen, die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Leistungsbeurteilungen besser zu unterstützen." 

➡️ Hier finden Sie weitere Tipps, wie Sie das Leistungsmanagement verbessern können.

🪜 5 Schritte zum Aufbau eines Mitarbeiterleistungssystems für Ihr Kleinunternehmen

Sind Sie bereit für die Einführung Ihres Leistungsmanagementsystems? 

Im Folgenden finden Sie fünf Schritte zur Bildung eines leistungsstarken Teams für Ihr kleines Unternehmen. 

Rollen und Zuständigkeiten klären 

Bevor Sie mit der Überprüfung Ihrer Mitarbeiter beginnen, sollten Sie deren Aufgaben und Zuständigkeiten klären. 

Nutzen Sie Software für die Laufbahnplanung, um kristallklare Anforderungen für jede Rolle in Ihrem Team zu erstellen.

Die Verknüpfung rollenspezifischer Kompetenzen mit jeder gewährleistet: 

• Klarheit: Es gibt keinen Raum für Fehlinterpretationen in Bezug auf Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 
• Weiterentwicklung: Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Grund zu bleiben, indem Sie Transparenz bieten. Ihr Team wird wissen, wie es in seiner Karriere vom Junior- über das mittlere bis zum Senior-Level vorankommen kann. 
• Engagement: Beobachten Sie, wie die Motivation in die Höhe schießt, wenn Sie Ihr Team zu seinen beruflichen Zielen führen.
• Bedeutung: Verknüpfung von Rollenkarten mit Wachstumsplänen und Leistungsbewertungen. 

Noch kein Karriere-Framework? Kein Problem. Zavvy bietet Kompetenzvorlagen und KI-Entwürfe zur Inspiration.

Entscheiden Sie, wer einen objektiven Beitrag leisten soll 

Jetzt geht es an die Feinheiten der Einrichtung einer Performance Review. Sie müssen entscheiden, wer die Beurteilung leitet. 

Wird es ein langweiliges jährliches Performance Review sein, bei dem der Manager spricht und der direkte Mitarbeiter zuhört? 

Oder sind Sie auf der Suche nach etwas Modernerem und Handlungsfähigerem, das reichhaltiges Feedback aus verschiedenen Perspektiven beinhaltet? 

In seinem Buch, "Arbeitsregeln" gibt Laszlo Bock, ehemaliger Senior Vice President of People Operations bei Google, seine Ansichten wieder:

"Selbst in einem kleinen Unternehmen werden Sie bessere Ergebnisse und zufriedenere Mitarbeiter haben, wenn die Beurteilungen auf einer Gruppendiskussion beruhen und nicht auf den Launen eines einzelnen Managers."

Unter Zavvy empfehlen wir auch die Durchführung eines 360-Grad-Ansatzes Performance Review , der aussagekräftige Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen einbezieht, darunter (je nach Bedarf) die folgenden: 

• Manager;
• Gleichaltrige;
• direkte Berichte; 
• Selbsteinschätzung;
• Geschäftspartner; 
• Kunden. 

Mit der 360°-Feedback-Software von Zavvy können Sie aussagekräftige, objektive Erkenntnisse von benannten Beurteilern sammeln. Außerdem haben Ihre Manager und Administratoren die volle Kontrolle über Fragetypen, Zeitrahmen und Sichtbarkeitseinstellungen. 

Sie könnten es zum Beispiel vorziehen, Feedback anonym zu sammeln. Je nach Größe Ihres Teams könnte es jedoch sinnvoller sein, offenes Feedback einzuholen und transparent zu diskutieren.

Schulung von Gutachtern und Begutachteten

Wenn das Leistungsmanagement für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte völlig neu ist, müssen alle auf derselben Seite stehen und Ihren neuen Ansatz unterstützen. Zavvy vereinfacht diese Abstimmung durch das Angebot von Schulungen journeys. 

Unser Schulungsprogramm für Führungskräfte nutzt eine Reihe automatischer Auslöser, Tipps und Anregungen, die "just in time" bereitgestellt werden, um Führungskräfte im Vorfeld, während und nach der Leistungsbeurteilung zu unterstützen.

In ähnlicher Weise ermöglicht unser Lernmanagementsystem kleinen Unternehmen, ansprechende Schulungsprogramme zu starten und sie auf Autopilot laufen zu lassen. 

Die Automatisierungsfunktion stellt sicher, dass Sie Ihr innovatives Kursformat den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen.

Ermittlung von Qualifikationslücken 

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher und sparen Sie Geld für externe Einstellungen, indem Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig weiterbilden. 

Tipp Nr. 1: Ermitteln Sie zunächst die Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen.

Tipp Nr. 2: Ein LinkedIn-Bericht hebt die gefragtesten Fähigkeiten hervor, die Ihr Humankapital stärken, einschließlich Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten. 

Die Sache mit den Qualifikationen ist jedoch die, dass sie sich ständig ändern, und Sie müssen Ihre internen Fähigkeiten anpassen, um mitzuhalten. 

Hier verschafft Ihnen die Kompetenzmatrix-Software von Zavvy einen Wettbewerbsvorteil. 

Es bietet einen vollständigen visuellen Überblick über Ihre Kompetenzmatrizen für Rollen, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen, um Stärken und Möglichkeiten besser zu verstehen.

Umsetzung kontinuierlicher Wachstumspläne 

Wirksame Leistungsbeurteilungen reflektieren nicht nur, sondern blicken auch nach vorn. Zavvy Die SoftwarePerformance Review hilft Ihnen, individuelle und gruppenbezogene Wachstumspläne zu erstellen, die auf den Stärken Ihrer Mitarbeiter aufbauen und gleichzeitig mit der Strategie Ihres Unternehmens im Einklang stehen. 

Sie können nicht nur Leistungstrends und Erfolgsgeschichten nachverfolgen, sondern Sie ermöglichen es jedem, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Sie überlassen Ihren Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Entwicklung und geben ihnen die Schlüssel in die Hand. 

➡️ Partnerschaft mit Zavvy , um ein Leistungssystem für Ihr kleines Unternehmen einzurichten

Wenn Sie bereit sind, ein modernes, interaktives System für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen, wenden Sie sich an unser Team unter Zavvy , um mehr über die von uns angebotene Software Performance Review zu erfahren. Wir können Ihnen helfen, mit der Erstellung innovativer: 

• 📈 Leistungsüberprüfungen
• 🧭 Karrierewege 
• 🧰 Matrizen der Fähigkeiten
• 💪 Ausbildung journeys 
• 🎯 Zielmanagement

Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Zavvy-Demo an, um unser umfassendes Angebot an Tools kennenzulernen und ein ansprechendes Performance-System zu erstellen, auf das Sie stolz sein können!

❓ FAQs

Haben Sie immer noch brennende Fragen dazu, wie Sie ein Leistungsmanagementsystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten können? Oder ob Sie es überhaupt tun sollten? Wir haben alles für Sie. 

Ist ein Leistungsmanagementsystem für ein kleines Unternehmen geeignet?

Ja, absolut. Ein gut durchdachtes Leistungsmanagementsystem kann Unternehmen jeder Größe helfen, die Leistung ihres Teams zu maximieren. Je nach Größe Ihres Unternehmens müssen Sie den Umfang Ihres Leistungsmanagementsystems anpassen. Kleinere Unternehmen bevorzugen zum Beispiel regelmäßige Check-Ins und 1:1-Meetings gegenüber formelleren Beurteilungen.

Welche Methoden der Leistungsbeurteilung gibt es für KMU und Start-ups?

Leistungsbeurteilungen gibt es in vielen Formen und Größen, daher ist es wichtig, den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu finden. Einige beliebte Methoden für kleine und mittlere Unternehmen sind: 

• 360-Grad-Feedback: Feedback aus mehreren Quellen von Führungskräften, Kollegen und direkten Mitarbeitern. 
• Selbstbeurteilung der Mitarbeiter: Ermöglichen Sie es den Beurteilten, ihre eigene Leistung zu bewerten und ihre Gedanken mit ihrem beurteilenden Vorgesetzten zu teilen. 
• Leistungschecklisten: Verwendung einer vordefinierten Liste von Kriterien und Fragen zur Leistungsmessung.

Wie können Führungskräfte kleiner Unternehmen sicherstellen, dass ihr Leistungsmanagementprozess angenommen wird? 

Machen Sie sich Sorgen, dass die Mitarbeiter Ihres Kleinunternehmens zu beschäftigt sind, um sich voll und ganz auf Ihr Leistungsmanagementsystem einzulassen? 

Tomek Mlodzi, CEO von PhotoAiDweist darauf hin, wie wichtig es ist, seine Erwartungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren.

"Eines der wichtigsten Dinge, die ich bei der Einführung eines solchen Systems festgestellt habe, ist, dass es klar und einfach zu verstehen ist. Wenn die Mitarbeiter den Prozess verstehen und wissen, was von ihnen erwartet wird, sind sie eher bereit, sich darauf einzulassen und aktiv an der Verbesserung ihrer Leistung zu arbeiten." 

Und schließlich sollten Sie daran denken, dass das Leistungsmanagement niemals ein Prozess ist, bei dem man etwas einstellt und es wieder vergisst. 

Setzen Sie sich Ziele für Ihren Prozess und überprüfen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.