Viele von uns haben sich an die neue Routine gewöhnt, aus der Ferne zu arbeiten und ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen. Während wir diese neue Flexibilität genießen, konzentrieren sich die Unternehmen mit der Einführung von Impfstoffen darauf, ihre Mitarbeiter wieder ins Büro zu bringen.
Wenn wir die Pandemie überwunden haben, werden nur noch 46 % der Unternehmen die Arbeit aus der Ferne erlauben. Andere werden ins Büro zurückkehren oder ein hybrides Modell einführen, bei dem es möglich ist, sowohl vom Büro als auch aus der Ferne zu arbeiten.
Wir haben zwar Erfahrung mit der Arbeit vom Büro aus und haben eine Vorstellung von der Telearbeit, aber wir wissen nur wenig über das Hybridmodell.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über hybride Arbeitsmodelle, wie Sie damit anfangen können und wie Sie das Beste aus beiden Welten nutzen können. Wenn Sie den Komfort der Telearbeit mit den Vorteilen der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen verbinden möchten - und das alles in einem Arbeitsmodell - dann lesen Sie weiter.
Ein hybrides Arbeitsmodell ist eine Struktur, von der sowohl die Arbeitnehmer als auch die Unternehmen profitieren können. Hier können die Mitarbeiter entweder aus der Ferne, vom Büro aus oder in einer Kombination aus beidem arbeiten - und das alles zur gleichen Zeit.
Dieses Arbeitsmodell ist nicht nur auf den Standort Ihrer Mitarbeiter beschränkt. Mehrere andere Faktoren werden berücksichtigt - wie ihr Tag strukturiert ist, wie sie ihre Arbeit erledigen und, was vielleicht am wichtigsten ist, wie sie mit ihren Kollegen kommunizieren und über ihre Arbeit berichten.
Ein hybrider Arbeitsplan ist eine Vereinbarung, die festlegt, wann Mitarbeiter von unterwegs oder vom Büro aus arbeiten sollten. Dabei werden die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt und die Ziele Ihres Unternehmens in den Vordergrund gestellt. Es gibt verschiedene Arten von hybriden Arbeitsplänen, und jeder hat seine eigenen Vor- und Nachteile.
Zunächst einmal haben Ihre Mitarbeiter dadurch die Freiheit, nach eigenem Gutdünken zu arbeiten. Fernarbeit ist zwar großartig und bietet Raum für Flexibilität, aber sie ist nicht für alle ideal. Manche Menschen bevorzugen die soziale Interaktion mit ihren Kollegen, andere fühlen sich produktiver, wenn sie vom Büro aus arbeiten.
Das Besondere an einem gemischten Arbeitsplan ist, dass die Arbeitnehmer nicht verpflichtet sind, entweder ausschließlich von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten.
Die Zukunft der Arbeit ist immer noch unklar und unvorhersehbar. Obwohl die Impfungen in vollem Umfang eingeführt werden, sind viele Menschen nicht geimpft und haben Angst, ins Büro zurückzukehren. All dies trägt dazu bei, dass viele Unternehmen weiterhin auf das Hybridmodell setzen oder mit einer vollständigen Fernarbeit experimentieren werden.
Die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells ist alles andere als einfach. Genau wie Remote- oder Büroarbeit haben auch hybride Arbeitsformen ihre Vor- und Nachteile. Hier sind einige der häufigsten.
Wie Sie der obigen Grafik entnehmen können, sind die meisten Nachteile der Hybridarbeit auf einen Mangel an Kommunikation zurückzuführen. Deshalb werden wir sie in Kürze ausführlicher erörtern.
Bei der Entwicklung eines hybriden Arbeitsmodells ist es wichtig, die verschiedenen Triebkräfte der Produktivität zu verstehen - Energie, Konzentration, Koordination, Transparenz und Verantwortlichkeit. Als Nächstes sollten Sie sich überlegen, wie Sie die mit diesen Faktoren verbundenen Herausforderungen meistern können. Betrachten wir sie der Reihe nach:
Transparenz ist die Grundlage für ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell. Damit es funktioniert, müssen Ihre Mitarbeiter offen und ehrlich darüber sein, wie und von wo aus sie arbeiten. Dabei geht es nicht darum, Ihre Mitarbeiter zu überwachen oder auszuspionieren, sondern vielmehr darum, alle anderen wissen zu lassen, wie und wo sie erreichbar sind.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, in Slack einen Status festzulegen. Neben Ihrem Namen können Sie angeben, wann und wo Sie im Büro sein werden. Zum Beispiel:
So können Ihre Mitarbeiter sehen, wann Sie für die Kommunikation mit ihnen verfügbar sind. Wenn Sie 100 % transparent sein wollen, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass für alle derselbe hybride Arbeitszeitplan gilt und dass es keinen Raum für Sonderbehandlung gibt.
Damit ein hybrider Arbeitsplan funktioniert, ist es wichtig, regelmäßige Besprechungen mit Ihren Mitarbeitern zu planen. Fragen Sie sie nach ihren Vorlieben, wichtigen Aufgaben oder nach Feedback zu dieser neuen Arbeitsform. Neben den üblichen Abteilungsbesprechungen helfen Ihnen 1:1-Besprechungen dabei zu verstehen, wie sich Ihre Mitarbeiter untereinander abstimmen. Vereinbaren Sie eine bestimmte Uhrzeit und ein bestimmtes Datum oder nutzen Sie einen Besprechungsplaner, um eine spontane Besprechung anzusetzen.
Es ist auch einfacher, Anzeichen von Burnout oder Probleme zu erkennen, die ein Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag hat. Egal, wie beschäftigt Sie zu sein scheinen, nehmen Sie sich mindestens einmal im Monat Zeit für diese Gespräche mit jedem Mitarbeiter, den Sie direkt betreuen.
Um in einem hybriden Arbeitsmodell zu gedeihen, ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern zutrauen, ihre Arbeit rechtzeitig zu erledigen. Wenn Sie sie für ihre Arbeit zur Verantwortung ziehen, fördert dies nicht nur ihre Unabhängigkeit, sondern schärft auch ihr Bewusstsein für Fristen.
In einem hybriden Arbeitsverhältnis können die Arbeitnehmer auf unterschiedliche Weise rechenschaftspflichtig sein. Einige von ihnen sind:
In einem hybriden Zeitplan ist es für einen Manager viel schwieriger, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Aus diesem Grund müssen Ihre Mitarbeiter für die Verwaltung, Erledigung und Berichterstattung ihrer Arbeit verantwortlich sein.
Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtig, dass sie die von Ihren Vorgesetzten festgelegte Methode für die Berichterstattung verwenden. Wenn Sie ein Start-up gründen, müssen Sie unbedingt Mitarbeiter einstellen, die verantwortlich sind und über ihre eigene Arbeit Bericht erstatten können.
Damit Hybrid ein Erfolg wird, müssen Sie ein Modell entwerfen, das am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt. Es gibt keine Einheitsgröße für alle. Im Laufe der Zeit haben sich viele Modelle herausgebildet, die jeweils für ein bestimmtes Arbeitsumfeld geeignet sind.
Hier sind einige zur Auswahl:
Dies ist einer der häufigsten Zeitpläne für Fernarbeit. Bei dieser Regelung befolgen alle Mitarbeiter eine gemeinsame, vom Vorgesetzten festgelegte Regel. Zum Beispiel müssen alle Mitarbeiter jeden Tag der Woche vom Büro aus arbeiten, außer freitags, wenn sie an einem Ort ihrer Wahl arbeiten können.
Dies ist ein klassisches Modell, weil es vorhersehbar ist und es allen Beteiligten leicht fällt, sich daran zu gewöhnen. Wenn Sie ein Unternehmen sehen, das einen hybriden Arbeitsplan anbietet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es nach diesem Modell arbeitet. Es gibt kaum Nachteile dieses Modells, außer dass es nicht allzu flexibel ist.
Es ähnelt dem Kohortenarbeitsmodell (nur bestimmte Tage sind remote/hybrid), mit einem entscheidenden Unterschied. Mitarbeiter, die ins Büro kommen, haben die Flexibilität, innerhalb ihres eigenen Zeitrahmens zu arbeiten. Zum Beispiel von 8 Uhr morgens bis 11 Uhr morgens. Dies gibt Ihren Mitarbeitern noch mehr Freiheit und Flexibilität.
Dies ist das ursprüngliche hybride Arbeitsmodell. Bei diesem Modell entscheiden die Unternehmensleitung und die Mitarbeiter, wann sie aus der Ferne oder vom Büro aus arbeiten.
Je nachdem, wer das Sagen hat, gibt es zwei verschiedene Untertypen dieses Modells.
Bei einem flexiblen, von der Unternehmensleitung geführten Zeitplan entscheidet die Unternehmensleitung, wer wann in einem hybriden Umfeld arbeitet. Der größte Vorteil ist, dass man die Mitarbeiter je nach Bedarf im Büro einsetzen kann. Dieses Modell kann ein Segen sein, wenn das Management effizient ist. Ist dies nicht der Fall, werden die Manager die Mitarbeiter wegen der kleinsten Probleme herbeirufen. Außerdem erfordert dieses Modell einen zusätzlichen Aufwand für den Manager, um einen Zeitplan zu planen und zu erstellen.
Ein flexibler Zeitplan, der vom Arbeitnehmer selbst bestimmt wird, wird von allen Arbeitnehmern bevorzugt. Hier können sie entscheiden, wann sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten wollen. Dieses Modell setzt auf die Vorteile der Flexibilität und Freiheit, die die Mitarbeiter genießen. Einer der Nachteile ist, dass Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht verfügbar sind, wenn Sie sie im Büro brauchen. Wenn Sie dieses Modell praktizieren wollen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse kommunizieren und Mitarbeiter einstellen, die für ihre Arbeit Verantwortung übernehmen können.
Es ist wirklich schwierig, das beste Modell auszuwählen, ohne die besonderen Merkmale Ihres Unternehmens, Ihrer Geschäftsführung und Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jedes Unternehmen hat seine eigene Art und Weise, die Arbeit zu erledigen und zu kommunizieren. Unser bester Rat ist, verschiedene Modelle zu kombinieren, bis Sie eines finden (oder schaffen), das am besten zu Ihnen passt.
Wie alle guten Dinge im Leben muss auch ein hybrides Arbeitsmodell geplant und gewollt sein, damit es für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter funktioniert.
Beginnen Sie mit der Auswahl eines Modells, das für Ihre organisatorischen Anforderungen geeignet ist. Sie werden es vielleicht nicht gleich richtig hinbekommen, aber wählen Sie eines für den Anfang. Der Kohortenplan ist wahrscheinlich das einfachste Modell für den Anfang. Wenn Sie sehen, was bei Ihnen funktioniert, können Sie es später weiterentwickeln.
Zweitens: Führen Sie nicht einfach aus heiterem Himmel einen hybriden Zeitplan ein. Gehen Sie in kleinen Schritten vor und führen Sie eine eintägige WFH-Politik ein. Mit der Zeit können Sie Ihr Modell immer weiter anpassen und verbessern. Es ist auch eine gute Idee, eine Abteilung oder eine Gruppe von Mitarbeitern auszuwählen, mit der Sie experimentieren, bevor Sie Ihr Hybridmodell auf das gesamte Unternehmen ausweiten.
Drittens: Dokumentieren Sie, wie und wo Sie arbeiten. Betrachten Sie dies als Ihr hybrides Arbeitsmanifest - eine Reihe von Richtlinien, wie Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen strukturieren. Es ist einfacher, alle zu informieren, wenn Sie es schriftlich haben, und es ist ein hervorragendes Instrument für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Zu guter Letzt sollten Sie sich entscheiden, welche Tools Sie für die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplans verwenden möchten. Neben Kommunikationswerkzeugen (z. B. Slack) benötigen Sie auch eine Reihe von Werkzeugen für das Projektmanagement und die Berichterstattung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre KPIs und Ziele im Auge behalten.
Wenn Sie bereit sind, hybrides Arbeiten in Ihrem eigenen Büro einzuführen, finden Sie hier einige der besten Beispiele für Gewohnheiten, Werkzeuge und Techniken, die Sie für den Anfang benötigen.
Um einen besseren Überblick über die Wirkung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, sollten Sie sich am besten auf KPIs stützen. Zum Beispiel die Anzahl der getätigten Verkaufsanrufe, die Anzahl der geschriebenen Artikel, gelöste Support-Tickets usw.
Die Investition in Kommunikationstools wie Slack oder Zoom erleichtert die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Tools wie Google Workspace sind für den Anfang gut geeignet, haben aber auch ihre Grenzen. Wenn Sie Ihr Team mit den richtigen Tools ausstatten, können sie effizient und kollaborativ von zu Hause aus arbeiten.
Wenn Sie einen kohärenten oder gestaffelten Zeitplan verwenden, sollten Sie diese Zeitpläne in einem Dokument festhalten und zu Ihren Online-Kalendern hinzufügen. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter, wann und von wo aus sie arbeiten werden. Gehen Sie als Manager mit gutem Beispiel voran und halten Sie sich an den Zeitplan, den Sie für sich und Ihr Team erstellen.
Viele hybride und dezentrale Unternehmen halten sich an asynchrone Besprechungen bzw. einen asynchronen Kommunikationsstil, bei dem die Mitarbeiter auf Nachrichten nicht in Echtzeit antworten, sondern immer dann, wenn sie verfügbar sind. Dies ist nur eine Möglichkeit, die Kommunikation einzurichten. Für welches Modell Sie sich auch entscheiden, schreiben Sie es auf. Bestimmen Sie außerdem, welche Art der Kommunikation für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Kundengespräche werden beispielsweise über Zoom geführt, unternehmensinterne Gespräche über Slack, wichtige Aufgaben werden per E-Mail erledigt, arbeitsbezogene Nachrichten über Ihr Projektmanagement-Tool usw.
Die Neugestaltung Ihrer Arbeitsweise bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Unabhängig davon, ob Sie das Hybridmodell zum ersten Mal einführen oder Ihr bestehendes Modell verbessern, hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden können.
Bei der Umsetzung Ihres hybriden Zeitplans ist es wichtig, dass eine Regel für alle gilt.
Es gibt nichts Demoralisierenderes, als 3 bis 5 Tage in der Woche in einem Büro zu arbeiten, nur um zu sehen, dass das Topmanagement ganztags aus der Ferne arbeitet. Um ein faires Spiel zu gewährleisten, bei dem alle von Ihrem Modell profitieren, ist es wichtig, dass alle Ihre Mitarbeiter dieselbe Regel befolgen.
Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch aufdringliche Zeiterfassungs-Apps oder Bildschirmaufzeichnungsgeräte zu überwachen, ist einfach nur überflüssig. Sie werden sich nicht nur misstrauisch fühlen, sondern auch in ihrer Entwicklung in Ihrem Unternehmen zurückgeworfen. Der beste Weg, ihre Leistung zu messen, sind KPIs.
Die kontinuierliche Entwicklung neuer hybrider Praktiken und Prozesse ist für die Wirksamkeit Ihres Modells unerlässlich. Achten Sie besonders auf Fragen der Integration und Fairness und beobachten Sie, wie sich Ihre Mitarbeiter an diese neue Regelung anpassen. Ihre Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, dass sie ungerecht behandelt werden oder dass Sie ein bestimmtes Team bevorzugen. Es ist wichtig, einen Zeitplan zu erstellen, der den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht wird.
Manche Menschen können es sich leisten, mehr im Büro anwesend zu sein, je nachdem, wie sie ihr Leben gestalten. Andere, wie z. B. Eltern oder Personen, die jemanden zu pflegen haben, können nicht regelmäßig ins Büro kommen. Sorgen Sie dafür, dass alle die gleichen Aufstiegschancen haben, solange sie ihre Arbeit effizient und rechtzeitig erledigen. Benachteiligen Sie niemanden, nur weil er nicht öfter im Büro anwesend sein kann, denn das würde den Sinn eines hybriden Modells und Zeitplans zunichte machen.
Als Unternehmen in der Vergangenheit begannen, mit flexiblen Arbeitsmodellen zu experimentieren, überließen sie in der Regel den Managern die Kontrolle über diesen Prozess. Viele von ihnen setzten ihre Mitarbeiter unter Druck, ohne triftigen Grund ins Büro zu kommen. Dies führte dazu, dass die Mitarbeiter von den Arbeitszeiten enttäuscht waren. Wenn Sie vor kurzem ein hybrides Modell eingeführt haben, sollten Sie es vermeiden, Ihre Mitarbeiter so sehr zu bevormunden, dass sie kündigen wollen. Legen Sie Ihre Regeln fest und halten Sie sich daran.
Die Umstellung auf hybride Werkzeuge kann einige Zeit dauern. Wenn sich Ihre Mitarbeiter jedoch daran gewöhnt haben, diese Werkzeuge regelmäßig zu nutzen, sollten Sie sie nicht ersetzen. Sobald Sie Ihren Mitarbeitern teilweise erlauben, vom Büro aus zu arbeiten, könnten Sie versucht sein, zu den alten Bürobesprechungen zurückzukehren. Aber es ist wichtig, dass Sie allen das Gefühl geben, einbezogen zu werden, vor allem denjenigen, die noch aus der Ferne arbeiten.
Um in einem hybriden Arbeitsumfeld erfolgreich zu sein, verlassen sich viele von uns auf Tools wie Slack oder Zoom, um mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten. Um die Gespräche für Ihr Team interessant zu gestalten, haben wir neue Funktionen in unserer Plattform eingeführt. Von der Organisation wöchentlicher Mikro-Lektionen bis hin zum Onboarding oder der Schulung Ihrer Mitarbeiter - jede Funktion ist sorgfältig auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Sie sind nur 5 Minuten lang und ermöglichen Ihnen einen strukturierteren Ansatz für die Arbeit mit Hybriden, ohne deren Arbeitsabläufe zu stören oder sie in langwierige Sitzungen zu verwickeln.
Neben arbeitsbezogenen Themen können Sie Zavvy auch nutzen, um allen Mitarbeitern wöchentliche Aufgaben zu den Themen Resilienz, Dankbarkeit und Selbstreflexion zuzuweisen. Wir gehen noch einen Schritt weiter und integrieren Ihre bevorzugten Kommunikationstools in Ihren bestehenden (hybriden) Workflow.
Sie können uns jederzeit für eine kostenlose Demo kontaktieren!
Es ist zwar noch nicht sicher, dass der Telearbeit die Zukunft gehört, aber es ist ziemlich sicher, dass sich hybride Arbeitsformen durchsetzen werden. Auch wenn sie einige Nachteile haben, überwiegen ihre Vorteile bei weitem und sie können ein großartiges System für Unternehmen aller Größenordnungen darstellen. Mit einem gut eingespielten Team können Sie noch heute mit der Einführung Ihres hybriden Arbeitszeitplans beginnen und von den Vorteilen sowohl für das Management als auch für Ihre Mitarbeiter profitieren.
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