Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt. Herzlichen Glückwunsch!
Es ist Zeit, sie einzuarbeiten. Ein wichtiger, aber lästiger Teil jeder Einarbeitung ist der Papierkram, den neue Mitarbeiter erledigen müssen.
Jeder neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen muss eine Reihe von Dokumenten durchlaufen, bevor er offiziell angestellt wird. Aber der Prozess der Einstellungsdokumentation kann sowohl für Sie als auch für Ihr neues Teammitglied lästig sein.
So müssen Sie beispielsweise sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen erhalten. Idealerweise kontrollieren Sie auch ihre Fortschritte, um sicherzustellen, dass sie alles fristgerecht erledigen.
Die Erleichterung der Einarbeitung neuer Teammitglieder mag zwar nicht aufregend klingen, hat aber erhebliche Auswirkungen. Untersuchungen von Glassdoor zeigen, dass eine gute Einarbeitung die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen um 82 % und die Produktivität um 70 % erhöhen kann.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche verschiedenen Kategorien von Unterlagen für neue Mitarbeiter erforderlich sind und wie Sie den gesamten Prozess automatisieren können, um sich wiederholende manuelle Arbeiten zu reduzieren.
Einfach ausgedrückt: Onboarding-Papiere stellen sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Dokumente erhalten, lesen und unterschreiben, die sie für einen reibungslosen Start in Ihrem Unternehmen benötigen.
Der Papierkram für neue Mitarbeiter umfasst Dokumente, die verschiedene Aspekte der Beschäftigung und des Onboardings abdecken, wie z. B.:
Das Vorhandensein dieser Dokumente ist nicht nur eine vertragliche und rechtliche Anforderung. Sie ermöglichen es auch allen Beteiligten, einschließlich neuer Mitarbeiter und ihrer Führungskräfte, zu verstehen, wie sie zusammenarbeiten sollen.
Bevor wir uns mit den erforderlichen Dokumenten befassen, sollten Sie bedenken, dass sie notwendig sind, auch wenn Sie sie als lästig oder unübersichtlich empfinden.
Anhand dieser Dokumente erfahren Ihre neuen Mitarbeiter, was Sie von ihnen erwarten, wie Ihre Unternehmenspolitik aussieht und welche Leistungen sie erhalten.
Es lohnt sich auch, den Papierkram bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu vereinfachen, denn die meisten neuen Mitarbeiter empfinden ihn als lästig, wie Sie hier und hier sehen können.
Versuchen Sie, neuen Teammitgliedern den Unterzeichnungsprozess zu erleichtern:
"Unabhängig davon, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um einen Freiberufler mit einem Vertrag, einen Teilzeit- oder einen Vollzeitbeschäftigten handelt, muss er während des Onboarding-Prozesses einige Dokumente ausfüllen."
Eine einfache Möglichkeit, Ihren Einführungsprozess zu strukturieren und zu dokumentieren, besteht darin, alle Formulare in den vier Kategorien anzuordnen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen:
Die Arbeitsgesetze unterscheiden sich von Land zu Land. Daher ist der erste Schritt, die lokalen Arbeitsgesetze Ihres Landes zu verstehen, um compliance zu erhalten.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorschriften einhalten:
Nachdem Sie sich mit den örtlichen Gesetzen vertraut gemacht haben, müssen Sie als Nächstes die Steuerformulare verstehen, die ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Land ausfüllen muss.
Dieses Formular wird Ihrem Unternehmen helfen,:
Machen Sie sich mit dem Namen des Steuerformulars in Ihrem Land vertraut, das neue Mitarbeiter ausfüllen müssen. In den Vereinigten Staaten heißt es zum Beispiel W-4-Formular.
Neben der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften müssen Sie auch sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis für Ihr Land hat. Offizielle Websites der Regierung können Ihnen die nötigen Informationen liefern.
Es ist auch wichtig, dass Sie die Formulare für nicht fest angestellte Mitarbeiter in Ihrem Land kennen. In einigen Ländern ist es für Auftragnehmer illegal, die Arbeit aufzunehmen, ohne bestimmte Dokumente auszufüllen.
In den Vereinigten Staaten gibt es zum Beispiel ein Formular für Auftragnehmer, das W-9-Formular . Es wird Ihnen helfen
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige Tipps zum Ausfüllen von W9.
Ein Stellenangebotsschreiben fasst die Position im Unternehmen zusammen. Es stellt also sicher, dass Sie und der neue Mitarbeiter sich über die grundlegenden Details der Stelle einig sind. Darüber hinaus enthält ein offizielles Stellenangebot wichtige Informationen wie:
Wenn es gut passt, nimmt der Bewerber das Stellenangebot an, unterschreibt und schickt das Dokument an Sie zurück.
Nach Annahme Ihres Stellenangebots müssen neue Mitarbeiter möglicherweise einen Vertrag prüfen und unterzeichnen, in dem ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten erläutert werden.
Der Arbeitsvertrag enthält in der Regel Informationen wie
Sollte es jemals zu Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten über die Arbeitsbedingungen kommen, können Sie und Ihr Arbeitnehmer sich auf den Vertrag berufen.
Alle zusätzlichen Informationen über die Erwartungen oder Verantwortlichkeiten Ihres neuen Mitarbeiters, die über die Angaben im Bewerbungsschreiben hinausgehen, sollten ebenfalls in einem schriftlichen Dokument enthalten sein.
Dazu gehören beispielsweise die spezifischen Erwartungen des Vorgesetzten an den neuen Mitarbeiter, die Art und Weise, wie er bestimmte Aufgaben erledigen soll, wann es Leistungsbeurteilungen gibt usw.
Klare Erwartungen beseitigen die Verwirrung Ihrer neuen Teammitglieder darüber, was Sie von ihnen erwarten, wie der besorgte Mitarbeiter unten.
Unternehmen stellen ihren Vertragspartnern, z. B. Freiberuflern, während des Einstellungsprozesses häufig keine spezifischen Auftragsdokumente zur Verfügung. Je nach der Gesetzgebung Ihres Landes sind Sie jedoch möglicherweise gesetzlich dazu verpflichtet, dies zu tun.
Ein lausiger Einarbeitungsprozess kann Ihren neuen Freiberuflern auch den Eindruck vermitteln, dass Sie sie nicht wertschätzen.
So bauen Sie eine gute Beziehung zu Ihren Auftragnehmern auf:
Der Aufbau einer guten Beziehung zu nicht festangestellten Mitarbeitern, z. B. durch ein ausgezeichnetes Onboarding von Auftragnehmern, stellt sicher, dass Sie immer Zugang zu talentierten Freiberuflern haben werden.
Interne Unternehmensdokumente helfen neuen Mitarbeitern, Ihr Unternehmen gut zu verstehen und zu wissen, wie sie sich verhalten sollen. Sie nutzen die Dokumente daher als Referenzen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Je nach Unternehmen sollten Ihre neuen Mitarbeiter die folgenden internen Dokumente erhalten:
Ein Business Playbook enthält alle Prozesse, Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens. Dieses Dokument kann Ihren neuen Mitarbeitern helfen, unabhängig zu arbeiten und Zeit zu sparen:
Ihr Business Playbook kann so viele Richtlinien enthalten, wie Sie möchten, z. B. hybride Arbeitsrichtlinien, ethische Richtlinien und Umweltrichtlinien.
Durch die Einführung hybrider Arbeitsrichtlinien können Sie Richtlinien festlegen, Unklarheiten beseitigen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen.
Profi-Tipp: Verwenden Sie unsere gebrauchsfertige Vorlage, um in wenigen Minuten eine flexible Arbeitsrichtlinie zu erstellen.
Die Geschäftsethik ist für alle Mitarbeiter ein Leitfaden für das Verhalten gegenüber Kunden, Behörden und Lieferanten.
Es ist von Vorteil, wenn Sie Strategien haben, aus denen hervorgeht, wie Ihr Unternehmen den Umweltschutz einhält. Sie können z. B. Strategien aufführen, die Ihr Unternehmen in den nächsten fünf Jahren umsetzen wird.
Je nach Größe und Betriebsabläufen Ihres Unternehmens können Sie sich für ein Unternehmens- und ein Mitarbeiterhandbuch oder nur für eines der beiden entscheiden.
Ein Mitarbeiterhandbuch ist speziell für Ihre Mitarbeiter gedacht. Idealerweise sollte das Dokument alle Informationen enthalten, die Ihre Mitarbeiter wissen müssen, wie z. B. Kleiderordnung, Verhaltensregeln und Notfallverfahren.
Hinweis: Sie können die übrigen Themen aus diesem Abschnitt in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen, aber wir werden dennoch jedes Dokument einzeln behandeln.
Die Mission Ihres Unternehmens ist der Grund, warum Ihr Unternehmen existiert. Darüber hinaus geben laut einer LinkedIn-Studie 53 % der neuen Mitarbeitenden an, dass eine Einführung in die Unternehmenskultur und -werte während der Einarbeitung wichtig ist .
Darüber hinaus kam eine Gallup-Studie zu dem Schluss, dass eine stärkere Bindung der Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zu einer Steigerung der Rentabilität führt.
Diese beiden Dokumente sind unerlässlich, um zu verhindern, dass wichtige Unternehmensinformationen, Prozesse und geistiges Eigentum nach außen dringen.
Diese Vereinbarung verhindert, dass Ihre Mitarbeiter oder unabhängigen Auftragnehmer sensible Informationen, die sie während ihrer Tätigkeit für Ihr Unternehmen erhalten haben, weitergeben.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie keine NDAs erstellen, die eine giftige Arbeitsplatzkultur fördern. Eine toxische Kultur kann sogar zur Kündigung führen.
Das Wettbewerbsverbot sollte Mitarbeiter daran hindern, ein Konkurrenzunternehmen zu gründen oder in ein solches zu investieren, während oder nachdem sie bei Ihnen arbeiten. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind in der Regel auf eine bestimmte Dauer begrenzt.
So könnte ein Unternehmen beispielsweise einen Mitarbeiter zwei Jahre lang daran hindern, im Umkreis von 24 Meilen um seinen Standort ein Unternehmen zu gründen.
Ein Organigramm ist ein Diagramm, das die Struktur einer Organisation darstellt. Es enthält die Führungsebenen in einem Unternehmen und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Positionen. Ihre neuen Mitarbeiter sollten z. B. wissen, an wen sie für bestimmte Aufgaben berichten sollen.
Die Prozesse des Leistungsmanagements sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Damit neue Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können, sollten sie sich mit den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens vertraut machen.
Einige Dokumente zur Leistungsbeurteilung, die Sie neuen Mitarbeitern geben können, sind:
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Verfahren für den beruflichen Aufstieg eingeführt haben, ist dies ein geeigneter Ort, um auch darüber zu informieren.
Wenn beispielsweise eine Beförderung in Ihrem Verkaufsteam auf der Anzahl der Verkäufe basiert, die ein Mitarbeiter pro Jahr getätigt hat, können Sie Ihren neuen Mitarbeitern im Voraus mitteilen, was sie für eine Beförderung tun müssen.
Neue Teammitglieder müssen den Verhaltenskodex verstehen. Er verhindert nicht nur drastische Vorkommnisse wie unrechtmäßige Kündigungen, Diskriminierung und Belästigung. Er hilft auch neuen Teammitgliedern, sich einzuleben und sich mit dem Rest des Teams zu verbinden.
Stellen Sie sicher, dass Sie erwähnen, wie Ihre Führungskräfte gegen unethisches Verhalten vorgehen, denn laut einem neuen Forschungsbericht von Gallup aus dem Jahr 2022 berichten nur 4 von 10 Mitarbeitern über unethisches Verhalten.
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter müssen Sie nach deren persönlichen Daten fragen, z. B. nach persönlichen Kontakten, finanziellen und medizinischen Informationen. Neue Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie ihre persönlichen Daten speichern und verwenden werden.
Je nach Ihrem Standort gelten unterschiedliche Gesetze für die Erfassung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten Ihrer Mitarbeiter.
Die GDPR-Gesetze in der Europäischen Union sehen zum Beispiel strenge Maßnahmen vor, wie Arbeitgeber mit Mitarbeiterdaten umgehen müssen.
Je nach Unternehmenskultur und Branche kann es eine bestimmte Kleiderordnung geben. Dokumentieren Sie die Kleiderordnung klar und deutlich, um die Unsicherheit bei neuen Mitarbeitern zu verringern.
Zeichnungen und Fotos können von Vorteil sein, ebenso wie detaillierte Listen mit geeigneter Kleidung.
Schließlich sollten neue Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch unterschreiben, um zu zeigen, dass sie Ihre internen Richtlinien und Verfahren anerkennen und akzeptieren.
Es versteht sich von selbst, dass neu eingestellte Mitarbeiter über ihre Vergütung und ihre Leistungen Bescheid wissen sollten. Die folgenden Formulare können dabei hilfreich sein.
Laut einer kürzlich durchgeführten LinkedIn-Umfrage wünschen sich 60 % der Arbeitnehmer bei der Wahl eines neuen Arbeitsplatzes Vergünstigungen.
Wenn Ihr Unternehmen also Sozialleistungen anbietet, sollten Sie neuen Mitarbeitern bei der Einstellung Unterlagen aushändigen, in denen die Bedingungen für den Erhalt von Sozialleistungen erläutert werden.
Neu eingestellte Mitarbeiter müssen in vielen Fällen bestimmte Dokumente unterschreiben, um die Leistungen förmlich zu akzeptieren. Die gängigsten Sozialleistungen sind Kranken- und Lebensversicherungen, Aktienoptionen, ein Pensionsplan und bezahlte Freizeit.
Alle neuen Mitarbeiter sollten ihre Versicherungs- und Gesundheitsleistungen kennen - sie sollten wissen, ob Sie ein umfassendes Versicherungspaket anbieten oder ob Sie einen Teil davon bezahlen.
Angenommen, Ihr Unternehmen bietet Aktienoptionen als Vergütung an. In diesem Fall ist es wichtig, die Funktionsweise in einfachem Englisch zu erklären, damit auch neue Teammitglieder, die noch nichts über Aktienoptionen wissen, verstehen, was sie erhalten.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
Möglicherweise enthält Ihr Mitarbeiterhandbuch bereits einige Informationen zur bezahlten Freizeit. Es ist wichtig, zu klären, wie neue Mitarbeiter PTO, freie Tage und Krankheitstage erfassen sollten.
In der Regel herrscht große Verwirrung darüber, wie die PTO-Politik funktioniert.
Vor allem dann, wenn die bezahlte Freistellung im Laufe der Zeit zunimmt oder wenn es Beschränkungen hinsichtlich der Zeit gibt, in der die bezahlte Freistellung in Anspruch genommen werden kann.
Am besten ist es, wenn Sie alle zusätzlichen Leistungen und Vergünstigungen für Ihre Mitarbeiter schriftlich festhalten.
Sie können Leistungen wie folgende umfassen:
Genaue Informationen über diese Zusatzleistungen beugen künftigen Missverständnissen vor.
Die direkte Einzahlung ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Gehaltsschecks seiner Mitarbeiter direkt auf deren Bankkonten zu überweisen, so dass keine Papierschecks mehr benötigt werden.
Am wichtigsten ist, dass Sie detaillierte Informationen darüber bereitstellen, wie die Mitarbeiter diese Konten einrichten können, und klar angeben, an welchem Wochentag sie ihre Zahlungen erhalten.
Wenn neue Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente erhalten, folgt oft ein Hin und Her mit mehreren E-Mails und Anrufen, um zu erfahren, ob sie alles unterschrieben und verstanden haben.
Dieses Hin und Her wird sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Teammitglieder schnell überfordernd.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie die Aufgabenverfolgungautomatisieren, automatische Erinnerungen einplanen und die Fortschritte Ihrer neuen Mitarbeiter mit unserem Onboarding-Tool verfolgen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass bis zum Startdatum alles erledigt und kommuniziert ist. Nutzen Sie dazu unseren Zavvy Workflow Builder, der Ihnen einen einfach zu befolgenden Prozess an die Hand gibt, um sicherzustellen, dass Sie Ihre neuen Mitarbeiter effektiv einarbeiten und mit ihnen kommunizieren.
Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören!
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