Gör dina resultatbedömningar som Facebook (med vägledning steg för steg)

Facebook är känt för att koppla samman människor över hela världen och har i grunden uppfunnit det "sociala nätverket" som vi känner det idag.

På vägen dit har företaget förvärvat jättar som Instagram och WhatsApp, omstört traditionella sociala medier och anpassat sig till regionala språk för att utöka sitt geografiska fotavtryck.

Ingen av denna tillväxt hade varit möjlig utan ett team av drivna individer. Inte heller utan ett noggrant utformat system för prestationsbedömning: 

• strukturerad, 
• opartisk, 
• skräddarsydda för enskilda personer och företag.

Eftersom en stor del av Facebooks egen teknik bygger på en betygsalgoritm (likes och impressions avgör vem som hamnar högst upp i ditt flöde!) kan du med rätta förvänta dig att Facebook har ett robust, databaserat och betygsbaserat system för prestationsgranskning.

"Vår personal är vår absolut största tillgång, och vi har sett upprepade gånger att om vi engagerar oss i vår personal så engagerar sig vår personal ännu mer i Facebook." Sheryl Sandberg, före detta verkställande direktör för Facebook.

Så hur gör Facebook för att få detta att hända?

Och hur kan du snabbt implementera de viktigaste lärdomarna från Facebook?

💬 Hur gör Facebook resultatbedömningar?

"[Prestationsbedömning] är en process som är utformad för att erkänna, bekräfta och visa uppskattning för människor som har gjort ett riktigt bra arbete. Och den är utformad för att se till att du får feedback från alla de personer som du arbetar med mest regelbundet." Lori Goler, vice vd för personalfrågor på Facebook.

För Facebook är resultatbedömningar ett sätt att bedöma en anställds värde för organisationen och fatta beslut om befordringar och löneförhöjningar.

Deras resultatbedömningar är mycket strukturerade och bygger på ett rikt material av kvantitativa uppgifter.

Till skillnad från många Fortune 500-företag tror Lori Goler inte på att göra sig av med prestationsbedömningar ännu.

I en diskussion i Harvard Business Review avslöjar Lori att de till och med genomförde fokusgruppsundersökningar för att förstå de anställdas inställning till formella prestationsbedömningar.

Omkring 87 % av de anställda ville behålla systemet med prestationsbedömningar!

🔄 Facebooks 360 graders granskningar 

Resultatöversiktscykeln är en två veckor lång process som startar granskningsprocessen för både chefer och anställda.

De anställda uppmuntras först att skicka in en grundlig självutvärdering. Följande viktiga frågor ligger till grund för den underliggande berättelsen om granskningen:

1. Vad var ditt bidrag i år?
2. Hur kan du öka detta bidrag?

Alla de efterföljande frågorna faller inom ramen för ovanstående övergripande teman.

Efter självbedömningen måste alla anställda nominera upp till fem kollegor som ska skicka in en utvärdering. Dessa bör vara personer som har arbetat nära dem i projekt under den senaste granskningscykeln.

Mer om detta finns i följande avsnitt.

Förutom kollegiala utvärderingar finns det också feedback uppåt. Direkta rapporter ombeds också att ge feedback om sin chefs prestationer.

När själv- och kamratbedömningarna har kommit in samlas chefer och gruppledare och bestämmer hur varje anställds prestationer under de senaste sex månaderna ska bedömas. Betyget kommer att ha betydelse för befordringar och uppsägningar. 

Intressant nog är de halvårsvisa sammanfattningarna av prestationerna snarare kontrollpunkter än undersökande och avslöjande utvärderingar.

Den information som meddelas efter resultatcykeln bör alltså inte förvåna någon.

Om något är överraskande är det något som har gått väldigt fel", betonade Lori Goler. 

Cheferna skulle därför inte tolerera dåliga prestationer förrän den formella inledningen av en utvärderingscykel.

Mer om kalibreringssteget senare.

👥 Kollegiala utvärderingar

"För att motverka partiskhet och göra saker systematiskt börjar vi på Facebook med att låta kollegor skriva utvärderingar.

De delar dem inte bara med chefer utan också, i de flesta fall, med varandra - vilket återspeglar företagets kärnvärden om öppenhet och transparens." Lori Goler, Head of People på Facebook, Janelle Gale, Head of HR Business Partners på Facebook, och Adam Grant, organisationspsykolog, i HBR.

För att undvika redundans tillåter Facebook inte att anställda har mer än fem kollegiala utvärderingar.

Kollegor på Facebook bedömer varandra utifrån fyra faktorer:

Dom

Den här faktorn handlar om din förmåga att fatta effektiva beslut som ger affärseffekter. Den kan omfatta både vinster och förluster.

Genomförande

Facebook tror verkligen att genomförande är viktigare än "bra idéer". Denna faktor fokuserar på hur de anställda utför sina uppgifter: 

• konsistens; 
• kvalitet; 
• tillförlitlighet.

Riskhantering

Facebook-anställda som har en förmåga att bedöma risker, särskilt i projekt med flera intressenter eller beslut som handlar om stora avvägningar, värderas på denna parameter. 

Facebooks anställda förväntas visa en viss omdömesförmåga och undvika potentiella risker på ett effektivt sätt.

Lärande och utveckling

Med denna faktor bedöms hur snabbt de anställda ständigt uppdaterar sig själva och tillför värde till sina kollegor och företaget.

Förvaltaren granskar noga varje granskning av kollegor och självgranskning.

⚖️ Prestandabedömning och kalibrering

Kalibrering av prestanda är en process som tar ytterligare två veckor. 

Under kalibreringen träffas cheferna för de team som arbetar tillsammans och diskuterar resultaten från kamraternas och självutvärderingarnas utvärderingar. Syftet är att bekräfta den information som samlats in under cykeln och fastställa var alla står.

"Cheferna sitter tillsammans och diskuterar sina rapporter ansikte mot ansikte, där de försvarar och förespråkar, debatterar och överväger och tar med sig feedback från sina kollegor.

Här är målet att minimera den "idiosynkratiska bedömareffekten" - även känd som personlig åsikt. Människor straffas inte orättvist när enskilda chefer är hårda bedömare eller orättvist belönas när de är lätta bedömare." Lori Goler, chef för personalfrågor på Facebook, Janelle Gale, chef för HR Business Partners på Facebook, och Adam Grant, organisationspsykolog, i HBR.

I slutet av kalibreringen får de anställda ett betyg från sju nivåer.

Nivåerna hjälper till att skilja stjärnspelare från spelare med medelmåttiga prestationer.

Här är de sju betygsnivåerna från högsta till lägsta. 

"Omdefiniera"

Som namnet antyder omdefinierar de anställda i den här kategorin förväntningarna genom att inte bara överträffa dem utan också göra saker som går långt utöver vad som ingår i deras roll. 

Mindre än 5 % av de anställda får detta betyg. 

"Överträffar förväntningarna i hög grad"

Ungefär 10 % av de anställda som har en fantastisk meritlista får det här betyget.

"Överträffar förväntningarna" 

Det är anställda som ligger i de 35 bästa percentilerna.

"Uppfyller alla förväntningar" 

Det här är anställda som ligger i den övre 35-40 percentilen.

"Uppfyller de flesta förväntningar"

Detta är ett lågt betyg som gör att din framtid på Facebook är dyster.

Om de flesta, men inte alla, förväntningar uppfylls är det ett tecken på att medarbetarna måste rannsaka sig själva och förbättra sina prestationer under de kommande månaderna.

"Uppfyller vissa förväntningar" 

Sådana kvaliteter är sällsynta. De är en stark indikation på anställda som är på väg att få sparken.

"Uppfyller inte" 

Den sista nivån är sällsynt, eftersom anställda avskedas eller ombeds att förbättra sig långt innan de når denna punkt.

En betygskurva visar alla anställda på ett diagram som visar maxima och minima och hela spektrumet av prestationer som ligger däremellan.

Detta klassificeringssystem skapar effektivt en kultur med höga prestationer. Alla anställda vill vara en del av de bästa 5 %.

💸 Kompensation 

Prestationsbedömningarna och de resulterande betygsättningarna påverkar direkt grundlönen, bonusar och befordringar.

De anställdas ersättning anpassas till deras betyg enligt en förutbestämd formel. 

"Cheferna har ingen frihet att fatta beslut om ersättning. Det är rättvist: Om du utmärker dig ökar din bonusmultiplikator enligt en förutbestämd ekvation, inte enligt någons åsikt. Detta fokuserar cheferna på vad de kan bedöma noggrant och gör det möjligt för företaget att hantera löner med hjälp av kompensationsexpertis. 

Det är också en enorm tidsbesparing. När andra företag avskaffar prestationsutvärderingar ägnar de fortfarande många timmar åt att våndas över ersättningsbeslut. 

För oss är tid som investeras i utvecklingssamtal tid som sparas in på kompensation." Lori Goler, Head of People på Facebook, Janelle Gale, Head of HR Business Partners på Facebook, och Adam Grant, organisationspsykolog, i HBR.

Cheferna diskuterar sedan bedömningen med medarbetarna i ett 1:1-möte. 

Slutligen får de anställda ett ersättningsbrev med alla detaljer, inklusive reviderade löner och bonusar.

Detta strukturerade sätt att genomföra granskningar, kalibrera dem och ge transparenta bedömningar säkerställer tydlighet och öppenhet. Bonusar och höjningar är resultatet av noggranna överväganden, så det finns ingen "gråzon".

Bedömningen tar ungefär sex veckor, vilket är en berömvärd prestation för en personalstyrka på över 50 000 anställda i flera olika geografiska områden.

🕝 Frekvens av resultatbedömningar 

Facebook har genomfört resultatbedömningen två gånger per år: en i början av året och en i mitten av året, dvs. i januari och juli.

Facebook har hållit fast vid den halvårsvisa cykeln för att se till att de anställda får ständiga uppdateringar om sina bidrag och att insynen upprätthålls hela tiden.

"Vi gör det två gånger om året eftersom branschen rör sig mycket snabbt och vår produkt rör sig mycket snabbt, och om man väntar ett helt år har mycket förändrats." Lori Goler betonade detta i en 2016 års intervju med Business Insider.

Facebook håller dock på att övergå från halvårscykler till en enda granskningscykel per år. 

"Den här ändringen kommer inte att påverka någon förrän 2022, men vi meddelar nyheten i ett tidigt skede för att ge alla möjlighet att förbereda sig. Vi gör den här ändringen för att bättre återspegla företagets inriktning med distansarbete i åtanke och styrda av våra principer om rättvisa, enkelhet och att bygga långsiktigt." Tracy Clayton, talesperson för Facebook, citerad av Business Insider.

👀 5 orsaker till Facebooks nuvarande system för prestationsbedömning

Prestationsbedömningsprocessen på Facebook har förändrats genom åren och anpassats till de socioekonomiska utmaningarna i världen.

Facebook antog en hybridmodell efter pandemin. 

Trots att världen stod stilla fortsatte de med 360-graders feedback i realtid.

Eftersom de behöll sin fastighet hade de 50 % av personalen som arbetade från kontoret när låsningen sakta började lätta i vissa delar av världen.

I stort sett fortsätter dock chefernas bedömningar och de personliga 1:1-mötena för återkoppling, men för de flesta anställda sker de nu virtuellt.

I slutet av 2022 väntas Facebook också övergå från halvårsvisa resultatbedömningar till årliga resultatbedömningar. Möjligheten att bli befordrad två gånger om året för exceptionella prestationer finns dock fortfarande kvar.

Fyra anledningar till varför Facebooks nuvarande system för hantering av medarbetares prestationer fungerar.

1. Förbättrad balans mellan arbete och privatliv

Man var överens om att två utvärderingar på ett år var för stressigt för de anställda.

Cheferna försökte pressa sina anställda så mycket som möjligt med två utvärderingar på ett år, vilket ledde till utbrändhet.

Om frekvensen minskas till en gång per år skulle hela grupper vara mycket mer avslappnade, vilket skulle leda till en bättre balans mellan arbete och privatliv.

2. Långsiktigt fokus

Dina anställda kan sätta upp långsiktiga mål med en 12-månadersperiod för resultatbedömning.

En sexmånaderscykel skulle endast passa kortsiktiga tillväxtmål.

3. Anställda som inte presterar tillräckligt bra

Med en tolvmånadersperiod för prestationsbedömning får dina underpresterande anställda mer tid att förbättra sina prestationer och bevisa sin kompetens.

Det systematiska betygssystemet skulle ge varje anställd en helhetsbild av sina styrkor och svagheter och en åtgärdsplan för förbättring.

4. Spara din bandbredd som chef

Två granskningar skulle i praktiken ta mer än fyra veckor i anspråk. Men med en undersökning kan du spara tid och omfördela dina ansträngningar för att hjälpa organisationen på andra områden.

5. Motivation av arbetstagarna

De flesta teknikföretag kan idag öka sina anställdas extrinsiska motivation med attraktiva förmåner, paket, prestationsbonusar och ersättningar.

Men den inneboende motivationen bland anställda diskuteras fortfarande inte ofta av resultatansvariga.

På Facebook finns det både inre och yttre motivation bland alla anställda.

Något som är ganska svårt att knäcka.

Några av de många sätt på vilka Facebook lyckas förbättra sina anställdas inre motivation är: 

• Gör dem till en integrerad del av företagets produktplan och tillväxtresa. 
• Att ge dem en stark känsla av ansvarstagande.

En holistisk återkopplingskultur skapar inbyggda kretsar som gör det möjligt för de anställda att regelbundet få en realistisk bild av sina prestationer och vidta lämpliga åtgärder för att förbättra sig själva.

🌟 4 Principer som ligger till grund för Facebooks system för prestationsbedömning

Även om Facebooks system för prestationsmätning är strukturerat och datastöttat har det fortfarande sina rötter i solida principer som utgör ryggraden i företagskulturen.

Fyra principer utgör kärnan i Facebooks system för prestationsbedömning.

Öppenhet

Öppenhet skapar en sund miljö i företaget och hjälper de anställda att lita på varandra. Du utrotar politik och giftighet och uppmuntrar en kultur som hyllar konstruktiv kritik.

Systemet med 360-graders prestationsbedömning låter dig förstå hur dina kollegor uppfattar varandra.

Investera i anställda

Medarbetarna är ryggraden i ditt företag.

Det är viktigt att hålla dina anställda nöjda och motiverade.

Du investerar i medarbetarna på ett helhetsmässigt sätt genom att ge dem en bra ersättning och involvera dem i företagets långsiktiga mål.

Värdering av anställda

Företagen måste uppskatta de anställda för deras bidrag.

Att uppskatta de som är bäst i sitt arbete skapar en spridningseffekt och en eftersträvansvärd högpresterande kultur i företaget.

Rätt beteende och färdigheter måste uppskattas och belönas, och en strukturerad prestationsbedömningsprocess gör det effektivt.

Lyssna på de anställda

Facebook genomför många fokusgrupper och undersökningar bland sina anställda, vilket är en del av dess DNA som socialt nätverk.

Att få insikter om medarbetarna hjälper ledningen att ta pulsen på medarbetarnas behov och känslor, särskilt i en tid av förändring.

De rådfrågade sina anställda för att förstå deras uppfattning om betygsättning. Dessutom har de nyligen minskat den halvårsvisa granskningen till följd av de anställdas feedback. 

🗝️ Nyckeln till Facebooks framgångsrika resultatbedömning 

Här är några av Facebooks bästa metoder som har lett till framgång:

• Facebook har ett hybridsystem för prestationsbedömning. På Facebook granskar cheferna självutvärderingar och feedback från kollegor i lika hög grad.
• Intern programvara är viktig för att spåra informell feedback som delas utanför de formella granskningscyklerna. Granskningar behandlas som kontrollpunkter så att de anställda aldrig blir överraskade av något som tas upp under utvärderingsmötet.
• Cheferna träffas och kalibrerar utvärderingarna. De diskuterar prestationsbedömningar för att eliminera avvikande resultat. En mycket sträng eller mild bedömning skulle sticka ut i processen. Varje beslut baseras därför på opartiska, objektiva, datastödda faktorer och ett grundligt samförstånd.
• En formel används för löneförhöjningar, vilket sparar chefens bandbredd och gör det möjligt för dem att fokusera på betygsättningen.
• Vid bedömningen av prestationer delas de anställda in i sju grupper.

➡️ Hur kan du genomföra en prestationsbedömningsprocess som Facebook? 

Zavvy låter dig hantera en prestationsbedömningsprocess som Facebook.

Processen är enkel. Här är en steg-för-steg-beskrivning.

1) Namnge din cykel och beskriv den kortfattat.

Välj ett tydligt namn så att alla intressenter förstår syftet. 

Om du vill kopiera Facebooks exempel kan du kalla det "Annual Performance Summary Cycle".

2) Välj lämpliga typer av återkoppling

Du kan välja:

• Självgranskning; 
• återkoppling nedåt; 
• återkoppling uppåt; 
• återkoppling från kollegor.

När du konfigurerar insamlingen av feedback från kollegor ska du definiera hur många kollegor som kan delta per anställd och reglerna för urval av kollegor. Facebook tillåter inte fler än 5 kamrater per anställd.

Ska arbetstagaren göra det? Eller ska chefen göra det?

3) Skapa frågor för varje typ av feedback

Du kan skapa alla frågor själv eller välja några av de tillgängliga mallarna. 

Add instructions for your reviewers. You can add instructions on how to give feedback. 

For example, if using rating scales, you can explain the scale.

Kom ihåg att lägga till frågor om bedömning, utförande, riskhantering samt lärande och utveckling i peer reviews, precis som Facebook gör.

4) Ange dina anonymitetsinställningar

Vem ska se vilken feedback?

Facebook främjar öppenhet och uppmuntrar andra att dela sina recensioner med varandra, så du kan inaktivera funktionen "Dela anonymt".

5) Utforma upplevelsen för granskaren

Vad vill du att dina granskare ska se när de skriver och skickar in feedback? 

• Kommer dina anställda att kunna se vem som kommer att se deras svar?
• Ska de se om deras svar är anonyma?

6) Aktivera kalibreringssteget

Kalibrering är en viktig del av Facebooks granskningssystem. Se därför till att du aktiverar kalibreringssteget.

När skrivfasen är klar får cheferna en nominering för att delta i ett kalibreringsmöte. De kommer att kunna analysera teamets instrumentpanel och identifiera eventuella märkliga omdömen. De kommer också att kunna korrigera eventuella avvikelser före delnings- och diskussionsfasen. 

7) Välj deltagare för din granskningscykel

Vem kommer att granskas? Du kan välja specifika avdelningar, team eller specifika anställda.

Du kan också välja alla i företaget med ett enda klick. 

8) Definiera tidslinjen

Ange tidsfrister för alla steg i den återkopplingscykel som du har konfigurerat. 

Här är några exempel på tidsfrister att tänka på för en 360-årscykel:

• För anställda som lämnar in sina självutvärderingar.
• För anställda som nominerar sina kollegor.
• För chefer som lämnar feedback nedåt. 
• För granskning och kalibrering av de preliminära resultaten.
• För delning och diskussioner.

9) Din feedback är redo att tas i bruk

Dubbelkolla alla detaljer och aktivera cykeln.

När du har startat den nya cykeln för prestationsbedömning är det bara att vänta på att feedbacken ska komma in!

Zavvy's bonusfunktioner

Ytterligare några funktioner som gör att Zavvy sticker ut när det gäller att genomföra prestationsbedömningar enligt branschstandard: 

• Färdiga enkätmallar utformade av kvalificerade inlärningsforskare. Våra mallar för enkätfrågor och feedbackcykler bygger på bästa HR-praxis på företag som Microsoft och Google.

• 360° Feedback Builder är mycket anpassningsbar, så att ni kan bygga feedback- och prestationsgranskningsprocesser enligt funktion och användningsområde.
• Med de avancerade inställningarna för anonymitet kan du bestämma vad som ska vara anonymt och vad som ska vara öppet.
• Det bästa av allt? Iterativ feedback korrelerar med andra användningsområden, som tillväxtplaner, målstyrning och ramverk för karriärutveckling. Dessutom kan dina medarbetare automatiskt skapa ett nytt fokusområde att arbeta med, direkt från feedbackcykeln.

Genom att kombinera teknik med forskning som bygger på de bästa metoderna för personalledning kan Zavvy förbättra resultaten i ledande organisationer över hela världen. 

Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se hur du kan skapa det bästa systemet för prestationsbedömning som förbättrar din organisations produktivitet.