Cómo DataGuard gestiona la incorporación híbrida y la comunicación interna a través de Zavvy

El reto: conocimientos dispersos entre herramientas, personas y lugares.

DataGuard es una empresa de software compliance centrada en la privacidad de los datos y la seguridad de la información. Como líder europeo en Compliance Saas, permiten a más de 3.000 clientes ejecutar compliance con facilidad. 

Sólo en el último año, su plantilla creció un 49% (Linkedin). Y junto con el rápido crecimiento internacional y un modelo de trabajo híbrido surgió la necesidad de un proceso de incorporación estructurado

Naturalmente, los conocimientos estaban dispersos entre diferentes herramientas, personas y ubicaciones. Mientras que parte de la documentación estaba en Sharepoint o en hojas de cálculo de Excel, algunas tareas de incorporación estaban en su HRIS Personio.

En resumen, no existía una estructura central para la incorporación y la información interna.

Las consecuencias:

• Adquirir conocimientos y ponerse al día era algo de lo que los nuevos empleados tenían que ocup arse por su cuenta, una experiencia tan ineficaz como frustrante.
• Mucha de la información se perdería entre equipos y ubicaciones, no sólo para los recién contratados, sino para todo el mundo.

"El onboarding no debe subestimarse, ya que sienta las bases de la relación profesional de cada empleado con una empresa"

Cuando Matea Ćurić se incorporó a la empresa, aún estaba trabajando en su tesis de licenciatura. El tema: Employee Onboarding: el momento justo para poner en práctica sus descubrimientos científicos y evaluar científicamente sus propios esfuerzos. 

Solución: Incorporación híbrida estructurada y comunicación interna continua

Un enfoque altamente científico

La investigación de Matea identificó 3 dimensiones clave para una incorporación eficaz:

• 📊 Integración cultural
• 👥 Integración social
• 🛠 Integración profesional

A continuación, utilizaría estas dimensiones para

• 1) estructurar todo el proceso y
• 2) evaluar sus resultados con respecto a (siga leyendo para conocer las conclusiones).

"Muchas empresas cometen el error de prestar poca atención a la creación de relaciones. Sin embargo, es uno de los motores más significativos de una experiencia positiva de incorporación (y del lugar de trabajo en general)."

De ahí que el aspecto de integración social en DataGuard haya resultado especialmente fuerte, conectando a la gente más allá de departamentos y ubicaciones.
Algunos ejemplos:

• 👥 Incorporación en grupo - Los nuevos empleados que empiezan al mismo tiempo se agrupan automáticamente. Esto ayuda a crear relaciones significativas más allá de los equipos y desde el principio - Especialmente conectando a personas en una situación similar y con problemas similares.
• 👋 Reunión de bienvenida de los fundadores - para que se conozcan y creen cercanía desde la primera semana.
• 🧑 Programa de incorporación buddy que conecta a los recién contratados con su buddies y guía a ambos a lo largo del proceso.

Una estructura central que une los puntos

Los recursos internos de DataGuard están dispersos en diferentes servidores Sharepoint y otras herramientas. Zavvy combina todas estas fuentes mediante un calendario claro y coherente, y guía a los nuevos empleados a través de ellas.

"Crear el proceso de incorporación resulta muy natural, ya que basta con arrastrar y soltar para incrustar el contenido", recuerda Matea.

La estructura es modular:

• Un proceso de incorporación a la empresa igual para todos
• Trayectorias de integración por departamentos creadas por los propios departamentos
• Viajes relacionados con la función que profundizan aún más

Con una hoja de ruta clara día a día, los nuevos empleados obtienen un plan transparente de lo que pueden esperar y cuándo, junto con el contenido y la información necesarios incorporados en todo momento.

Y esa estructura es motivadora:

"Poder ir tachando tareas durante el proceso ayuda a crear satisfacción y a darse ese empujón extra de motivación. Ver todos los pasos que han completado los nuevos contratados les da además una sensación de orgullo, satisfacción y logro."

Más allá de la incorporación: Una comunicación interna más atractiva y eficaz

Un gran problema al trabajar en un entorno de software de ritmo rápido:
El producto se actualiza constantemente. Pero, especialmente los equipos de ventas y atención al cliente, tienen que estar al tanto de estos cambios todo el tiempo.

Por eso, el equipo de marketing de productos de DataGuardutiliza Zavvy para enviar mensualmente actualizaciones de productos a toda la empresa. ¿Cuáles son las ventajas?

• Saber quién ha hecho qué
• Enviar recordatorios automáticos junto con una fecha de vencimiento
• Acceda a los conocimientos en cualquier momento y encuéntrelos fácilmente al cabo de los meses
• Recibe las notificaciones en MS Teams, justo donde están las personas
• Aumentar la motivación para completar las tareas a través de un progreso visible

Resultado: Reducción del plazo de producción en un mes y resultados constantes en todas las ubicaciones.

‍

"La incorporación solía ser algo que los nuevos empleados tenían que organizar por sí mismos. Ahora es una experiencia claramente estructurada, donde el contenido se entrega secuencialmente en una línea de tiempo para que la gente no se sienta abrumada y se mantenga motivada."

Pero los resultados de su estudio incluso sorprendieron un poco al equipo de Zavvy :

No había absolutamente ninguna diferencia en la forma en que los nuevos empleados valoraban su experiencia de incorporación, tanto si trabajaban en la sede central, en una de las sedes más pequeñas o de forma completamente remota. 

"En lugar de 3-4 meses, ahora los nuevos empleados son plenamente productivos en 2 meses. Pero lo que más me sorprendió fue el hecho de que había entre los nuevos empleados que trabajan a distancia o en una de nuestras oficinas. oficinas: Todos se sentían igual de integrados: social, cultural y profesionalmente."

Los resultados de un vistazo:

• 🚀 Incorporación más rápida: Los nuevos empleados se ponen al día un mes antes. Al cabo de una semana, los nuevos empleados ya tienen una idea muy clara del producto, los departamentos y el funcionamiento.
• Todas las fuentes en un solo lugar: Todos los conocimientos están ahora combinados e integrados en un único y significativo viaje.
• 🏝 Una experiencia de incorporación consistentemente sólida en todas las ubicaciones: No hubo diferencias estadísticas entre ubicaciones o estados remotos.
• ❤️ Una experiencia que gusta a los nuevos empleados: "Los comentarios son siempre positivos y superan las expectativas", "La incorporación es muy sólida; sin duda, una buena práctica".
• 💬 Más allá del onboarding, una forma de impulsar las actualizaciones internas continuas y la comunicación a toda la empresa.

‍