Cuando una empresa pasa de 60 a 100 empleados en sólo un año, algunos procesos tienen que cambiar. Y la incorporación de empleados es uno de ellos.
Fundada en 2018, Alasco tiene la misión de permitir a los propietarios de bienes raíces maximizar su ROI y minimizar su huella a través de flujos de trabajo y decisiones basadas en datos. Y la startup con sede en Múnich parece tener bastante éxito en ello.
Este éxito también se refleja en el número de personas que trabajan continuamente en Alasco:
Hasta finales de 2022, el plan es crecer hasta superar los 280 empleados. Todo ello mientras se pasa de un modelo de trabajo prepandémico de solo oficinas a otro híbrido.
En los inicios de la empresa, la incorporación no había sido un gran problema:
Cuando se incorporaba un nuevo empleado, recibía una presentación personal exhaustiva de todos los temas importantes, desde conocimientos del sector hasta demostraciones de productos y una inmersión profunda en la visión y la misión de Alasco. Todas estas presentaciones corrían a cargo de compañeros. Además, el sistema HRIS enviaba entre 5 y 10 correos electrónicos con tareas administrativas, enlaces a páginas importantes y listas de comprobación para que los nuevos compañeros las revisaran en sus primeras semanas.
Aunque puede que no fuera la solución de experiencia creativa del mundo, funcionó bien en su momento.
Pero una vez que la empresa tuvo que hacerse remota y, al mismo tiempo, pasar a una fase de rápido crecimiento, fue difícil seguir el ritmo de todos los nuevos incorporados y ofrecer a todos la misma experiencia de alta calidad.
- En las reuniones de incorporación en línea, la participación no era tan alta: La gente dudaba más a la hora de hacer preguntas y la experiencia parecía unilateral.
- La falta de estructura se hizo más evidente: Muy poca orientación, muy poca visión de conjunto. Muchas reuniones no llegaron a celebrarse. Las listas de control y los enlaces se perdieron en las bandejas de entrada.
- A medida que aumentaba el número de nuevos afiliados cada mes, también lo hacía la cantidad de esfuerzo manual necesario para las reuniones, repitiendo las mismas cosas una y otra vez.
"Teníamos que crear un proceso de incorporación más sistemático y estructurado. Nuestra prioridad era asegurarnos de que todos los empleados siguieran los mismos pasos. Y enviar un montón de correos electrónicos no resultaba una experiencia divertida ni agradable".
Un proceso de incorporación más ágil se convirtió en un OKR clave para su departamento de RRHH.
"En selección de personal, siempre hablamos de experiencia del candidato. Pero una vez que alguien empieza, a menudo se le deja completamente solo. Si tenemos en cuenta el periodo de prueba, la incorporación es una parte importante de esa experiencia global. En el mercado laboral actual, no es fácil encontrar grandes talentos. Y descuidar esta conexión es un error".
Una nueva herramienta de incorporación para Alasco debía cumplir una serie de requisitos fundamentales:
La solución se reduce a 3 pilares principales:
Un proceso sistematizado que es la misma experiencia, igual y coherente para cada empleado. Todos reciben la misma información general, con una configuración de herramientas que funciona para todos.
Cada equipo tiene sus propias necesidades de incorporación. Ventas, ingeniería, marketing son fundamentalmente diferentes. Y sus trayectorias lo reflejan, poniendo al día a los nuevos miembros del equipo sobre las herramientas individuales, las mejores prácticas y otras garantías funcionales.
En lugar de poner sobre la mesa una herramienta más, Zavvy las combina todas en un único lugar. El resultado:
...que incrustan directamente vídeos de imagen de empresa de Youtube, y vídeos de introducción de fundadores realizados en Loom, encuestas de opinión de Typeformy documentos de Google Drive. Además, se envían mensajes atractivos a través de Slack.
...que ofrece a la gente elementos escalonados, un progreso visible y una sensación de logro. El contenido anteriormente estático en Google Drive y Notion, "ahora se siente como un viaje real".
"La Slack integración es genial, y queremos sacarle todo el partido: Desde la creación automática de canales para nuevas cohortes hasta el recordatorio y la participación de todas las partes implicadas."
Desde el punto de vista de la productividad, sobre todo los viajes específicos de los equipos están dando sus frutos:
Los nuevos empleados son ahora productivos en 2 semanas, en lugar de 4.
Y además de la productividad, está la experiencia:
"Estoy muy orgulloso de nuestra experiencia. Nuestro objetivo era mejorar la experiencia del candidato y crear un proceso innovador. Y lo hemos conseguido. ¡Los comentarios que estamos recibiendo de los nuevos compañeros son estupendos!" afirma Nina.
Lo que más valoran los recién contratados es 1) la estructura clara, 2) la rica mezcla de formatos atractivos y 3) el progreso visible.
Otra ventaja es que ahora los usuarios pueden decidir con flexibilidad cuándo repasar los contenidos y hacerlo en su propio tiempo, en lugar de estar atados a un calendario fijo.
Desde el punto de vista de People Ops, Zavvy les permitió ahorrar horas cada mes, automatizando partes repetitivas del proceso. De este modo, el equipo puede estar seguro de que todo el mundo obtiene una experiencia sólida, sin tener que preocuparse de invitaciones, recordatorios, reuniones, compliance ni nada por el estilo.
Estadísticas clave:
- 4,7/5 de valoración media de los recién llegados, a los que les encanta el nuevo proceso de incorporación a la empresa. Alasco
- Reduzca a la mitad el tiempo de productividad
- Mejora general de la experiencia del candidato
- Ahorro mensual de horas de incorporación manual
- Los usuarios reciben toda la información que necesitan para empezar a trabajar de inmediato.
Al igual que Zavvy, Alasco considera que la incorporación híbrida (remota y presencial) es la base del éxito de sus empleados. De cara al futuro, tienen previsto aprovechar todo el potencial de conexión de Slack, incorporar a 20 personas al mes y centrarse más en transmitir sus valores organizativos de forma remota.
Con el lanzamiento de la sincronización automática de datos de Zavvy con Personio, incluso las invitaciones y las asignaciones pueden preconfigurarse ahora.
E independientemente de si van a contratar a 200 personas o a 2000 el año que viene, pueden afrontar el reto con tranquilidad.
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