Herausforderungen bei der HR-Automatisierung: 9 Hindernisse bei der digitalen Transformation, die Sie kennen müssen

Erwägen Sie die Einführung von HR-Automatisierung in Ihrem Unternehmen? Sie sind nicht allein.

In einer von der Unternehmensberatung McKinsey bei ausgewählten Unternehmen durchgeführten Umfrage gaben 56 % der Befragten an, dass sie KI-Technologien in mindestens einer Funktion eingesetzt haben. Von den Befragten, die Automatisierung im Personalwesen eingeführt haben, berichteten 40 % von Kosteneinsparungen von mehr als 20 %. 

SHRM befragte auch seine Mitglieder und fand heraus, dass etwa ein Viertel der Befragten intelligente Automatisierung zur Unterstützung personalbezogener Aufgaben eingesetzt hatte. 

Auch wenn die digitale Transformation viele Vorteile mit sich bringen kann, ist es wichtig, sich der potenziellen Herausforderungen bewusst zu sein, die sich daraus ergeben können. Von Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bis hin zu Kostenüberlegungen - diese neun Herausforderungen der HR-Automatisierungstechnologien sind Hindernisse, auf die Sie achten sollten.  

🤖 Was ist Personalautomatisierung?

Die Automatisierung des Personalwesens umfasst Tools, die sich wiederholende manuelle Aufgaben in der Personalverwaltung automatisieren, einschließlich Onboarding, Schulung, Feedback und Entwicklung.

Einige der Hauptziele von Automatisierungsbemühungen und HR-Automatisierungstools sind:

• Befreien Sie sich von der Last, sich wiederholende und banale Arbeitsaufgaben zu erledigen.
• Eliminieren Sie manuelle Fehler, insbesondere bei sensiblen Aufgaben, die unter das Arbeitsrecht fallen, wie Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen.
• Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugang zu HR-Diensten rund um die Uhr.
• Förderung einer nahtlosen und sinnvollen Zusammenarbeit.
• Ermöglichen Sie es People Ops, mehr strategische Aufgaben zu übernehmen, anstatt sich ausschließlich auf administrative Aufgaben zu konzentrieren. 
• Ermöglichen Sie Prozessverbesserungen für komplexe Prozesse mit einer dichten Reihe von Aktivitäten und mehreren Beteiligten.

Grundsätzlich ist die Automatisierung der Personalverwaltung nicht dazu gedacht, die menschliche Interaktion vorzuprogrammieren, sondern den Menschen den Rücken frei zu halten, damit sie sinnvollere berufliche Beziehungen eingehen können.

😟 Welches sind die 9 wichtigsten Herausforderungen der HR-Automatisierung?

Bei den Personalabteilungen liegen die Hauptschwierigkeiten darin, den technologischen Fortschritt mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen.

Bei so vielen konkurrierenden Technologien und Tools, die unterschiedliche Funktionen erfüllen, ist es verständlich, dass sich Personalabteilungen von all den Möglichkeiten überfordert fühlen können.

Laut einer McKinsey-Umfrage zur digitalen Transformation hatten Unternehmen, in denen Mitarbeiter in Schlüsselpositionen zusammenarbeiteten, um den Erfolg der digitalen Transformation sicherzustellen, eine 1,8-mal höhere Erfolgsquote als Unternehmen, die dies nicht taten. Darüber hinaus lag die Erfolgsquote derjenigen Unternehmen, deren Geschäftsleitung kein Gefühl der Dringlichkeit bei der Umsetzung der digitalen Transformation förderte, bei nur 12 Prozent.

Finanzierung von KI-Initiativen

Leider verfügen viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nicht über genügend Ressourcen, um KI-Lösungen zu entwickeln. Bei denjenigen, die Budgets für die Automatisierung bereitstellen, messen die Managementteams ihr möglicherweise nicht so viel Bedeutung bei wie der Produktentwicklung und Marketingkampagnen. 

KI-Investitionen sind anfangs oft kostspielig, da einige alte Technologien überholt werden müssen.

Die gute Nachricht ist, dass es eine wachsende Zahl von abonnementbasierten Lösungen gibt, die SMBs erkunden können. 

Viele Tools bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie einige ihrer Funktionen ausprobieren können, bevor Sie sich für eine teurere Softwarelösung entscheiden.

Integration von KI-Lösungen in bestehende interne Infrastrukturen

Bei dieser Herausforderung kann ein interner Automatisierungsexperte am besten helfen. Es ist wichtig, das aktuelle digitale Ökosystem des Unternehmens zu verstehen und zu wissen, wie sich die neuen Tools in dieses integrieren lassen. 

Außerdem müssen die Unternehmen bereit sein, sich bei Bedarf von ihren Altsystemen zu trennen. 

Tatsächlich sind alte technische Infrastrukturen am anfälligsten für Cyberangriffe, weil sie veraltete Cybersicherheitslösungen einsetzen.

Einige der Fragen, die HR-Unternehmen ihren Automatisierungsanbietern stellen müssen, sind:

• Wie wird der Integrationsprozess aussehen? 
• Wie sicher sind unsere Dateien während der Umstellung?
• Welche anderen Arten von Technologien unterstützt diese Plattform?

Mangelnde Skalierbarkeit

Einige der Anzeichen dafür, dass ein HR-System sich nicht weiterentwickelt und die Expansion des Unternehmens nicht unterstützt, sind:

• Es ist immer noch hauptsächlich manuell, einschließlich der Möglichkeit für die Mitarbeiter, ihre eigene Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung zu verwalten.
• Es gibt keinen Spielraum für Flexibilität, z. B. für die Unterbringung verschiedener Arten von Arbeitnehmern wie Freiberuflern und Auftragnehmern.
• Die Systeme sind nicht synchronisiert, und ihre Aufgaben überschneiden sich. So können Sie beispielsweise ein Tool für die Schulung und die Entwicklung von Fähigkeiten und eines für das Feedback verwenden. Aber Sie können das Feedback zur Wirksamkeit der Schulung nicht mit dem Entwicklungs- und Schulungswerkzeug synchronisieren. 
• Es gibt keine konsequente Prüfung der Prozesse, um festzustellen, ob sie rationalisiert/automatisiert werden können.
• Es gibt keine Pläne für den Wissenstransfer und die Ausfallsicherheit im Falle eines Mitarbeiterwechsels.

Aus diesen Gründen müssen die Personalabteilungen eine klare Automatisierungsstrategie haben, bevor sie irgendwelche Initiativen umsetzen.

Teure und komplexe IT-Unterstützung 

Mit der zunehmenden Beliebtheit von abonnementbasierter Software-as-a-Service (SaaS) haben Unternehmen mehr Freiheit, mit verschiedenen Plattformen zu experimentieren. Diese Entwicklung ist auch eine gute Möglichkeit für HR-Teams, potenzielle Anbieter zu bewerten. Einige der Fragen, die Unternehmen zur Bewertung von Lösungsanbietern verwenden können, sind:

• Was sind Ihre Kundendienstleistungen? Wie können wir Sie in Notfällen erreichen?
• Wie oft schulen Sie Ihre Kunden, wenn neue Updates herauskommen, und sind diese kostenlos?
• Was sind Ihre Pläne für die Cybersicherheit?

Einige Anbieter haben versteckte Gebühren oder geben nicht offen an, wie viel zusätzliche Funktionen kosten können, einschließlich Erweiterungen und Fehlerbehebung.

Verwaltung der Lieferanten

HR-Systeme können je nach den Bedürfnissen des Unternehmens von verschiedenen Anbietern stammen. 

Neben den Technologieanbietern müssen sich die Unternehmen auch mit den Anbietern von Dienstleistungen wie Büro- und Ausrüstungslieferanten auseinandersetzen. In diesem Bereich kann die Automatisierung den größten Nutzen bringen, da viele Aufgaben programmiert werden können, z. B. Bestands- und Lieferkettenkontrollen.

Die größte Herausforderung besteht darin, ein vielseitiges Tool auszuwählen, das für verschiedene Arten von Anbietern geeignet ist. Andernfalls kann es sehr zeitaufwändig sein, die einzelnen Lieferanten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die Erwartungen konsequent erfüllen.

Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz

Laut der McKinsey-Umfrage " The state of AI" aus dem Jahr 2022 sehen die meisten Unternehmen die Cybersicherheit als ihr größtes Hindernis für die Automatisierung an, da Cyberangriffe seit 2019 weiter zugenommen haben. 

Für Personalsysteme sind Datenschutzverletzungen verheerend, da diese Dateien sensible Mitarbeiterinformationen enthalten, darunter Adressen und Leistungsbewertungen. 

Abgesehen von Cyberangriffen müssen die Personalabteilungen ein Gleichgewicht zwischen dem Kundenservice für die Mitarbeiter und der Wahrung ihrer Privatsphäre finden, insbesondere im Hinblick auf die Gesundheitsfürsorge.

Cybersicherheit sollte eines der wichtigsten Verkaufsargumente für jedes Automatisierungssystem sein, einschließlich End-to-End-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter ständig geschult werden, damit sie sicher und verantwortungsbewusst mit digitalen Systemen umgehen können.

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Compliance betrifft

Nichts macht den Personalabteilungen mehr Angst als compliance Schluckauf, sei es durch Fehler bei der Steuererklärung oder durch zu niedrige Zahlungen. Erschwerend kommt hinzu, dass es in den verschiedenen Ländern unterschiedliche arbeitsrechtliche Vorschriften gibt. 

So kann beispielsweise jeder Staat in den USA seine eigenen Gesetze erlassen, und diese können sich schnell ändern. 

Viele HR-Teams verfügen über verstreute Ressourcenzentren für Informationen über Rechtsvorschriften. Schlimmer noch, diese Portale sind oft nicht so aktuell, wie sie sein sollten. 

Mehrere Tools für die Datenerfassung und Berichterstattung

Da sich die verschiedenen Arten von Technologien unterschiedlich schnell entwickeln, ist es verständlich, dass HR-Systeme möglicherweise separate Dashboards für spezifische Anforderungen benötigen. Es ist jedoch wichtig, bestehende Tools regelmäßig zu bewerten oder den Markt nach Systemen zu durchsuchen, die mehrere komplexe Aufgaben bewältigen können. Oft tun viele Softwarelösungen im Wesentlichen das Gleiche. 

Ein weiterer Nachteil getrennter Systeme besteht darin, dass es keine standardisierte Berichtsmethodik gibt. Dies macht es für Unternehmen schwierig, Daten effektiv zu sammeln und genaue Berichte zu erstellen. Die HR-Teams müssen herausfinden, welche Lösung für sie am besten geeignet ist, und ihre Systeme darauf aufbauen.

So können Sie beispielsweise ein Tool für Ihren Onboarding-Prozess und ein anderes für Mitarbeiterumfragen verwenden. Aber Sie können die Ergebnisse Ihrer Onboarding-Umfrage nicht mit Ihren Onboarding-Berichten verknüpfen, die über das Onboarding-Tool erstellt werden. 

Kompliziertes Management des Lebenszyklus von Mitarbeitern

Allein in der Einführungsphase können die Mitarbeiter in überflüssigem Papierkram ertrinken, der zu viel Zeit und Mühe erfordert. Diese Praxis ist nicht nur frustrierend für neue Mitarbeiter, sondern erhöht auch den manuellen Aufwand für die Mitarbeiter. 

Stattdessen müssen sich die HR-Teams auf ein ganzheitliches ERP-Tool ( Enterprise Resource Planning ) konzentrieren, das alle Prozesse auf einem Dashboard rationalisieren kann. Wenn sie keine Erfahrung mit solchen Tools haben, können sie professionelle Hilfe von einem vertrauenswürdigen ERP-Beratungsunternehmen in Anspruch nehmen, um ihre Tools zum Laufen zu bringen.

Tools zur Verwaltung von Mitarbeitererfahrungen müssen nicht kompliziert sein. Sie müssen nur benutzerfreundlich, zugänglich und einfach zu bedienen und zu warten sein.

😱 3 Hauptgründe , warum nicht automatisierte HR-Prozesse ein Problem sein können

Auch wenn es bei jedem Projekt zur digitalen Transformation mehrere Hindernisse gibt, lohnt es sich, potenzielle Automatisierungslösungen zu erkunden. 

Laut SHRM gaben beispielsweise 69 % der Unternehmen, die die Automatisierung bei der Personalbeschaffung nutzen, an, dass sich ihre Durchlaufzeiten bei der Besetzung von Stellen verbessert haben.

Abgesehen von langfristigen Kosteneinsparungen können die folgenden Probleme eskalieren, wenn die HR-Prozesse nicht automatisiert werden:

• Fehleranfällig. Einige Versäumnisse sind verzeihlich, andere nicht so sehr. Im Haushaltsjahr 2021 stellte das US-Arbeitsministerium fest, dass die durchschnittlichen Lohnrückstände (nicht gezahlte Gehälter) dem Wert von drei Wochen Arbeit entsprachen. Dieser Vorfall ist der Grund, warum die Lohnbuchhaltung eine der ersten Funktionen sein sollte, die automatisiert wird.
• Effizienzverluste. Mindestens 45 % der sich wiederholenden Arbeitstätigkeiten können durch Automatisierungssoftware erledigt werden, wodurch sich die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter verringert. Einige Unternehmen verlieren monatelang Arbeit durch mühsame Tätigkeiten, die ein RPA-Algorithmus (Robotic Process Automation) in wenigen Minuten hätte erledigen können. Darüber hinaus fühlen sich Mitarbeiter ausgebrannt, wenn sie ihre Schichten verlängern müssen, um manuelle Prozesse zu erledigen.

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• Schlechte Erfahrungen bei der Bewerbung. Der Einstellungsprozess ist die beste Werbekampagne eines Unternehmens. Je nachdem, wie das Unternehmen den Bewerbungsprozess handhabt, können die Bewerber einen bleibenden Eindruck von ihm gewinnen. Die meisten Arbeitssuchenden meiden Personalvermittler oder geben schlechte Bewertungen ab, wenn sie das Gefühl haben, dass der Prozess zu kompliziert ist oder es ihm an Transparenz fehlt.

🤔 Ist Automatisierung die Antwort? Nur wenn sie richtig gemacht wird

Die Antwort lautet ja und nein. 

Alles hängt davon ab, wie sehr ein Unternehmen bereit ist, sein Geschäft zukunftssicher zu machen. 

Die Durchführung von Automatisierungsprojekten erfordert eine sorgfältige Planung und Investition. Diese Bemühungen beginnen damit, dass die Unternehmensleiter herausfinden, wie sie ihr Unternehmen weiterentwickeln wollen. 

Umwälzungen sind unvermeidlich, aber das Überleben eines Unternehmens hängt in hohem Maße von seiner Fähigkeit ab, den Wandel zu bewältigen. 

Bevor Sie ein HR-Automatisierungsprojekt in Angriff nehmen, müssen Sie den Bedarf Ihres Unternehmens ermitteln und sich auf eine Lösung nach der anderen konzentrieren (agile Methodik). Vergessen Sie auch nicht, dass die Führung und die Mitarbeiter mitziehen müssen.

Die Automatisierung funktioniert nur, wenn Ihr Unternehmen sich auf einen holprigen Weg eingestellt und vorbereitet hat. 

Mit Zavvy erhalten Sie nicht nur ein Software-Tool, sondern einen Partner, der Sie auf Ihrem Weg begleitet und Ihnen hilft, Ihre spezifischen Herausforderungen zu meistern. 

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