21 dicas de avaliação de desempenho para construir a excelência na sua organização

As avaliações de desempenho podem ser vistas como um mal necessário, tão tentador como ir ao dentista, ou como a ferramenta mais poderosa para capacitar a sua equipa e ultrapassar os seus objectivos.

Temido? Muitas vezes. Subestimado? Sempre. 

É altura de encarar as avaliações de desempenho como trampolins e não como dias de julgamento. 

Este guia oferece 21 sugestões de avaliação do desempenho para melhorar o feedback, motivar o crescimento e posicionar as avaliações como pedras angulares do sucesso.

Dica 1: Fazer os trabalhos de casa com antecedência (vir preparado)

Uma avaliação de desempenho bem sucedida começa antes da data da reunião. Certifique-se de que conhece o trabalhador, incluindo:

• a descrição das suas funções e tarefas;
• os resultados das avaliações de desempenho anteriores;
• o seu desempenho durante o último período (se for caso disso, os progressos realizados em relação a objectivos de desempenho específicos);
• o seu próprio feedback sobre como é trabalhar com eles;
• se aplicável: feedback dos colegas de equipa e dos clientes;
• todos os resultados e dados que pretenda utilizar para defender um ponto de vista; 
• factores que podem ter afetado os seus resultados, tanto dentro como fora do seu controlo (exemplos: necessidade de assumir tarefas adicionais devido a falta de pessoal, baixa por doença, férias);
• quaisquer controvérsias ou conflitos em que possam ter estado envolvidos.
• até que ponto seguiram o plano de ação acordado na última reunião de desempenho;
• sugeriram acções para melhorar o seu desempenho no período seguinte;
• potenciais percursos profissionais.

Este passo é essencial se for gestor de uma equipa maior ou se não passar muito tempo a trabalhar perto dos seus empregados. 

Mas mesmo que conheça o carácter de cada funcionário e a forma como trabalha em equipa, é essencial analisar os indicadores de desempenho reais para evitar preconceitos.

Além disso, não é o único que deve aparecer preparado - o seu empregado também deve. Diga-lhe exatamente como espera que ele se prepare para a reunião.

Eis algumas coisas que lhes pode pedir para fazerem:

• Explicar o que foi alcançado durante o último período de avaliação, com exemplos ou dados que o justifiquem.
• Explicar quais os objectivos que não foram atingidos e porquê.
• Partilhe o que mais gosta na sua função.
• Partilhar onde se vêem daqui a um ano.
• Reflictam sobre o seu desempenho e elaborem uma lista de três aspectos com que se sentem satisfeitos e um aspeto que pretendem melhorar.
• Indicar as suas necessidades de aprendizagem e desenvolvimento, incluindo qualquer formação específica que deseje seguir, e motivar a forma como esta o ajudará no desempenho das suas funções.
• Motivar qualquer apoio e orientação adicionais de que necessitem da sua parte e da direção.
• Ter pelo menos 5 perguntas ou estar pronto para fazer um brainstorming sobre o próximo período.
• Definir objectivos para o período seguinte.

Dica 2: Garantir o alinhamento das expectativas

Uma comunicação clara acalma os nervos. 

O caso extremo: se o seu empregado for convocado para uma reunião sem saber o motivo, pode recear estar prestes a ser despedido - quando, na realidade, se trata apenas de uma avaliação de desempenho. 

Quanto mais definir as expectativas, melhor. Se o seu empregado souber o que o espera, é mais provável que esteja totalmente presente, que se abra e discuta, e que aceite o feedback em vez de esperar que a bomba caia.

É importante comunicar que a reunião de avaliação do desempenho permite a ambos:

• Refletir e avaliar o período passado.
• Discutir o desempenho profissional.
• Analise os pontos fortes do seu empregado.
• Abordar as suas potencialidades e carreiras na empresa.
• Estabelecer objectivos para o próximo período de avaliação.
• Se for caso disso, definir objectivos de carreira a longo prazo.
• Discuta as necessidades de desenvolvimento, se precisam de recursos adicionais e o que pode ser melhorado.

Estas são algumas dicas de alto nível. Não hesite em ajustar e incluir mais pormenores no convite para a reunião. Informe o seu empregado que esta reunião é para o ajudar a atingir o seu potencial máximo. 

🛡️ Sugestão 3: Estar preparado para responder a questões ou preocupações

Dependendo do que aconteceu durante o último período de avaliação, é possível antecipar algumas das perguntas. 

Teve muito trabalho inesperado de última hora? 

Perdeu um cliente importante? 

Contratou e aumentou a equipa? 

É natural que os seus empregados façam perguntas sobre estes temas. Dito isto, não faz mal não ter todas as respostas - acompanhe tudo o que não sabe e volte a falar com os seus empregados sobre o assunto.

‍‍‍🗣️ D ica 4: Mantenha-se aberto aos contributos dos funcionários e garanta uma conversa nos dois sentidos

Esta reunião é, antes de mais, para o seu empregado. 

Agradeça os comentários que lhe fizerem sobre o fluxo de trabalho ou a equipa. 

Além disso, aplique a dica 1 (comunicar como espera que o seu empregado se prepare), especialmente para os empregados que não são muito faladores. 

Dica 5: Apoiar qualquer afirmação com exemplos concretos

Se quiser demonstrar um ponto de vista, certifique-se de que tem um exemplo concreto ou dados para apontar. As declarações e sentimentos vagos correm o risco de criar confusão ou conflito. Além disso, seja claro quanto à forma como pretende enquadrar a situação ou o acontecimento para enfatizar o seu ponto de vista. 

✍🏻 Consulte as nossas listas com curadoria de mais de 40 exemplos de feedback construtivo e 45 exemplos de feedback de desempenho (para todos os níveis de desempenho).

Para aqueles que vão muito além das suas funções, consulte mais de 40 exemplos de avaliação de desempenho que excedem as expectativas.

⚖️ Sugestão 6: Seja equilibrado - Discuta os pontos fortes e as áreas a melhorar

Enquanto algumas empresas se concentram apenas no que correu bem (revisões de avaliação de desempenho baseadas em pontos fortes), uma avaliação de desempenho envolve normalmente feedback positivo e críticas construtivas. 

Por isso, se pretender efetuar uma avaliação tradicional do desempenho, apresente ambas. 

Eis alguns exemplos de como discutir áreas de melhoria: 

• No ano passado, fizeram um esforço suplementar! As vossas pontuações foram das melhores que já vi. Até agora, este ano, os seus números não estão a acompanhar. Houve alguma alteração que esteja a causar isto?
• Desde que X ocorreu, as vossas pontuações baixaram. Infelizmente, não podemos voltar atrás no tempo, mas há alguma coisa que possamos fazer para voltar ao bom caminho?
• Reparámos que o seu rendimento tem sido um pouco menor nas últimas semanas. Precisa de uma pausa ou de uma mudança de ritmo para o ajudar a recarregar as baterias?

🧑‍🎓 Se você e os seus colegas gestores quiserem aperfeiçoar as suas competências em matéria de dar e receber feedback, consulte o nosso artigo sobre formação em feedback. 

Dica 7: Ser honesto mas empático

Todas as pessoas aceitam as críticas construtivas de formas diferentes. 

Muitas pessoas associam a crítica ao castigo, uma vez que isso acontece normalmente na infância: se chegarmos a casa demasiado tarde, temos de ficar em casa na noite seguinte. Este processo é muitas vezes subconsciente, fazendo com que as pessoas congelem ou se defendam.

Alguns trabalhadores podem ser mais sensíveis em função de experiências negativas anteriores ou recentes. 

Por exemplo, se alguém foi vítima de bullying na escola, pode achar que as críticas são um desafio. 

Ou se acabaram de terminar uma relação, podem levar as coisas a peito e não ter espaço para críticas construtivas.

É por isso que a empatia é essencial nas avaliações de desempenho. 

Ao mesmo tempo, é preciso ser honesto e levantar questões.

Dica 8: Fazer as perguntas certas

A aplicação de algumas competências de coaching permite-lhe tirar maior partido da avaliação do desempenho. 

Um exemplo é a utilização de perguntas abertas para encorajar o seu empregado a falar livremente. 

Alguns exemplos:

• Onde é que se vê daqui a um ano?
• O que é que acha que contribuiu para a situação X?
• Como se sente em relação às suas novas áreas de responsabilidade?
• O que é que pode fazer da próxima vez para evitar que a situação Y aconteça?

Outro tipo de pergunta poderosa incentiva o seu empregado a ir mais fundo. 

Muitas vezes, a nossa primeira resposta a uma pergunta é um mero reflexo e a forma como estamos habituados a responder. Quando nos pedem para dar um passo em frente, somos obrigados a sair dos nossos padrões de pensamento habituais. 

É nesta altura que podem surgir ideias notáveis!

Pode utilizar perguntas do tipo:

• E depois?
• O que é que receia que aconteça se a situação x ocorrer?
• O que mais pode ser verdade aqui?
• Que mais sentiste? 

Confira mais de 70 perguntas sobre a melhor avaliação de desempenho para a sua próxima avaliação.

🛠️ Sugestão 9: Sugerir linhas de ação e formas de melhorar

Já falámos sobre a importância de vir bem preparado para a reunião. Isso inclui a apresentação de potenciais medidas de ação e estratégias de melhoria. 

É claro que quer envolver o seu empregado no desenvolvimento de estratégias para o motivar a executar. Mas estar preparado evita que se esqueça e adie os planos de ação para melhorar.

🏅 Dica 10: Não te esqueças de reconhecer as conquistas

Da mesma forma, concentrar-se apenas nas áreas a melhorar pode fazer com que os seus empregados se sintam desanimados. Todas as pessoas são diferentes, e algumas podem facilmente ignorar o facto, enquanto outras podem sentir falta de motivação e, consequentemente, começar a ter um desempenho inferior. 

É essencial que seja genuíno quanto à importância das realizações e que tenha a certeza do contributo do trabalhador. 

Não quer acabar por elogiar algo que o colega fez.

 Dica 11: Não conclua a conversa sem um plano preliminar para os próximos passos

Suponha que é novo na realização de avaliações do desempenho dos trabalhadores. Nesse caso, pode sentir-se aliviado depois de discutir os pontos fortes e as áreas a melhorar, e pode sentir-se tentado a terminar a reunião. 

No entanto, uma parte essencial das avaliações de desempenho eficazes, que define o tom para o próximo período de avaliação, é a elaboração de um plano para as etapas seguintes. 

O que espera que o seu empregado alcance durante o próximo período? Quais são os seus objectivos a curto e a longo prazo? 

Esclareça esses aspectos e sairá da reunião com clareza e uma sensação de avanço.

Dica 12: Termine a crítica com uma nota positiva

Terminar a avaliação com uma nota positiva ajuda os seus empregados a saírem da reunião entusiasmados e motivados. Pode compensar qualquer feedback difícil, fazer com que a sua equipa se sinta mais unida e trabalhe melhor em conjunto. 

Um exemplo de como pode comunicar que alguém excede as expectativas na área da liderança: 

"A última coisa que queria abordar hoje era a sua capacidade de liderança. Embora isso não afecte directamente o seu desempenho, beneficia toda a equipa. A sua capacidade e vontade de orientar as novas contratações nesta época foram notáveis e não passaram despercebidas. Está interessado em progredir na carreira, por exemplo, numa função de gestão?"

Dica 13: Adicione controlos informais do desempenho entre os ciclos de avaliação formal

Sabia que os empregados da Spotify têm encontros regulares com o seu diretor... durante um café? Não tem de ser mais complicado do que isso. 

Quando tem reuniões de avaliação formais que sabe como conduzir, é boa ideia incluir reuniões informais na mistura.

Os controlos casuais de desempenho fazem com que os seus empregados se sintam mais acarinhados, para além de se sentirem mais à vontade para trocar opiniões. 

A Microsoft é outro exemplo de um gigante tecnológico que se afastou das avaliações de desempenho tradicionais. No âmbito do sistema de gestão do desempenho da Microsoft, os gestores e os trabalhadores reúnem-se pelo menos duas vezes por mês e vão além do desempenho individual.

Para obter mais inspiração sobre a forma como as avaliações de desempenho são realizadas no Spotify, na Microsoft e noutras empresas, consulte os nossos estudos de caso pormenorizados sobre processos de pessoal de excelência - poderá ficar inspirado para fazer algo de uma forma completamente nova na sua empresa!

5 dicas de avaliação anual do desempenho para gestores

Se quiser manter as suas avaliações anuais de desempenho, aqui estão as nossas melhores dicas para gestores.

Verificar os resultados e objectivos da última revisão anual

Embora a verificação do último período deva ser a norma para todas as avaliações de desempenho, é ainda mais importante para as avaliações anuais. Por vezes, uma ou duas semanas não são suficientes para notar o crescimento. 

No entanto, deve registar progressos claros na avaliação anual do desempenho em comparação com a do ano anterior. 

Facilite a sua vida assegurando-se de que tem um sistema de revisão sólido, para que possa aceder facilmente a dados anteriores sem ter de procurar em 20 folhas de cálculo esquecidas numa unidade algures.

Verificar o progresso dos indicadores de desempenho e dos objectivos

Uma vez que o trabalho se traduz direta ou indiretamente em dinheiro, a maioria das funções tem indicadores de desempenho claros. Poderá não verificar os indicadores durante as revisões regulares e informais, mas isso é normalmente feito durante a revisão anual. 

Além disso, reserve um momento para avaliar se os indicadores de desempenho ainda são relevantes. 

Avaliam corretamente as realizações do trabalhador de acordo com a descrição das suas funções? 

Ou será que as suas tarefas mudaram desde a última vez, pelo que faz mais sentido utilizar outra métrica para futuras avaliações de desempenho?

Verificar o perfil de competências previsto e as expectativas de domínio das competências individuais

As competências vão para além das aptidões individuais - podem ser descritas como conjuntos de aptidões completas, incluindo aptidões duras e suaves, conhecimentos e características. Um exemplo é a liderança. Um bom líder precisa de possuir várias qualidades individuais. 

Devido à natureza complexa das competências em comparação com as métricas individuais, faz mais sentido avaliá-las anualmente, uma vez que levam mais tempo a desenvolver. 

🧑‍🎓 Saiba mais sobre modelos de competências no nosso guia detalhado.

Partilhar uma ordem de trabalhos pormenorizada antes da reunião

Para tornar a avaliação anual do desempenho uma experiência positiva e centrada no crescimento, informe os seus empregados sobre o que se espera deles. Isso ajuda a eliminar o nervosismo e o receio de um feedback negativo durante esta avaliação mais extensa e mais orientada para o desempenho.

Uma ordem de trabalhos pormenorizada também transmite expectativas. Você e o seu empregado devem estar tão preparados quanto possível para tirar o melhor partido da avaliação anual. Consulte a dica 2 sobre alinhamento de expectativas acima para se inspirar.

Incluir revisões informais frequentes ao longo do ano

As revisões frequentes e mais informais ajudarão a reduzir a pressão sobre as revisões anuais e a deixar os trabalhadores mais à vontade.

✍️ 3 Conselhos para redigir uma avaliação do desempenho

Utilizar uma linguagem clara e compreensível

Uma avaliação de desempenho deve ser clara, não inteligente. Certifique-se de que escreve o jargão do sector que pode não ser familiar para o seu empregado para evitar ambiguidades. Utilize formas de formular o feedback que sejam directas ao assunto. 

Basear a revisão em experiências em primeira mão

Naturalmente, enquanto gestor, não testemunhou pessoalmente tudo o que os seus empregados fizeram. Mas certifique-se de que baseia a avaliação em dados, eventos verificados ou coisas que observou em reuniões, em vez de rumores soltos. 

A última coisa que quer é que os membros da sua equipa se sintam acusados de algo que não fizeram!

Oferecer apoio ao crescimento

A avaliação do desempenho deve conter feedback e sugestões claras sobre a forma de apoiar os seus empregados. Desta forma, sentir-se-ão apoiados e reconhecidos, o que constitui uma das qualidades mais importantes para a satisfação dos trabalhadores. 

✍️ Para mais inspiração e ideias práticas, consulte o nosso guia completo sobre como redigir uma avaliação de desempenho.

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Como parte do nosso software de avaliação do desempenho, também oferecemos cursos de formação para gestores. 

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