Como (e porquê) iniciar um programa eficaz de competências cruzadas

Se há uma lição que a Grande Demissão nos ensinou, é que é necessário um plano de recurso para quase todos os empregados.

Meg Hellerstedt, Presidente da Sylvane, partilha a sua experiência de gestão de uma empresa de retalho durante o período da Grande Demissão. Segundo ela,"a perda súbita de empregados e a dificuldade de contratar novos foram um grande impedimento para continuar a atividade como habitualmente".

Imagine um cenário em que dois membros importantes da equipa de produtos se demitiram e toda a equipa não sabe como proceder com o lançamento do produto seguinte. Está a lutar para encontrar um substituto.

Por último, quando se encontra um substituto, ninguém dos restantes membros da equipa pode transmitir conhecimentos aos novos membros, uma vez que não têm um conhecimento profundo do que esses dois membros faziam. Isto resulta numa perda de produtividade tanto para os novos membros como para toda a equipa. Definitivamente, não é uma boa situação para se estar.

Pode evitar cair na armadilha de tais cenários, acrescentando iniciativas de competências transversais ao seu programa de aprendizagem e desenvolvimento. A formação em competências cruzadas é uma excelente estratégia para criar equipas mais resilientes, ágeis e adaptáveis.

Este artigo abordará:

• O que é a qualificação cruzada.
• Porque é que é importante, como demonstrado pelas 8 vantagens competitivas da qualificação cruzada.
• Como desenvolver uma estratégia de competências transversais para a sua organização.

🤹🏼 O que significa a qualificação cruzada num emprego?

A qualificação cruzada (também designada por formação cruzada ou polivalência) num emprego refere-se à formação dos empregados para desenvolverem competências fora da sua área de especialização principal. Esta abordagem permite que os indivíduos desempenhem uma variedade de papéis ou tarefas em diferentes funções ou departamentos de uma organização.

As competências cruzadas visam criar uma mão de obra flexível, versátil e polivalente, melhorar a colaboração em equipa e assegurar a continuidade e a eficiência da empresa, reduzindo a dependência de indivíduos específicos para tarefas-chave.

Por exemplo, um programador de software pode receber formação em testes de software, de modo a poder realizar tarefas de teste na ausência de um testador.

Outro exemplo é o facto de os membros das equipas de vendas e de marketing poderem receber formação cruzada sobre os fluxos de trabalho uns dos outros. O resultado é uma melhor colaboração entre ambas as equipas no objetivo final de atrair novos clientes.

🕵️‍♀️ Cross-skilling vs. upskilling vs. reskilling: Compreender as nuances

Upskilling é o processo de dotar os empregados de novas competências para progredirem nas suas funções actuais.

Por exemplo, a formação de programadores Web sobre as mais recentes tecnologias Web, para que se mantenham actualizados em relação às tendências actuais. Por outro lado, a qualificação cruzada consiste em formar os empregados em competências que vão para além das suas funções.

A atualização de competências oferece mais oportunidades de progressão na carreira aos trabalhadores e melhora o seu desempenho. No entanto, a qualificação cruzada visa reduzir os riscos e criar equipas mais ágeis.

Existe também um outro termo, a requalificação. Refere-se à formação dos trabalhadores em novas competências para se adaptarem à evolução das exigências do trabalho ou da tecnologia.

Por exemplo, suponha que a função de um engenheiro de apoio está a tornar-se obsoleta devido à automatização. Nesse caso, pode requalificá-lo para assumir outra função.

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O seu guia de 9 passos para implementar as competências transversais na sua organização

Eis um guia passo-a-passo para implementar um programa de competências transversais na sua organização.

1. Criar uma biblioteca de percursos profissionais

Antes de falar com os empregados sobre a formação cruzada, é melhor começar por criar uma biblioteca de percursos profissionais:

• funções actuais na sua organização;
• competências (aptidões, comportamentos e capacidades) necessárias para cada função;
• percursos profissionais que mostram a potencial progressão de funções num departamento.

Esta biblioteca dar-lhe-á uma visão geral rápida de todas as funções do departamento e das competências esperadas.

➡️ Descubra como identificar as competências necessárias para cada função com o nosso guia de mapeamento de competências.

2. Identificar potenciais oportunidades de aquisição de competências cruzadas

O passo seguinte consiste em analisar os percursos profissionais e encontrar oportunidades de aquisição de competências cruzadas:

• Identificação de funções com competências sobrepostas
• Seleção de funções que exigem uma colaboração frequente
• Determinação de papéis interdependentes.

Os trabalhadores com estas funções podem ser potenciais participantes em programas de competências transversais.

3. Realizar um inquérito sobre os interesses dos trabalhadores (facultativo)

Pode também avaliar as áreas de interesse dos seus empregados e perguntar-lhes quais as competências que querem desenvolver. Pode realizar um inquérito de desenvolvimento de carreira aos empregados e fazer perguntas sobre:

• os seus objectivos de carreira;
• as competências que pretendem desenvolver.

4. Definir objectivos de competências transversais

Identificou potenciais oportunidades de competências cruzadas.

Em seguida, tem de definir objectivos claros para o seu programa de competências transversais. A quais destas oportunidades deve dar prioridade?

É possível ver os objectivos comerciais da organização para definir a prioridade.

Por exemplo:

• Se estiver para breve o lançamento de um produto importante, a equipa de produto tem de receber formação cruzada para uma melhor colaboração. Em seguida, defina objectivos para a formação cruzada da equipa de produto.
• Se detetar dependências críticas na atual equipa de marketing, pode planear a formação cruzada para que os membros da equipa de marketing possam lidar com as ausências uns dos outros.
• Se observar, as equipas de marketing de produto e de sucesso do cliente não estão na mesma página, o que resulta numa má experiência do cliente. Então, pode treinar estas duas equipas para proporcionar uma experiência do cliente sem falhas.  

Depois de finalizar os objectivos, pode documentá-los e atribuir-lhes proprietários (por exemplo, líderes de RH, líderes de departamento, etc.).

Também podem existir vários proprietários de objectivos no Zavvy. Além disso, é possível definir sub-objectivos para que as responsabilidades sejam distribuídas entre as partes interessadas.

5. Desenvolver programas de formação

Desenvolva módulos de formação, workshops e seminários adaptados às competências que pretende cultivar nos seus empregados.

Utilizando o Zavvy, pode:

• Criar cursos personalizados: Pode desenvolver cursos internos personalizados de acordo com os processos e fluxos de trabalho da sua organização. Além disso, obtém um Sistema de Gestão de Aprendizagem centralizado para acompanhar toda a formação e o seu progresso.

• Agendar seminários/workshops/eventos: Utilize os eventos de aprendizagem recorrentes do Zavvy para agendar seminários, workshops ou eventos ao vivo. São necessários apenas alguns cliques para o configurar. Pode introduzir o anfitrião do evento, os detalhes da sessão e a forma de se inscrever, e está pronto a começar.

• Tire partido de cursos externos: Zavvy também lhe dá acesso a uma extensa base de dados de mais de 1000 cursos de plataformas de terceiros de renome.

• O Zavvy também oferece suporte de IA que o ajuda a criar cursos dez vezes mais rápido.

6. Implementar a tutoria e o coaching

Para além da formação, pode também conceber programas de orientação. Associe os empregados a mentores que os possam orientar na aprendizagem. Em primeiro lugar, pode enviar inquéritos aos empregados para encontrar voluntários e depois atribuir mentores.

7. Compilar o estado atual das competências do seu empregado

Antes de atribuir qualquer formação aos empregados, avalie as competências dos empregados para ter uma ideia do seu estado atual. Pode efetuar avaliações baseadas em competências no Zavvy para saber em que ponto se encontram relativamente a cada competência.

Em última análise, obtém uma matriz de competências que mostra as competências da sua força de trabalho atual. No Zavvy, pode visualizar estas matrizes ao nível da organização, do departamento, do local ou da equipa.

8. Criar planos de formação cruzada para os empregados

Agora, tem todos os dados de base e programas de formação implementados. Com base no estado atual das competências, pode definir percursos de qualificação cruzada para os empregados.

Os gestores podem ter reuniões individuais com os empregados para discutir as competências cruzadas e os objectivos de desenvolvimento.

O melhor seria acrescentar as tarefas (cursos em linha, grupos de trabalho, workshops, certificação, rotação de funções, acompanhamento ou chamadas de formação) aos planos de desenvolvimento dos trabalhadores.

O Zavvy AI também o ajuda a criar planos de desenvolvimento personalizados com um clique.

9. Acompanhar os progressos

Por último, crie um sistema para monitorizar e analisar o progresso dos planos de formação cruzada. Pode avaliar novamente as aptidões/competências depois de os empregados concluírem os programas de formação cruzada atribuídos. Também pode associar a revisão das tarefas de formação cruzada às avaliações regulares do desempenho dos empregados.

Além disso, pode realizar inquéritos para obter a opinião dos empregados sobre a utilidade da formação.

Dica: Assegure-se de que os empregados têm oportunidades de aplicar as suas novas competências no seu trabalho diário ou em novas funções dentro da organização. Isto mantê-los-á motivados para aprender novas competências.

Porque é que a qualificação cruzada é importante? 8 Vantagens estratégicas da qualificação cruzada

As principais vantagens da implementação de um programa de competências transversais são

1. Cria equipas ágeis e resistentes

Meg Hellerstedt, Presidente da Sylvane, diz que a sua empresa iniciou um programa de competências transversais após o período da Grande Demissão. Reflectindo sobre os benefícios do programa de competências transversais, disse-nos:

"A colaboração é mais fluida e a operação é mais contínua e menos suscetível de ser comprometida por ausências de funcionários. Os nossos processos fluem melhor porque os funcionários não têm de estar sempre à espera dos seus colegas para avançar em determinadas tarefas."

As competências cruzadas criam equipas mais ágeis e resistentes para lidar com as ausências ou demissões dos trabalhadores.

2. Aumenta a colaboração e a produtividade da equipa

Steve HallmanEnterprise agile coach e consultor de gestão de operações , afirma que a formação cruzada dos funcionários promove a colaboração e aumenta a produtividade.

Ele explica-o com um exemplo de desenvolvimento de software: "Sempre que um programador front-end e back-end trabalham em conjunto, ambos aprendem alguma coisa. Ao fazê-lo, todos ficarão expostos a todas as competências disponíveis na equipa de desenvolvimento. Simplesmente limita a quantidade de trabalho em curso".

3. Estimula a inovação

As equipas multifuncionais aumentam a inovação. Ter colaboradores com um vasto leque de competências, conhecimentos e recursos permite-lhes enfrentar uma gama mais abrangente de desafios mais rapidamente do que as equipas compostas por membros com um conjunto restrito de competências.

4. Assegura a adaptação às exigências do mercado

Kraig Kleeman, diretor executivo e fundador da The New Workforce, afirma:"Vivemos numa era em que a mudança é a única constante. As exigências do mercado alteram-se, surgem novas tecnologias e as competências outrora consideradas de nicho tornam-se comuns. Neste cenário, ter uma equipa capaz de se adaptar rapidamente não é apenas uma vantagem; é uma necessidade. As competências cruzadas preparam a sua equipa para estas mudanças."

Com a formação cruzada, os funcionários podem assumir diferentes tarefas e responsabilidades e ser mais adaptáveis às mudanças nas exigências do mercado. Por exemplo, a adoção da IA aumentou significativamente nas funções de RH. Assim, os executivos de RH devem ter conhecimentos técnicos sobre a forma de se adaptarem aos novos sistemas.

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5. Aumenta o empenhamento dos trabalhadores

A Gallup perguntou aos trabalhadores com fraco empenhamento quais as mudanças que esperam no local de trabalho. Uma das questões mais importantes é que o seu trabalho atual é bastante repetitivo. Em vez disso, gostariam de aprender mais coisas. A formação cruzada dota os trabalhadores de novas competências para que possam assumir diferentes tarefas.

6. Apoia a mobilidade interna e aumenta a retenção

A mobilidade interna é a deslocação dos empregados dentro da mesma organização para uma nova função ou oportunidade de desenvolvimento. A formação cruzada apoia a mobilidade interna. Permite que os colaboradores adquiram competências mais diversificadas, ajudando-os a encontrar o seu percurso profissional na organização.

Por exemplo, um programador front-end que pretenda ser engenheiro de nuvens pode receber formação em desenvolvimento de nuvens. Ajudar as pessoas a efetuar uma mudança interna com base nas suas aspirações de carreira aumenta a retenção.

7. Cria futuros líderes

Pallavi Sharma, um Parceiro de Negócios de RH certificado, afirma:"Quando concebidos de forma eficiente, os programas de competências cruzadas podem ser fundamentais para o avanço de indivíduos em funções de nível 2 e nível 3 (Gestores ou Líderes Seniores) para ascenderem ao nível hierárquico seguinte."

Os trabalhadores com funções de liderança precisam de ter conhecimentos sobre diferentes departamentos e funções. A qualificação cruzada é uma abordagem de formação para criar futuros líderes.

8. Reduz as lacunas de competências

Mais de 50% das empresas enfrentam um défice de competências e metade resolve-o através da formação dos trabalhadores existentes. A qualificação cruzada cria um conjunto de talentos com competências diversificadas para evitar lacunas de competências.

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A melhor parte é que podemos personalizar os recursos de acordo com o seu caso de uso. Reserve uma demonstração agora para vê-lo em ação.

Perguntas mais frequentes (FAQs)

Qual é um exemplo de competências cruzadas?

A qualificação cruzada consiste em formar os trabalhadores em competências que vão para além da sua função. Estas competências estão essencialmente relacionadas com funções adjacentes ou interdependentes.

Por exemplo, um programador back-end compreende o princípio do desenvolvimento de software. Também podem receber formação cruzada para se tornarem programadores back-end. Desta forma, podem lidar com o desenvolvimento de software de ponta a ponta e assumir um papel de programador de pilha completa.

Qual é um exemplo de competências transversais?

A qualificação cruzada consiste em formar os trabalhadores em competências que vão para além da sua função. Estas competências estão essencialmente relacionadas com funções adjacentes ou interdependentes.

Por exemplo, os membros das equipas de vendas e de marketing podem receber formação cruzada sobre o fluxo de trabalho uns dos outros. O resultado é uma melhor colaboração entre ambas as equipas com o objetivo final de atrair novos clientes.

O que é a melhoria de competências, a requalificação e a qualificação cruzada?

Upskilling: Upskilling é o processo de dotar os empregados de novas competências para progredirem nas suas actuais funções.

Competências transversais: Cross-skilling é o processo de formação dos trabalhadores em competências adicionais para além das suas funções actuais.

Reabastecimento: A requalificação consiste em formar os trabalhadores em novas competências para se adaptarem à evolução das exigências profissionais ou tecnológicas.