As reuniões individuais constituem a base do desempenho dos funcionários, da felicidade, da produtividade e até da cultura da empresa. São a passagem para descobrir como é que os seus empregados se sentem, onde estão em falta e o que precisam para atingir o seu auge.
Mas como escolher o software correto que não só facilite estas reuniões, como também as melhore verdadeiramente? Pense num software que se integre perfeitamente nos seus sistemas existentes, garantindo que as suas interacções individuais são mais do que um mero evento de calendário -são um catalisador de crescimento e desenvolvimento.
Este artigo descreve as 5 principais ferramentas de gestão de check-ins individuais que pode utilizar para recuperar o seu tempo, partilhar feedback direcionado, dizer adeus às confusas folhas de papel e promover a comunicação e a colaboração na sua organização.
Este artigo é mais do que uma lista; é um guia para escolher um software de reuniões individuais que se adeqúe à sua equipa e eleve a sua gestão para o nível seguinte.
As soluções para reuniões individuais não são criadas da mesma forma.
Eis algumas qualidades cruciais a que deve estar atento quando pesquisar as suas opções, para garantir que acaba por escolher uma ferramenta que lhe dê o melhor retorno possível.
As reuniões individuais são uma via de dois sentidos, e os empregados - e não apenas os gestores - devem ser encorajados a aparecer com pontos de discussão que queiram debater.
Uma ferramenta que lhe permita planear de forma colaborativa a ordem de trabalhos das reuniões com cada subordinado direto pode aumentar o empenho. Em vez de perder tempo precioso a tentar pensar em tópicos de conversa durante a reunião, pode definir antecipadamente um objetivo claro para a discussão.
Assim, todos vêm preparados para contribuir de forma significativa para a conversa e abordar eficazmente os pontos levantados.
Mesmo que as sessões individuais durem apenas 30 minutos, há muita coisa que pode ser discutida durante esse tempo. Não caia na armadilha de pensar que se vai lembrar de todas as questões-chave levantadas por si próprio para não ter de as escrever.
Por muito boa que seja a sua memória, há sempre algo que se esquece. É por isso que a tomada de notas é uma das características mais importantes de um software de reuniões individuais.
A ferramenta que escolher tem de fornecer um meio para registar as conclusões e os pontos mais importantes abordados em cada reunião 1:1. Desta forma, terá uma localização centralizada para armazenar notas de reunião e acompanhar acções específicas que pretende seguir em reuniões futuras.
O seu software de reuniões individuais tem de ser compatível com outras ferramentas de RH, soluções de gestão de projectos e plataformas de comunicação que utiliza atualmente. Caso contrário, terá de alterar o seu conjunto de tecnologias, o que conduzirá a perturbações nos fluxos de trabalho, a quedas nos níveis de produtividade e a um menor envolvimento dos funcionários.
Poupe o trabalho da sua organização escolhendo uma ferramenta com capacidades de integração que se adaptem às suas necessidades e não o contrário.
Algumas plataformas vão mais longe, permitindo-lhe integrar as suas reuniões 1:1 com os seus processos de gestão de talentos e desempenho. Assim, as notas, os itens de ação, os objectivos e os OKRs tomados ou criados durante as reuniões 1:1 aparecerão quando o gestor redigir a avaliação de desempenho do colaborador.
Se não estiver a recolher feedback após as reuniões individuais, está a perder oportunidades de aperfeiçoar o seu processo de verificação e revisão.
Alguns membros da equipa podem não se sentir ouvidos ou pensar que os seus esforços e desempenhos não são corretamente representados nestas reuniões. Talvez a abordagem de um determinado chefe de equipa às suas sessões individuais contribua mais para diminuir o empenho dos trabalhadores do que para o aumentar.
Não será possível obter informações valiosas como esta sem a ajuda de uma ferramenta de feedback.
Em vez de investir numa tecnologia separada para recolher feedback, procure um software de reuniões individuais com esta função.
O resultado? Um processo de avaliação simplificado, eficiente e mais justo. Em vez de se esforçarem por se lembrarem dos sucessos e dificuldades críticos de um colaborador quando chega a temida época da avaliação anual, os gestores podem analisar com exatidão o desempenho, obtendo dados de avaliações individuais anteriores.
➡️ Conheça as estratégias que a Adobe utiliza para criar um processo de check-in de desempenho de classe mundial.
Utilize um software de check-in 1:1 com funcionalidades de controlo de objectivos incorporadas na agenda da reunião para facilitar a monitorização do cumprimento das tarefas e avaliar o progresso dos colaboradores.
Assim, ao criar itens de ação, pode associá-los aos objectivos de desenvolvimento da carreira dos empregados, aos objectivos empresariais e aos marcos.
Quando os objectivos e os principais resultados são delineados juntamente com a ordem de trabalhos, os gestores estarão em melhor posição para avaliar rapidamente o desempenho dos empregados e identificar formas de apoiar o seu crescimento.
A ferramenta ideal para reuniões individuais deve tornar mais fácil e conveniente para si e para os outros membros da equipa a gestão dos seus horários ocupados. Deve integrar-se nos seus calendários partilhados para que possa alinhar as suas marcações e escolher as horas de reunião que melhor se adequam a cada colaborador.
Com suporte de integração e lembretes automáticos, não terá de introduzir a mesma informação duas vezes: no programa e no seu calendário.
Pode criar eventos de reunião com antecedência e definir a sua frequência com base na frequência com que pretende sincronizar-se com a sua equipa. Depois, o software adiciona-o automaticamente ao calendário de cada participante e envia lembretes quando a reunião se aproxima.
With automated scheduling and notifications, you will no longer forget to show up to a meeting or accidentally double book a time slot, causing unnecessary confusion, delays, and cancellations.
Ao avaliar o software de reuniões individuais, concentre-se nas plataformas que dão prioridade à proteção de dados e oferecem medidas de segurança robustas, como controlos de acesso, autenticação de dois factores e encriptação.
A escolha de um serviço com encriptação padrão ou encriptação de ponta a ponta torna mais difícil a terceiros mal-intencionados violarem o sistema e acederem às informações confidenciais e sensíveis dos seus empregados ou da sua empresa.
Reveja a política de privacidade do software para garantir que as práticas de segurança e de dados satisfazem as suas necessidades. Verifique se estão em conformidade com o RGPD e se cumprem quaisquer outros regulamentos relevantes para não expor a sua empresa a consequências legais.
"A reunião individual ilustra o difícil equilíbrio necessário para promover o crescimento individual e a eficiência empresarial no mundo analógico-digital. Para maximizar estes encontros profissionais próximos, temos de combinar feedback individualizado e tecnologia. Através da sinergia, podemos conectar o humano e o digital, criando um continuum contínuo que impulsiona indivíduos e equipas para um sucesso sem precedentes." Adam Young, CEO da Events Tickets Center.
Agora que já sabe quais as características a que deve dar prioridade ao escolher o seu software para reuniões individuais, vamos explorar algumas das melhores ferramentas do mercado atual que incorporam estas características.
4.8/5 classificação do utilizador (G2)
O Zavvy é uma ferramenta de gestão de reuniões individuais alimentada por IA que lhe permite tornar as reuniões produtivas numa segunda natureza, estruturando e simplificando os check-ins 1:1.
Quer esteja a gerir uma equipa remota, híbrida ou presencial, a Zavvy facilita a realização de conversas honestas sobre o bem-estar e o desempenho dos colaboradores de forma contínua. Acabou-se o caos e a confusão das notas dispersas, das reuniões falhadas e das discussões unilaterais. Chega de deixar alguns funcionários se sentindo alienados e desvalorizados.
Programação de reuniões
Sincronize os seus calendários, crie uma série de check-in e personalize os seus nomes, frequências, durações e datas de início e fim de acordo com as suas preferências com o software de reuniões 1:1 da Zavvy.
Os funcionários de diferentes níveis podem utilizar o Zavvy para configurar e gerir:
Com a Zavvy, os gestores podem elevar as reuniões individuais de verificação de estado para conversas de desenvolvimento de carreira.
Isto é possível através da automatização de vários check-ins com a mesma pessoa. Assim, pode fazer um check-in mensal dos objectivos, um check-in trimestral do desempenho e um check-in bimensal do desenvolvimento com os membros da sua equipa.
Os gestores e os colaboradores têm acesso a um painel de contexto que contém o plano de crescimento do colaborador, o nível do percurso profissional, os objectivos e o feedback de ciclos de avaliação anteriores.
Agendas conjuntas
Antes de cada reunião, os gestores e os subordinados podem preparar em conjunto uma ordem de trabalhos que destaque os tópicos que pretendem discutir durante o check-in com Zavvy. Isto reduz a perda de tempo e dá aos empregados um papel ativo no processo.
Pode utilizar os modelos de reunião e as perguntas de check-in pré-criados da Zavvy ou conceber os seus próprios modelos.
➡️ Veja estes exemplos de perguntas para conversas sobre desenvolvimento dos empregados e perguntas para reuniões de nível intermédio preparadas pelos nossos cientistas da aprendizagem.
Gestão de tarefas
O Zavvy permite-lhe criar notas antes, durante e depois das reuniões 1:1 para documentar discussões, feedback e decisões para fácil referência no futuro. Utilize os itens de ação do Zavvy para definir os próximos passos, definir objectivos SMART, estabelecer KPIs e monitorizar o progresso para garantir que os seus funcionários estão no caminho certo para o sucesso.
Com a funcionalidade de notas ocultas, pode anotar pensamentos, sugestões ou perguntas para um membro da equipa e guardá-los apenas para si até estar preparado para os tornar públicos.
A Zavvy é também uma plataforma completa de ativação de funcionários, pelo que inclui uma série de outras funcionalidades para
Os preços da Zavvy começam em $4/4€/£4 por empregado, por mês, com um pacote total mínimo de $300/€300/£300 por mês.
Sim. O Zavvy oferece um teste gratuito. No entanto, terá de marcar uma chamada com os nossos consultores para que eles possam personalizar a sua conta de avaliação de acordo com as suas necessidades.
4.6/5 classificação do utilizador (G2)
Vale a pena considerar o Google Meet se estiver à procura de um software de agendamento de reuniões simples, sem complicações, para melhorar o seu fluxo de trabalho.
Integra-se sem esforço com uma vasta gama de ferramentas HRIS e de produtividade e com as aplicações Google Workspace, como o Calendário, o Docs, o Gmail, o Sheets, o Forms, etc., permitindo-lhe colaborar e partilhar facilmente informações com a sua equipa.
Grátis - Durante o tempo que quiser, com limitações:
Iniciante - $6 por utilizador por mês com um compromisso mínimo de um ano
Padrão - $12 $12por utilizador, por mês, com um compromisso mínimo de um ano
Mais - $18 por utilizador por mês com um compromisso mínimo de um ano
Empresa - Preços personalizados
Disponível.
4.4/5 classificação do utilizador (G2)
O Hypercontext promete ajudar os gestores a abandonar os inúmeros Google Docs e folhas de cálculo e a avançar para conversas equilibradas e envolventes com reuniões 1:1.
Proporciona-lhe uma plataforma dedicada para partilhar a propriedade das reuniões, ordens de trabalho, feedback e passos seguintes com a sua equipa para aumentar o moral e o sucesso individual, da equipa e da empresa.
Plano gratuito: Para um máximo de 1 utilizador com limitações
Plano inicial para equipas pequenas - $5/mês facturado mensalmente para equipas de até 5 pessoas.
Plano Pro - $5,60/$7 por pessoa, por mês, facturado anualmente ou mensalmente.
Empresas - $8,80 $8,80 ou $11 por pessoa, por mês, facturado anualmente ou mensalmente.
Disponível.
4.7/5 classificação do utilizador (G2)
A Nailted fornece aos gestores e às equipas de RH as ferramentas eficazes para realizarem reuniões individuais produtivas com os membros da sua equipa e descobrirem sinais de alerta antes que estes se agravem.
Este software foi concebido para automatizar e otimizar os ingredientes essenciais das reuniões, como o agendamento, a frequência, os lembretes, os pontos de discussão, a tomada e partilha de notas e o acompanhamento de marcos.
O Nailted inclui um módulo de reconhecimento para tornar a apreciação dos funcionários um hábito para a sua equipa. Também pode medir as competências individuais a partir de diferentes perspectivas e criar uma força de trabalho ágil com a funcionalidade de avaliação do desempenho do software.
Com a ferramenta de análise de pessoas da Nailted, pode obter informações valiosas sobre a forma como as suas políticas culturais afectam os funcionários através de inquéritos anónimos.
Apenas disponível mediante pedido.
Não.
4.7/5 classificação do utilizador (G2)
O Fellow é uma aplicação de reuniões individuais que permite às equipas simplificar os encontros, criar agendas claras, trocar feedback e melhorar os resultados do trabalho.
Permite aos gestores automatizar as actividades pré-reunião, como o agendamento, o envio de lembretes de reuniões e o brainstorming de pontos de discussão. Assim, passam menos tempo a administrar e mais a cultivar relações fortes com os seus subordinados.
O Fellow oferece capacidades adicionais para além da gestão de reuniões, tais como
Plano gratuito - Para um máximo de 10 utilizadores, com limitações:
Plano Pro - $7 por utilizador por mês $7 por utilizador, por mês, com um mínimo de 5 utilizadores e um máximo de 35 utilizadores.
Negócios - $10 $10 por utilizador por mês com um mínimo de 10 utilizadores.
Empresa - Preços personalizados.
Sim
O truque para criar uma cultura de melhoria contínua e aumentar o envolvimento e a participação durante as reuniões 1:1 é torná-las divertidas, simples, flexíveis e eficientes.
A Zavvy pode ajudar a unificar e simplificar o processo de reunião, desde o agendamento até ao acompanhamento das tarefas. Pode facilitar conversas significativas entre os seus gestores e os seus subordinados directos, conduzindo a uma maior satisfação dos funcionários e a melhores resultados comerciais.
Com a Zavvy, não está a obter apenas mais uma ferramenta para adicionar à sua pilha de tecnologia. Está a obter uma plataforma de serviço completo para gerir e desenvolver o seu pessoal, em vez de depender de várias ferramentas e ter de aprender como cada uma funciona.
Pronto para melhorar os seus fluxos de trabalho 1-on-1s e de gestão de talentos com Zavvy? Reserve a sua demonstração gratuita para começar.
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