Faites passer les entretiens d'évaluation de vos employés comme sur Facebook (avec des conseils étape par étape)

Facebook est connu pour connecter les gens dans le monde entier et a fondamentalement inventé le "réseau social" tel que nous le connaissons aujourd'hui.

En cours de route, elle a racheté des géants comme Instagram et WhatsApp, bouleversé les médias sociaux traditionnels et s'est adaptée aux langues régionales pour étendre son empreinte géographique.

Cette croissance n'aurait pas été possible sans une équipe de personnes motivées. Ni sans un système d'évaluation des performances soigneusement élaboré : 

• structuré, 
• impartiale, 
• adaptés aux intérêts des individus et des entreprises.

Étant donné qu'une grande partie de la technologie propriétaire de Facebook est basée sur un algorithme d'évaluation (les likes et les impressions décident qui est mis en avant en haut de votre fil d'actualité !), vous seriez en droit d'attendre de Facebook qu'il dispose d'un système d'évaluation des performances robuste, basé sur des données et des évaluations.

"Notre main-d'œuvre est de loin notre plus grand atout, et nous avons constaté à maintes reprises qu'en s'engageant envers nos employés, ceux-ci s'engagent davantage envers Facebook." Sheryl Sandberg, ex-directrice générale de Facebook.

Alors, comment Facebook s'y prend-il pour que cela se produise ?

Et comment mettre en œuvre rapidement les enseignements clés de Facebook ?

💬 Comment Facebook gère-t-il les évaluations de performance ?

"L'évaluation des performances est un processus qui vise à reconnaître et à apprécier les personnes qui ont accompli un travail remarquable. Et il est conçu pour s ' assurer que vous obtenez un retour d'information de la part de toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez le plus régulièrement". Lori Goler, vice-présidente du personnel chez Facebook.

Pour Facebook, les cycles d'évaluation des performances sont le moyen d'évaluer la valeur d'un employé pour l'organisation et de prendre des décisions sur les promotions et les augmentations de salaire.

Leurs évaluations de performance sont très structurées et reposent sur un grand nombre de données quantitatives.

Contrairement à de nombreuses entreprises du classement Fortune 500, Lori Goler ne croit pas qu'il faille se débarrasser tout de suite des évaluations des performances.

Dans une discussion de la Harvard Business Review, Lori révèle qu'elle a même mené des enquêtes auprès de groupes de discussion pour comprendre la position des employés sur les évaluations formelles des performances.

Environ 87 % des employés souhaitaient conserver le système d'évaluation des performances !

🔄 Les évaluations à 360 degrés de Facebook 

Le cycle de synthèse des performances est un processus qui dure deux semaines et qui lance le processus d'évaluation pour les cadres et les employés.

Les employés sont d'abord encouragés à envoyer une auto-évaluation complète. Les questions essentielles suivantes sont à la base du récit de l'examen :

1. Quelle a été votre contribution cette année ?
2. Comment pouvez-vous augmenter cette contribution ?

Toutes les questions qui suivent relèvent des thèmes généraux susmentionnés.

Après l'auto-évaluation, tous les employés doivent désigner jusqu'à cinq pairs pour envoyer une évaluation. Les pairs doivent être des personnes qui ont travaillé en étroite collaboration avec eux sur des projets au cours du dernier cycle d'évaluation.

Cette question est abordée plus en détail dans la section suivante.

Outre l'évaluation par les pairs, il existe également un retour d'information vers le haut. Les subordonnés directs sont également invités à donner leur avis sur les performances de leur supérieur.

Une fois que l'auto-évaluation et l'évaluation par les pairs ont été reçues, les responsables et les chefs d'équipe se réunissent et déterminent l'évaluation des performances de chaque employé au cours des six derniers mois. Cette note sera déterminante pour les promotions et les licenciements. 

Il est intéressant de noter que les cycles semestriels de synthèse des performances sont des points de contrôle plutôt que des évaluations investigatrices et révélatrices.

Ainsi, les informations communiquées à l'issue du cycle de performance ne devraient surprendre personne.

Si quelque chose est surprenant, c'est que "quelque chose a terriblement mal tourné", a souligné Lori Goler. 

Ainsi, les cadres ne toléreraient pas de mauvaises performances avant le lancement officiel d'un cycle d'évaluation des performances.

Nous reviendrons plus tard sur l'étape de l'étalonnage.

👥 Examens par les pairs

"Chez Facebook, pour atténuer les préjugés et procéder de manière systématique, nous commençons par demander à des pairs de rédiger des évaluations.

Ils les partagent non seulement avec leurs supérieurs mais aussi, dans la plupart des cas, entre eux, ce qui reflète les valeurs fondamentales d'ouverture et de transparence de l'entreprise." Lori Goler, responsable des ressources humaines chez Facebook, Janelle Gale, responsable des partenaires commerciaux RH chez Facebook, et Adam Grant, psychologue organisationnel, dans HBR.

Pour éviter les redondances, Facebook ne permet pas aux employés d'avoir plus de cinq évaluations par les pairs.

Sur Facebook, les pairs se jugent les uns les autres sur la base de quatre facteurs :

Arrêt de la Cour

Ce facteur concerne votre capacité à prendre des décisions efficaces qui ont un impact sur l'activité de l'entreprise. Il peut inclure à la fois les victoires et les défaites.

Exécution

Facebook croit fermement que l'exécution est plus importante que les "grandes idées générées". Ce facteur se concentre sur la manière dont les employés exécutent leurs tâches : 

• cohérence ; 
• qualité ; 
• la fiabilité.

Gestion des risques

Les employés de Facebook qui ont un don pour évaluer les risques encourus, en particulier dans le cadre de projets impliquant de multiples parties prenantes ou de décisions impliquant des compromis importants, sont évalués en fonction de ce paramètre. 

Les employés de Facebook sont censés faire preuve de discernement et contourner efficacement les risques potentiels.

Apprentissage et développement

Ce facteur évalue les employés en fonction de la rapidité avec laquelle ils se perfectionnent constamment et apportent une valeur ajoutée à leurs pairs et à l'entreprise.

Le gestionnaire examine attentivement chaque examen par les pairs et l'auto-évaluation.

⚖️ Évaluation des performances et étalonnage

L'étalonnage des performances est un autre processus de deux semaines. 

Lors du calibrage, les responsables des équipes qui travaillent ensemble se réunissent et discutent des résultats des évaluations par les pairs et des auto-évaluations. L'objectif est de valider les informations recueillies au cours du cycle et de déterminer la position de chacun.

"Les managers s'assoient ensemble et discutent de leurs rapports en face à face, en les défendant, en débattant et en délibérant, et en intégrant le feedback des pairs.

L'objectif est ici de minimiser "l'effet de notation idiosyncrasique", également connu sous le nom d'opinion personnelle. Les personnes ne sont pas indûment punies lorsque les managers individuels sont des évaluateurs sévères ou injustement récompensées lorsqu'ils sont des évaluateurs faciles". Lori Goler, responsable des ressources humaines chez Facebook, Janelle Gale, responsable des partenaires commerciaux RH chez Facebook, et Adam Grant, psychologue organisationnel, dans HBR.

À la fin de l'étalonnage, les employés reçoivent une note sur sept niveaux.

Les niveaux permettent de différencier les joueurs vedettes de ceux dont les performances sont médiocres.

Voici les sept niveaux d'évaluation, du plus élevé au plus bas. 

"Redéfinir

Comme leur nom l'indique, les employés appartenant à cette catégorie redéfinissent les attentes en ne se contentant pas de les dépasser, mais en faisant des choses qui vont bien au-delà de leur rôle. 

Moins de 5 % des employés reçoivent cette note. 

"Dépasse largement les attentes"

Environ 10 % des employés qui ont une excellente feuille de route obtiennent cette note.

"Dépasse les attentes" 

Il s'agit des salariés qui se situent dans le 35e centile supérieur.

"Répond à toutes les attentes" 

Il s'agit des employés qui se situent dans le premier 35 à 40 centile.

"Répond à la plupart des attentes"

Cette note est considérée comme faible, ce qui rend l'avenir d'une personne sur Facebook peu encourageant.

Le fait de répondre à la plupart des attentes, mais pas à toutes, est un signe que les employés doivent faire preuve d'introspection et améliorer leurs performances au cours des prochains mois.

"Répond à certaines attentes" 

De telles notes sont rares. Elles sont une indication forte des employés sur le point d'être licenciés.

"Ne répond pas" 

Le dernier niveau est rare, car les employés sont licenciés ou invités à s'améliorer bien avant d'atteindre ce stade.

Une courbe d'évaluation représente tous les employés sur un graphique qui met en évidence les maxima et les minima, ainsi que tout le spectre de performance qui se trouve entre les deux.

Ce système d'évaluation crée effectivement une culture de haute performance. Tous les employés voudraient faire partie des 5 % les plus performants.

💸 Compensation 

Les évaluations des performances et les notes qui en découlent ont une incidence directe sur le salaire de base, les primes et les promotions.

La rémunération des salariés correspond à leur évaluation selon une formule prédéterminée. 

"Les managers n'ont aucun pouvoir discrétionnaire en matière de rémunération. C'est juste : si vous excellez, le multiplicateur de votre prime augmente en fonction d'une équation prédéterminée, et non en fonction de l'opinion de quelqu'un. Les managers se concentrent ainsi sur ce qu'ils peuvent évaluer avec précision et l'entreprise peut gérer les salaires en s'appuyant sur son expertise en matière de rémunération. 

Il s'agit également d'un gain de temps considérable. Lorsque d'autres entreprises suppriment les évaluations des performances, elles consacrent encore de nombreuses heures à la prise de décisions en matière de rémunération. 

Pour nous, le temps investi dans l'évaluation des performances est du temps gagné sur la rémunération". Lori Goler, responsable des ressources humaines chez Facebook, Janelle Gale, responsable des partenaires commerciaux RH chez Facebook, et Adam Grant, psychologue organisationnel, dans HBR.

Les managers discutent ensuite de l'évaluation avec les employés lors d'un entretien individuel. 

Enfin, les employés reçoivent une lettre de rémunération contenant tous les détails, y compris les salaires révisés et les primes.

Cette façon structurée de mener les évaluations, de les calibrer et de fournir des évaluations transparentes garantit la clarté et la transparence. Les primes et les augmentations résultent d'une délibération minutieuse, de sorte qu'il n'y a pas de "zone grise".

L'examen de l'évaluation prend environ six semaines, ce qui est un exploit louable pour un effectif de plus de 50 000 personnes réparties dans de nombreuses zones géographiques.

🕝 Fréquence des évaluations des performances 

Facebook procède à l'évaluation des performances deux fois par an : une fois au début de l'année et une autre fois au milieu de l'année, c'est-à-dire en janvier et en juillet.

Facebook a conservé le cycle semestriel pour s'assurer que les employés reçoivent des mises à jour constantes sur leurs contributions et que la transparence est maintenue tout au long du cycle.

"Nous le faisons deux fois par an parce que l'activité évolue très rapidement, de même que nos produits, et si vous attendez une année entière, beaucoup de choses ont changé". Lori Goler l'a souligné lors d'une interview accordée en 2016 à Business Insider.

Toutefois, Facebook abandonne les cycles semestriels au profit d'un seul cycle de révision par an. 

"Ce changement n'affectera personne avant 2022, mais nous annonçons la nouvelle tôt pour donner à chacun l'occasion de se préparer. Nous faisons ce changement pour mieux refléter la direction de l'entreprise en gardant à l'esprit le travail à distance et en étant guidés par nos principes d'équité, de simplicité et de construction à long terme." Tracy Clayton, porte-parole de Facebook, cité par Business Insider.

👀 5 raisons qui expliquent le système actuel d'évaluation des performances de Facebook

Le processus d'évaluation des performances chez Facebook a changé au fil des ans et s'est adapté à l'évolution des défis socio-économiques dans le monde.

Facebook a adopté un modèle hybride après la pandémie. 

Malgré l'immobilisation du monde, ils ont poursuivi le retour d'information en temps réel à 360 degrés.

Comme ils ont conservé leurs biens immobiliers, 50 % de leurs effectifs ont travaillé à partir de leurs bureaux, alors que le blocage commençait à se relâcher lentement dans certaines parties du monde.

Toutefois, pour l'essentiel, l'évaluation des managers et les réunions individuelles pour un retour d'information en personne sont maintenues, mais elles sont désormais virtuelles pour la plupart des employés.

En outre, à partir de la fin 2022, Facebook devrait passer d'évaluations semestrielles à des évaluations annuelles. Toutefois, la possibilité d'être promu deux fois par an pour des performances exceptionnelles existe toujours.

Quatre raisons pour lesquelles le système actuel de gestion des performances des employés de Facebook fonctionne.

1. Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Le consensus était que deux révisions par an étaient trop stressantes pour les employés.

Les managers essayaient de pousser leurs employés autant que possible avec deux évaluations par an, ce qui entraînait un épuisement professionnel.

Avec une fréquence réduite à une fois par an, les équipes entières seraient beaucoup plus détendues, ce qui permettrait d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

2. Orientation à long terme

Vos employés pourraient se fixer des objectifs à long terme dans le cadre d'un cycle d'évaluation des performances de 12 mois.

Un cycle de six mois ne permettrait d'atteindre que des objectifs de croissance à court terme.

3. Salariés peu performants

Avec le cycle d'évaluation des performances de 12 mois, vos employés peu performants auront plus de temps pour améliorer leurs performances et prouver leur valeur.

Le système d'évaluation systématique donnerait à chaque employé une vue d'ensemble de ses forces et de ses faiblesses, ainsi qu'un plan d'amélioration réalisable.

4. Enregistrez votre bande passante en tant que gestionnaire

Deux études prendraient en effet plus de quatre semaines. En revanche, avec une seule étude, vous pouvez gagner du temps et réorienter vos efforts pour aider l'organisation dans d'autres domaines.

5. Motivation des employés

La plupart des entreprises technologiques peuvent aujourd'hui stimuler la motivation extrinsèque de leurs employés en leur offrant des avantages, des packages, des primes de performance et des rémunérations attrayants.

Cependant, la motivation intrinsèque des employés n'est pas encore couramment abordée par les responsables de la gestion des performances.

Chez Facebook, la motivation intrinsèque et extrinsèque est présente chez tous les employés.

Quelque chose d' assez difficile à décrypter.

Facebook réussit à renforcer la motivation intrinsèque de ses employés de plusieurs manières : 

• Ils font partie intégrante de la feuille de route des produits de l'entreprise et de son parcours de croissance. 
• Leur inculquer un sens aigu de la responsabilité.

Une culture holistique du retour d'information crée des boucles intégrées qui permettent aux employés d'obtenir régulièrement une image réaliste de leurs performances et de prendre les mesures adéquates pour s'améliorer.

🌟 4 Principes qui sous-tendent le système d'évaluation des performances de Facebooks

Si le système de mesure des performances de Facebook est structuré et s'appuie sur des données, il n'en reste pas moins ancré dans des principes solides qui constituent l'épine dorsale de sa culture d'entreprise.

Quatre principes constituent le cœur du système d'évaluation des performances de Facebook.

Transparence

La transparence crée un environnement sain dans l'entreprise et aide les employés à se faire confiance. Elle permet d'éradiquer la politique et la toxicité et d'encourager une culture qui valorise la critique constructive.

Le système d'évaluation des performances à 360 degrés vous permet de comprendre comment vos pairs se perçoivent les uns les autres.

Investir dans les salariés

Les employés constituent l'épine dorsale de votre entreprise.

Il est essentiel de maintenir la satisfaction et la motivation de vos employés.

Vous investissez dans vos employés de manière globale en les rémunérant correctement et en les impliquant dans les objectifs à long terme de l'entreprise.

Apprécier les salariés

Les entreprises doivent apprécier les salariés pour leur contribution.

Le fait d'apprécier les personnes les plus performantes crée un effet d'entraînement et une culture de la haute performance au sein de l'entreprise.

Le bon comportement et les bonnes compétences doivent être appréciés et récompensés, et un processus structuré d'évaluation des performances permet de le faire efficacement.

À l'écoute des salariés

Facebook mène de nombreux groupes de discussion et enquêtes auprès de ses employés, conformément à son ADN de réseau social.

En recueillant des informations sur les employés, la direction peut prendre le pouls des besoins et des émotions des employés, en particulier dans le contexte d'une époque en pleine évolution.

Elle a consulté ses employés pour comprendre leur perception de la notation. Plus récemment, elle a mis un terme à l'évaluation semestrielle à la suite des commentaires des employés. 

🗝️ La clé du succès de Facebook en matière d'évaluation des performances 

Voici quelques bonnes pratiques suivies par Facebook qui ont contribué à son succès :

• Facebook dispose d'un système hybride d'évaluation des performances. Chez Facebook, les managers examinent les auto-évaluations et les commentaires des pairs de manière égale.
• Le logiciel interne permet de suivre les commentaires informels échangés en dehors des cycles d'évaluation formels. Les évaluations sont traitées comme des points de contrôle, de sorte que les employés ne sont jamais surpris par un point soulevé lors de la réunion d'évaluation des performances.
• Les managers se réunissent et calibrent les évaluations. Ils discutent des évaluations des performances afin d'éliminer les valeurs aberrantes. Une évaluation très stricte ou très indulgente se démarquerait dans le processus. Chaque décision est donc fondée sur des facteurs objectifs et impartiaux, étayés par des données, et sur un consensus approfondi.
• Une formule est utilisée pour les augmentations de salaire, ce qui économise la bande passante du gestionnaire et lui permet de se concentrer sur les évaluations.
• Le processus d'évaluation des performances répartit les employés en sept catégories.

➡️ Comment gérer un processus d'évaluation des performances comme Facebook ? 

Zavvy vous permet de gérer un processus d'évaluation des performances comme Facebook.

La procédure est simple. Voici une description étape par étape.

1) Nommez votre cycle et décrivez-le brièvement

Choisissez un nom clair afin que toutes les parties prenantes comprennent son objectif. 

Pour reproduire l'exemple de Facebook, vous pouvez le nommer "Cycle annuel de synthèse des performances".

2) Sélectionner les types de retour d'information appropriés

Vous pouvez choisir :

• l'auto-évaluation; 
• un retour d'information à la baisse; 
• un retour d'information à la hausse; 
• le retour d'information par les pairs.

Lors de la configuration de la collecte des commentaires des pairs, définissez le nombre de pairs pouvant participer par employé et les règles de sélection des pairs. Facebook n'autorise pas plus de 5 pairs par employé.

L'employé doit-il le faire ? Ou le manager ?

3) Créer des questions pour chaque type de retour d'information

Vous pouvez créer toutes les questions vous-même ou en choisir certaines parmi les modèles disponibles. 

Ajoutez des instructions pour vos évaluateurs. Vous pouvez ajouter des instructions sur la manière de donner un avis. 

Par exemple, si vous utilisez des échelles d'évaluation, vous pouvez expliquer l'échelle.

Pour les évaluations par les pairs, n'oubliez pas d'ajouter des questions portant sur le jugement, l'exécution, la gestion des risques et l'apprentissage et le développement, comme le fait Facebook.

4) Définissez vos paramètres d'anonymat

Qui doit voir quel retour d'information ?

Facebook favorise la transparence et encourage les pairs à partager leurs avis entre eux. Vous pouvez donc désactiver la fonction "Partager anonymement".

5) Concevoir l'expérience de l'examinateur

Qu'aimeriez-vous que vos évaluateurs voient lors de la rédaction et de la soumission des commentaires ? 

• Vos employés pourront-ils savoir qui verra leurs réponses ?
• Doivent-ils voir si leurs réponses sont anonymes ?

6) Activer l'étape d'étalonnage

L'étalonnage est un élément essentiel du système d'évaluation de Facebook. Veillez donc à activer l'étape de calibrage.

Une fois la phase de rédaction terminée, les gestionnaires recevront une nomination pour participer à une réunion d'étalonnage. Ils pourront ainsi analyser le tableau de bord de l'équipe et identifier les évaluations inhabituelles. Ils pourront également corriger toute anomalie avant la phase de partage et de discussion. 

7) Sélectionnez les participants à votre cycle d'examen

Qui fera l'objet d'un examen ? Vous pouvez sélectionner des départements, des équipes ou des employés spécifiques.

Vous pouvez également choisir tous les membres de l'entreprise d'un simple clic. 

8) Définir le calendrier

Fixez des délais pour toutes les étapes du cycle de retour d'information que vous avez configuré. 

Voici quelques exemples d'échéances à prendre en compte pour un cycle de 360 :

• Pour les employés qui soumettent leur auto-évaluation.
• Pour les employés qui proposent la candidature de leurs pairs.
• Pour les managers qui soumettent un retour d'information à la baisse. 
• Pour l'examen et l'étalonnage des résultats préliminaires.
• Pour le partage et les discussions.

9) Votre retour d'information est prêt à être mis en ligne

Vérifiez tous les détails et activez le cycle.

Une fois que vous avez lancé le nouveau cycle d'évaluation des performances, vous n'avez plus qu'à attendre que le retour d'information arrive !

ZavvyLes bonus de la série

Quelques autres caractéristiques qui font que Zavvy se distingue dans la conduite d'évaluations de performance conformes aux normes de l'industrie : 

• Modèles d'enquête prêts à l'emploi conçus par des spécialistes de l'apprentissage qualifiés. Nos questions d'enquête et nos modèles de cycle de retour d'information sont issus des meilleures pratiques RH d'entreprises telles que Microsoft et Google.

• Le générateur de feedback 360° est hautement personnalisable, ce qui vous permet d'élaborer des processus de feedback et d'évaluation des performances en fonction de la fonction et du cas d'utilisation.
• Les paramètres avancés d'anonymat vous permettent de décider ce qui doit être anonyme et ce qui doit être transparent.
• Le meilleur ? Le feedback itératif est en corrélation avec d'autres cas d'utilisation, comme les plans de croissance, la gestion des objectifs et les cadres de progression de carrière. De plus, vos employés peuvent automatiquement créer un nouvel axe de travail, directement issu du cycle de retour d'information.

En associant la technologie à la recherche ancrée dans les meilleures pratiques de gestion du personnel, Zavvy peut améliorer les résultats des performances dans les grandes organisations du monde entier. 

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