Was sind die 4(+1) Phasen des Onboarding?

Die meisten Unternehmen denken, dass ihre Arbeit getan ist, sobald sie einen Mitarbeiter einstellen. In Wahrheit beginnt die eigentliche Arbeit aber erst , wenn der neue Mitarbeiter die Papiere unterschreibt.

Was ist das, fragen Sie? Es handelt sich um den so genannten Onboarding-Prozess, der für die Schaffung eines gesunden Arbeitsumfelds entscheidend ist. Schauen wir uns diesen Prozess im Detail an.

🚀 Was ist das Onboarding von Mitarbeitern?

Unter Onboarding versteht man den Prozess der Eingewöhnung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. 

Dazu gehört auch, dass sie mit dem Thema vertraut gemacht werden: 

• ihre Verantwortlichkeiten
• für die Arbeit benötigte Softwaretools
• Unternehmensmission
• Werte und Kultur.

Dieser Prozess beginnt mit dem ersten Tag des Arbeitnehmers und kann zwischen einem Monat und einem Jahr dauern.

Ein effektiver Onboarding-Prozess sollte auf die 5 Ks zugeschnitten sein.

©️ Die 5 Ks des Onboarding

Compliance

Dieser Teil der Einarbeitung wird oft als "Papierkram" bezeichnet und bezieht sich auf den Teil, in dem neue Mitarbeiter über Richtlinien, Sicherheitsvorschriften, Vertraulichkeitsvereinbarungen und die Vermeidung von Belästigungen unterrichtet werden.  

Klärung‍

Der nächste Schritt besteht darin, die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, seine langfristigen Ziele im Unternehmen und seine Erwartungen an die Stelle zu klären. So können sie genau wissen, wie ihre Zukunft im Unternehmen aussehen wird. 

Dazu kann die Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter gehören, wie z. B.:

"Was sind meine monatlichen und jährlichen Ziele?"

"Wie passen meine persönlichen Ziele zu meiner Arbeit? Wie wird mir diese Organisation helfen, sie zu erreichen?"

Kultur

Jedes Unternehmen hat eine Kultur, und in diesem Teil geht es darum, Ihren neuen Mitarbeiter mit dieser Kultur vertraut zu machen. Ein Unternehmen kann zum Beispiel eine sehr informelle Kultur haben, in der es keine Hierarchien gibt und alle zusammenarbeiten. In diesem Schritt geben Sie den Ton an für die Art und Weise, wie die Menschen zusammenarbeiten.

Es ist viel einfacher, eine Kultur von Anfang an zu etablieren, als zu versuchen, sie nach Jahren zu ändern oder durchzusetzen.

Lassen Sie sich inspirieren von 7 praktische Beispiele für Unternehmenskultur

Verbindung

Zwischenmenschliche Beziehungen zu Kollegen und Managern sind in jedem Unternehmen wichtig, und dieses C hilft neuen Mitarbeitern dabei, sie aufzubauen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Zuweisung eines Onboarding buddy.

Zurückgehen‍

Dazu gehört auch, dass Sie sich regelmäßig bei den neuen Mitarbeitern erkundigen, Feedback von ihnen einholen und dieses zurückgeben. Dies sind die notwendigen Daten, die Sie sammeln werden, um den Prozess für alle Parteien zu verbessern.

📊 Die 4 (+1) Phasen des Onboarding von Mitarbeitern

Die 4 Phasen sind

• Preboarding
• Orientierung
• Rollenspezifische Ausbildung
• Laufende Entwicklung

(Hinweis: Manche fügen dieser Phase eine 5. Phase "Rollenübergang" hinzu)

Phase 1: Pre-Onboarding 

Preboarding (oder Pre-Onboarding) ist die erste Phase des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter. Sie beginnt, sobald der Mitarbeiter das Stellenangebot annimmt und die Papiere unterschreibt, und dauert bis zu seinem ersten Arbeitstag. 

Sie können diese Zeit nutzen, um den gesamten Papierkram zu erledigen und den Zugang zu allen Werkzeugen und Kenntnissen vorzubereiten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dazu kann es gehören, die Unternehmenskultur mit einer herzlichen Willkommensnachricht anzusprechen, ihnen beim Umzug zu helfen, ihnen ein Video zu schicken, in dem sie erfahren, was sie an ihrem ersten Tag erwartet, und ihnen sogar einen Onboarding-Buddy zuzuweisen. Die Zusendung eines Geschenkpakets ist ein toller Bonus!

Aber warum ist das Preboarding wichtig, wenn sie noch nicht einmal angefangen haben, für mich zu arbeiten?

Jeder hat am ersten Tag Bammel. Das liegt daran, dass immer Ungewissheit darüber herrscht, was die neue Stelle bringt. Das Preboarding hilft dabei und mildert die Ängste.

Außerdem fördert es die Loyalität Ihrer Mitarbeiter, da Sie ihnen zeigen, dass Sie sich bemühen, ihnen das Gefühl zu geben, so willkommen wie möglich zu sein, und so die Fluktuation verringern.

Außerdem verringert sich Ihre Arbeitsbelastung als Personalleiter, da der meiste Papierkram bereits erledigt ist.

Phase 2: Begrüßung neuer Mitarbeiter: Orientierung 

Phase 2 beginnt am ersten Tag des Mitarbeiters und kann bis zu einer Woche dauern. Die Orientierungs- oder Onboarding-Phase ist wichtig, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu gewöhnen und ihm das Gefühl zu geben, sich wohl zu fühlen.

Die Orientierung kann Folgendes umfassen:

• Begrüßung des neuen Mitarbeiters und Vorstellung bei den wichtigsten Mitgliedern Ihres Unternehmens (einschließlich seines Teams)
• Ihnen zeigen, wo sich alles befindet, z. B. ihr Arbeitsplatz, der Pausenraum, die Toilette, die Vorratsschränke, die Cafeteria und die medizinischen Einrichtungen
• Erörterung wichtiger Themen wie Krankenversicherung, Urlaubstage und andere Unternehmensrichtlinien 
• Sie in Ihre Bürokultur einführen 
• Alle anderen Informationen, die nicht während des Preboarding-Prozesses behandelt wurden
• Sicherheitstraining
  

In dieser Phase können Ihre Mitarbeiter sehen, wie alles funktioniert und eventuelle Fragen klären.

Je umfassender Ihre Vorbereitungsarbeit war, desto reibungsloser (und kürzer) wird Ihre Orientierung sein.

Profi-Tipp: Lassen Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Tag nicht warten! Seien Sie bereit, sie zu begrüßen, sobald sie das Büro/die virtuelle Telefonkonferenz betreten. Nichts ist schlimmer, als sich am ersten Tag verloren und unsicher zu fühlen.

Phase 3: Rollenspezifische Ausbildung 

Diese Phase beginnt nach der Einarbeitung und ist die kritischste Phase für die weitere Leistung eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Ohne eine formelle Schulung weiß Ihr Mitarbeiter möglicherweise nicht genau, welche Aufgaben er hat, was zu Unzufriedenheit und geringerer Produktivität führt. 

Formulieren Sie einen engagierten Schulungsplan für Ihre neuen Mitarbeiter, um diese "Lose-Lose-Situation" zu vermeiden. Auch hier kann sich ein erfahrener Onboarding-Buddy als nützlich erweisen, da er 1:1-Schulungen durchführen und den neuen Mitarbeiter unterstützen kann, bis er in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten.

Diese Phase sollte Folgendes umfassen:

• Klare Definition ihrer Rolle und ihrer Erwartungen
• Überprüfung der Leistungsziele
• Einführung von Produkten/Dienstleistungen
• Zuweisung von Aufgaben, um ihnen den Einstieg in ihre neue Rolle zu erleichtern
• Rollenbezogenes Training (hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste) 
• Job-Shadowing
• Vertrautmachen Ihrer Mitarbeiter mit dem Lernmanagementsystem
  

Setzen Sie sich 30-, 60- und 90-Tage-Ziele, und führen Sie nach jedem Kontrollpunkt eine Mitarbeiterbefragung durch: Performance Review . 

Phase 3.5: Erleichterung des Übergangs zu ihrer neuen Rolle 

Nach der Einarbeitungszeit ist es für Ihren neuen Mitarbeiter an der Zeit, in ein vollwertiges festes Arbeitsverhältnis überzugehen. Ab dieser Phase ist Ihr Mitarbeiter in der Lage, kritischere Projekte in Angriff zu nehmen und direkt seinem direkten Vorgesetzten Bericht zu erstatten.

Da die Probezeit nun vorbei ist, werden die Aufgaben des neuen Mitarbeiters nach diesem Zeitpunkt wahrscheinlich zunehmen. Bitten Sie daher ihre Vorgesetzten, ihnen alle Änderungen mitzuteilen und sie erneut mit ihren Zielen vertraut zu machen. Helfen Sie ihnen, sich vorzustellen, wie Erfolg aussieht. 

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich einen neuen Mitarbeiter in Ihr Unternehmen aufgenommen! Was nun?

Phase 4: Fortlaufende Entwicklung 

Ziel ist es, dass Ihr Mitarbeiter langfristig bei Ihnen bleibt und mit zunehmender Erfahrung auf der Karriereleiter aufsteigt. Die kontinuierliche Entwicklung stellt sicher, dass dies geschieht, indem sie einen umfassenden Plan für die berufliche und persönliche Entwicklung Ihres Mitarbeiters aufstellt.

Jemand, der beispielsweise als Redaktionsassistent anfängt, möchte vielleicht irgendwann Chefredakteur werden. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung wird ihm dabei helfen und gleichzeitig sicherstellen, dass er für die leitende Funktion gerüstet ist. 

Diese Phase sollte Folgendes umfassen:

• Persönliche und berufliche Zielsetzung
• Bewertung ihrer Kompetenzen
• Qualifizierungsmaßnahmen im Einklang mit den künftigen Zielen des Mitarbeiters
  

Dies hilft sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen. Die kontinuierliche Entwicklung ist auch ein hervorragendes Instrument für die Nachfolgeplanung.

Großartig! Aber es gibt ein kleines Problem. Unser Arbeitsplatz ist komplett ferngesteuert, wie passt also das Onboarding dazu? 

💻 Wie lässt sich dies auf das virtuelle Onboarding übertragen ?

Hier sind einige Tipps, wie Ihr virtueller Onboarding-Prozess Spaß machen und erfolgreich sein kann!

1. Da der gesamte Onboarding-Prozess online abläuft, nutzen Sie Tools und Software um das Leben einfacher zu machen - vor allem die Einführungs- und Orientierungsphase. Sie können zum Beispiel Calendly verwenden, um Besprechungen zu planen, DocuSign oder PandaDoc, um Papiere zu unterschreiben, und die Kommunikation über Slack.
2. Schicken Sie ihnen einen vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Laptop, auf dem alle Software vorinstalliert ist. Um die Arbeit zu erleichtern, können Sie auch Anleitungsvideos für die Nutzung der Software beifügen.
3. Stellen Sie klare Erwartungen und informieren Sie sie über ihre Aufgaben. Wenn möglich, erstellen Sie ansprechende Videobeispiele, damit Ihr neuer Mitarbeiter die Konzepte perfekt versteht. Sie können auch Checklisten erstellen, damit sie leichter den Überblick über alles behalten, was sie tun müssen.
4. Lernen Sie Ihren neuen Mitarbeiter kennen und planen Sie Treffen mit seinen Teammitgliedern und Managern. Machen Sie es lustig, damit sie sich willkommen fühlen! Bitten Sie alle anderen, sich vorzustellen, und ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter, seine Kollegen kennen zu lernen.
5. Weisen Sie ihnen einen Einführungsbeauftragten zu buddy und vereinbaren Sie mehrere Treffen zwischen den beiden. 
6. Sehen Sie während des gesamten Prozesses nach ihnen, um sicherzustellen, dass sie sich gut anpassen. Fragen Sie sie, ob sie etwas brauchen, und passen Sie den Prozess entsprechend an - und schon sind Sie bereit!
   

💪 Mit dieser Checkliste für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern können Sie sicherstellen, dass Sie alles richtig gemacht haben.

Außerdem haben wir 15 weitere Onboarding-Vorlagen zusammengestellt, die Elemente wie die Onboarding-Präsentation, buddy onboarding und viele andere abdecken.

Um das virtuelle Onboarding noch einfacher zu gestalten, können Sie den gesamten Prozess mit Hilfe von Onboarding-Softwareprogrammen automatisieren.

❓ FAQs 

Warum ist Onboarding wichtig? 

Es hilft Ihren neuen Mitarbeitern, sich an ihrem neuen Arbeitsplatz einzuleben, und gibt ihnen alle Instrumente und Schulungen an die Hand, die sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Außerdem erfahren Ihre neuen Mitarbeiter, dass Sie sich für ihre Entwicklung im Unternehmen einsetzen, was ihre Arbeitszufriedenheit erhöht.

Was ist der Zweck des Onboarding? 

Das Onboarding soll Ihren neuen Mitarbeitern helfen, sich in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden und sie über ihre Aufgaben zu informieren. 

Gibt es einen Unterschied zwischen Onboarding und Orientierung? 

Ja, die gibt es! Onboarding ist ein Prozess mit mehreren Phasen. Er beginnt mit dem Preboarding, gleich nachdem der neue Mitarbeiter die Papiere unterschrieben hat, und kann zwischen 3 Monaten und einem Jahr dauern. Die Einarbeitung ist ein Teil des Onboarding-Prozesses. Sie beginnt am ersten Tag des Mitarbeiters und dauert bis zu einer Woche.

Wie lange sollte ein gutes Onboarding dauern? 

Die ideale Zeit für einen guten Einarbeitungsprozess sind 6 Monate. Aber das hängt alles von Ihrem Unternehmen und den Aufgaben Ihres neuen Mitarbeiters ab. Nutzen Sie diese Faktoren und passen Sie Ihren Zeitplan für die Einarbeitung an Ihre Bedürfnisse an.

Wie können Sie das Onboarding beschleunigen? 

Sie können das Onboarding beschleunigen, indem Sie eine automatisierte Onboarding-Software einsetzen und einen guten Preboarding-Prozess entwickeln. Aber stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf wichtige Dinge verzichten, nur weil Sie den gesamten Prozess beschleunigen wollen.