Hur du skapar ett hybridschema för att harmonisera distans- och kontorsarbete

‍

Många av oss har kommit in i den nya rutinen att arbeta på distans och skapa en balans mellan arbete och privatliv. Samtidigt som vi njuter av den nya flexibiliteten fokuserar företagen på att få tillbaka sina anställda till kontoret i och med att vaccinerna börjar komma ut.

När pandemin är över kommer endast 46 % av företagen att fortsätta att tillåta distansarbete. Andra kommer att återgå till kontoret eller anta en hybridmodell - en modell där det är möjligt att arbeta både på distans och på kontoret.

Vi har erfarenhet av att arbeta från kontoret och har en ganska god uppfattning om distansarbete, men vi vet inte mycket om hybridmodellen. 

I den här artikeln får du veta mer om ett hybridarbetsschema, hur du kommer igång med det och hur du kan använda det för att få det bästa av två världar. Om du vill ha bekvämligheten av att arbeta på distans med fördelarna av att träffa dina lagkamrater - allt i en och samma arbetsmodell, läs vidare.

❓ Vad är en hybridarbetsmodell?

En hybridarbetsmodell är som att utforma en struktur som både anställda och organisationer kan dra nytta av. Här kan de anställda antingen arbeta på distans, från kontoret eller i en kombination av de två - allt samtidigt. 

Denna arbetsmodell är inte bara begränsad till de anställdas plats. Flera andra faktorer beaktas - hur deras dag är strukturerad, hur de får arbetet gjort och kanske viktigast av allt, hur de kommunicerar med sina kollegor och rapporterar om sitt arbete.

📅 Vad är ett hybridarbetsschema?

Ett hybridarbetsschema är ett arrangemang som anger när anställda ska arbeta på distans eller från kontoret. Här tas hänsyn till varje anställds behov samtidigt som organisationens mål prioriteras. Det finns olika typer av hybrida arbetsscheman, och alla har sina egna för- och nackdelar. 

❗️ Varför hybridarbete inte kommer att försvinna i första taget

Till att börja med ger det dina anställda friheten att arbeta när det passar dem. Även om distansarbete definitivt är bra och ger utrymme för flexibilitet är det inte idealiskt för alla. Vissa människor föredrar det sociala samspelet med sina kollegor, andra känner sig mer produktiva när de arbetar från kontoret. 

Det som gör ett hybridarbetsschema till en bra idé är att de anställda inte är tvungna att arbeta antingen helt hemifrån eller från kontoret. 

Arbetets framtid är fortfarande dimmig och oförutsägbar. Trots att vacciner har införts med full kraft är ett stort antal människor ovaccinerade och rädda för att gå tillbaka till kontoret. Allt detta bidrar till att många företag kommer att fortsätta att använda hybridmodellen eller experimentera med ett schema helt på distans.

📊 Vilka är för- och nackdelarna med hybridarbete för de anställda?

Det är långt ifrån enkelt att ta reda på hur man ska införa en hybridarbetsmodell. Precis som distansarbete eller kontorsarbete har hybrida arbetsscheman sina för- och nackdelar. Här är några av de vanligaste.

Som du kan se i diagrammet ovan beror de flesta nackdelarna med hybridarbete på bristande kommunikation. Därför kommer vi att diskutera dem mer ingående inom kort.

🧳 Bästa praxis för att bemästra utmaningen med hybridarbete

När man utformar en hybridarbetsmodell är det viktigt att förstå olika drivkrafter för produktivitet - energi, fokus, samordning, öppenhet och ansvarstagande. Därefter bör man fundera på hur man kan övervinna utmaningarna med dessa drivkrafter. Låt oss titta på varje drivkraft i tur och ordning:

Öppenhet

Öppenhet är grunden för en framgångsrik hybridarbetsmodell. För att den ska fungera måste dina anställda vara öppna och ärliga om hur och varifrån de arbetar. Detta är inte i syfte att mikroadministrera eller spionera på dina medarbetare, utan snarare för att låta alla andra veta hur och var de kan kontaktas.

Ett av de enklaste sätten att göra detta är att ange en status på Slack. Bredvid ditt namn kan du skriva när och var du kommer att vara på kontoret. Till exempel:

• På kontoret kl. 10-18
• Arbeta på distans 8 AM-4 PM
  

På så sätt kan dina medarbetare se när du är tillgänglig för att kommunicera med dem. Om du vill vara 100 % transparent måste du dessutom se till att samma hybridarbetsschema gäller för alla och att det inte finns något utrymme för särbehandling. 

Meningsfulla 1:1-möten

För att ett hybridarbetsschema ska fungera är det viktigt att du planerar regelbundna kontroller med dina anställda. Fråga efter deras önskemål, viktiga uppgifter eller feedback om det nya arbetsarrangemanget. Förutom de vanliga avdelningsmötena kommer 1:1-möten att hjälpa dig att förstå hur dina medarbetare samordnar med varandra. Kom överens om en specifik tid och ett specifikt datum eller använd en mötesplanerare för att ordna ett improviserat möte.

Det är också lättare att upptäcka tecken på utbrändhet eller problem som en anställd kan ha i sitt dagliga arbete. Oavsett hur upptagen du verkar vara, se till att hitta utrymme för dessa möten minst en gång i månaden med varje anställd som du direkt leder.

Ansvarsskyldighet

För att trivas i en hybridarbetsmodell är det viktigt att du litar på att dina anställda gör sitt arbete i tid. Att göra dem ansvariga för sitt arbete främjar inte bara självständighet utan gör dem också medvetna om tidsfrister. 

I ett hybridarbetsarrangemang kan de anställda vara ansvariga på olika sätt. Några av dem är:

• Skicka dagliga rapporter om sitt arbete och sina planer.
  

• ha vecko-/månadsmöten för att diskutera deras arbete
  

• Spåra deras prestationer i den programvara för projekthantering som du använder.
  

• Fastställa och uppfylla KPI:er på vecko-, månads- och kvartalsnivå.
  

I ett hybridschema är det mycket svårare för en chef att följa de anställdas produktivitet. Anledningen till detta är att dina anställda måste vara ansvariga för att hantera, slutföra och rapportera sitt arbete.

När dina anställda arbetar hemifrån är det viktigt att de använder den metod som dina chefer har bestämt för rapportering. Om du är grundare av ett nystartat företag är det viktigt att anställa personer som är ansvariga och kan rapportera sitt eget arbete.

🗓️ Hybrida arbetsscheman för att hjälpa dig komma igång

För att hybrid ska bli en framgång måste du utforma en modell som passar bäst för din organisations behov. Det finns inget tillvägagångssätt som passar alla. Många modeller har vuxit fram med tiden, var och en gynnsam för en viss arbetsmiljö.

Här är några att välja mellan:

Schema för kohorten

Detta är ett av de vanligaste schemat för distansarbete. I detta arrangemang följer alla en gemensam regel som fastställs av chefen. Till exempel måste alla anställda arbeta från kontoret varje dag i veckan utom på fredagar, då de kan arbeta på en plats som de själva väljer.

Detta är en klassisk modell eftersom den är förutsägbar och lätt för alla inblandade att vänja sig vid den. Om du ser ett företag som erbjuder ett hybridarbetsschema är det troligt att de arbetar enligt denna modell. Det finns sällan några nackdelar med den här modellen, förutom att den inte är alltför flexibel.

Förskjutet schema

Den liknar kohortarbetsmodellen (endast vissa dagar är distansarbete/hybridarbete), med en viktig skillnad. Anställda som kommer till kontoret har flexibiliteten att arbeta inom sin egen tidsram. Till exempel från 8 till 11 på morgonen. Detta ger dina anställda ännu mer frihet och flexibilitet.

Flexibelt schema

Detta är den ursprungliga hybridarbetsmodellen. Här bestämmer ledningen och de anställda när de ska arbeta på distans eller från kontoret. 

Beroende på vem som är ansvarig finns det två olika undertyper av denna modell.

Ett flexibelt schema som leds av ledningen är ett schema där företagsledningen bestämmer vem som ska arbeta i en hybridmiljö och när. Den största fördelen är att du kan flytta runt de anställda när de behövs på kontoret. Denna modell kan vara en välsignelse om ledningen är effektiv. Om inte kommer du att ha chefer som kallar in folk för minsta möjliga problem. Dessutom kräver denna modell en extra insats från chefens sida för att planera och skapa ett schema.

Alla anställda föredrar ett flexibelt schema som leds av den anställde själv. Här kan de själva bestämma när de vill arbeta på distans eller på kontoret. Denna modell bygger på de fördelar som flexibilitet och frihet innebär för arbetstagarna. En av nackdelarna är att dina anställda kanske inte är tillgängliga när du behöver dem på kontoret. Om du vill tillämpa den här modellen är det viktigt att du kommunicerar dina behov och att du anställer personer som kan ta ansvar för sitt arbete.

Vilken modell är bäst för dig?

Det är verkligen svårt att välja den bästa modellen utan att ta hänsyn till de unika egenskaperna hos ditt företag, din ledning och dina anställda. Sanningen är att varje företag har sitt eget sätt att få arbetet gjort och kommunicera. Vårt bästa råd är att blanda och matcha olika modeller tills ni hittar (eller skapar) en som passar er bäst.

💬 Hur du kommunicerar ditt hybrida arbetsschema

Precis som alla bra saker i livet måste en hybridarbetsmodell planeras och vara medveten om att den ska fungera för ditt företag och dina anställda.

Börja med att välja en modell som passar din organisations behov. Du kanske inte lyckas med det från början, men välj en modell att börja med. Kohortschemat är förmodligen det enklaste att börja med. Ni kan senare utvecklas därifrån när ni ser vad som fungerar för er.

För det andra, implementera inte ett hybridschema från ingenstans. Ta små steg genom att införa en dags WFH-policy. Med tiden kan du fortsätta att modifiera och förbättra din modell. Det är också en bra idé att välja en avdelning eller en grupp människor att experimentera med, innan du skalar upp din hybridmodell över hela organisationen.

För det tredje, dokumentera hur och var du arbetar. Se detta som ditt manifest för hybridarbete - en uppsättning riktlinjer för hur du strukturerar arbetet på ditt företag. Det är lättare att informera alla när du har det skriftligt och det är ett utmärkt verktyg för onboarding nya medarbetare.

Sist men inte minst bör du bestämma vilka verktyg du vill använda för att hantera ett hybridschema. Förutom kommunikationsverktyg (t.ex. Slack) behöver du också en uppsättning verktyg för projektledning och rapportering för att se till att alla är inriktade på sina KPI:er och mål.

🏢 Bästa praxis för kontor som fokuserar på hybrid

Om du är redo att införa hybridarbete på ditt eget kontor, finns här några av de bästa exemplen på vanor, verktyg och tekniker som du behöver för att komma igång.

1. Fastställ tydliga KPI:er

För att få en tydligare bild av hur dina anställda påverkar verksamheten är det bäst att förlita sig på KPI:er. Till exempel antalet genomförda säljsamtal, antalet artiklar som skrivits, antalet supportärenden som lösts osv. 

2. Investera i lämpliga verktyg

Genom att investera i kommunikationsverktyg som Slack eller Zoom blir det lättare att kommunicera med dina medarbetare. Verktyg som Google Workspace är bra att börja med, men de har vissa begränsningar. Om du förser ditt team med rätt verktyg kan de arbeta effektivt och samarbeta hemifrån.

3. Upprätta scheman (och håll dig till dem)

Om du använder ett kohortschema eller ett förskjutet schema bör du skriva ut dessa scheman i ett dokument och lägga till dem i dina online-kalendrar. På så sätt vet dina anställda när och var de ska arbeta. Som chef bör du föregå med gott exempel och hålla dig till det schema du skapar för dig själv och ditt team.

4. Bestäm hur du kommunicerar och när

Många hybrid- och distansföretag håller sig till asynkrona möten / en asynkron kommunikationsstil, där medarbetarna inte svarar på meddelanden i realtid utan när de är tillgängliga. Detta är bara ett sätt att skapa kommunikation, så oavsett vilken modell du väljer ska du skriva ner den. Bestäm också vilken typ av kommunikation som är bäst lämpad för era behov. Exempelvis sker kundkontakter via Zoom, interna företagssamtal via Slack, viktiga uppgifter via e-post, arbetsrelaterade meddelanden via ert projekthanteringsverktyg osv.

❌ Misstag att undvika

Att tänka om i fråga om arbetssättet innebär en hel del utmaningar. Oavsett om du inför hybridmodellen för första gången eller om du förbättrar din befintliga modell, finns här några vanliga misstag som du kan undvika. 

‍1. Samma regler gäller inte för alla

När du implementerar ditt hybridschema är det viktigt att en regel gäller för alla.

Det finns inget mer demoraliserande än att arbeta från ett kontor 3-5 dagar i veckan och se toppcheferna arbeta på distans på heltid. För att säkerställa ett rättvist spel där alla drar nytta av din modell är det viktigt att alla dina anställda följer samma regel.

2. Återgå till gamla metoder för att följa upp produktiviteten

Att spåra dina anställdas produktivitet med hjälp av en påträngande tidsuppföljningsapp eller skärminspelare är bara överflödigt. De kommer inte bara att känna sig misstrodda, utan även att sätta stopp för deras tillväxt i ditt företag. Det bästa sättet att mäta deras prestationer är genom KPI:er.

3. Att ställa in och glömma den

Kontinuerlig utveckling av nya hybridmetoder och processer är en förutsättning för att din modell ska vara effektiv. Var särskilt uppmärksam på frågor om inkludering och rättvisa och se hur dina anställda anpassar sig till detta nya arrangemang. Dina anställda ska inte känna att de behandlas orättvist eller att du är partisk mot ett visst team. Det är viktigt att skapa ett schema som tillfredsställer varje anställds behov. 

4. Ge olika möjligheter beroende på närvaro på kontoret

Vissa människor har råd att vara mer närvarande på kontoret, beroende på hur de strukturerar sitt liv. Andra, t.ex. föräldrar eller personer som har någon att ta hand om, kan inte komma till kontoret regelbundet. Se till att alla har samma möjligheter att avancera i karriären, så länge de får sitt arbete gjort på ett effektivt sätt i tid. Försämra aldrig människor bara för att de inte kan vara mer närvarande på kontoret, vilket motverkar hela syftet med att ha en hybridmodell och ett hybridschema.

5. Mikrostyrning av schemat

När företag tidigare började experimentera med flexibla arbetsmodeller lät de vanligtvis cheferna styra processen. Många av dem pressade sina anställda att komma till kontoret utan anledning. Detta ledde till att de kände sig besvikna på schemat. Om du nyligen har infört en hybridmodell ska du undvika att mikrostyr dina anställda så mycket att de vill sluta. Fastställ dina regler och håll dig till dem.

6. Att göra sig av med vanor som fungerar

Det kan ta tid att anpassa sig till hybridverktyg. Men om dina anställda har vant sig vid att använda verktygen regelbundet bör du undvika att byta ut dem. När du delvis låter de anställda arbeta från kontoret kan du bli frestad att gå tillbaka till de gamla kontorsmötena. Men det är viktigt att du får alla att känna sig inkluderade, särskilt de som fortfarande arbetar på distans. 

♥️ Hur man skapar meningsfulla kontakter i en hybridarbetsmiljö

För att trivas i en hybridarbetsmiljö är många av oss beroende av verktyg som Slack eller Zoom för att komma i kontakt med våra kollegor. För att göra samtalen engagerande för ditt team har vi lanserat nya funktioner i vår plattform. Från att organisera mikrolektioner varje vecka till onboarding eller att utbilda dina anställda, varje funktion är genomtänkt utformad efter dina behov.

De är bara 5 minuter långa och ger dig möjlighet att arbeta mer strukturerat med hybridarbete och hålla kontakten med dina medarbetare, utan att störa deras arbetsflöden eller tvinga dem till långa möten.

Förutom arbetsrelaterade ämnen kan du också använda Zavvy för att ge alla veckouppgifter om motståndskraft, tacksamhet och självreflektion. Vi tar detta ett steg längre genom att integrera dina favoritkommunikationsverktyg i ditt befintliga (hybrid)arbetsflöde. 

Du kan alltid kontakta oss för en gratis demo, när som helst!  

➡️ Slutsats

Även om det fortfarande inte är säkert att distansarbete kommer att vara framtiden, är det ganska säkert att hybridscheman är här för att stanna. Även om de har vissa nackdelar överväger fördelarna med stor marginal nackdelarna och de kan utgöra ett utmärkt system för företag av alla storlekar. Med ett bra team av människor kan du börja rulla ut ditt hybridschema idag och njuta av fördelarna både för ledningen och dina anställda.