Molti di noi si sono abituati alla nuova routine di lavorare da remoto e di creare un equilibrio tra lavoro e vita privata. Se da un lato ci godiamo questa nuova flessibilità, dall'altro, con l'avvio dei vaccini, le aziende si stanno concentrando sul ritorno in ufficio dei propri dipendenti.
Quando usciremo dalla pandemia, solo il 46% delle aziende continuerà a consentire il lavoro a distanza. Altre torneranno in ufficio o adotteranno un modello ibrido, in cui è possibile lavorare sia da remoto che dall'ufficio.
Mentre abbiamo esperienza di lavoro dall'ufficio e abbiamo una discreta idea di lavoro a distanza, sappiamo solo poco del modello ibrido.
In questo articolo scoprirete come funziona un orario di lavoro ibrido, come iniziare e come utilizzarlo per ottenere il meglio da entrambi i mondi. Se volete la comodità di lavorare da remoto e i vantaggi di vedere i vostri colleghi, il tutto in un unico modello di lavoro, continuate a leggere.
Un modello di lavoro ibrido significa progettare una struttura di cui possono beneficiare sia i dipendenti che le organizzazioni. In questo caso, i dipendenti possono lavorare da remoto, dall'ufficio o in una combinazione di entrambi, tutti allo stesso tempo.
Questo modello di lavoro non si limita alla posizione dei dipendenti. Vengono presi in considerazione molti altri fattori: come viene strutturata la giornata, come viene svolto il lavoro e, cosa forse più importante, come si comunica con i colleghi e si comunica il lavoro svolto.
Un orario di lavoro ibrido è un accordo che stabilisce quando i dipendenti devono lavorare in remoto o dall'ufficio. In questo caso, si tiene conto delle esigenze di ciascun dipendente, dando priorità agli obiettivi dell'organizzazione. Esistono diversi tipi di orari di lavoro ibridi, ognuno dei quali presenta una serie di pro e contro.
Innanzitutto, offre ai dipendenti la libertà di lavorare a loro piacimento. Sebbene il lavoro a distanza sia sicuramente ottimo e dia spazio alla flessibilità, non è l'ideale per tutti. Alcuni preferiscono le interazioni sociali con i colleghi, altri si sentono più produttivi lavorando dall'ufficio.
L'idea di un orario di lavoro ibrido è che i dipendenti non sono obbligati a lavorare interamente da casa o dall'ufficio.
Il futuro del lavoro è ancora nebuloso e imprevedibile. Nonostante i vaccini siano stati introdotti a pieno regime, un gran numero di persone non è vaccinato e ha paura di tornare in ufficio. Tutto ciò contribuisce a far sì che molte aziende continuino a utilizzare il modello ibrido o a sperimentare un orario completamente remoto.
Capire come implementare un modello di lavoro ibrido è tutt'altro che semplice. Proprio come il lavoro a distanza o in ufficio, anche gli orari di lavoro ibridi presentano vantaggi e svantaggi. Ecco alcuni di quelli più comuni.
Come si può vedere nel grafico precedente, la maggior parte degli svantaggi del lavoro ibrido deriva dalla mancanza di comunicazione. Per questo motivo, ne parleremo a breve in modo più dettagliato.
Quando si progetta un modello di lavoro ibrido, è importante comprendere i diversi fattori di produttività: energia, concentrazione, coordinamento, trasparenza e responsabilità. Quindi, bisogna considerare come superare le sfide poste da questi fattori. Analizziamo ciascuno di essi:
La trasparenza è alla base di un modello di lavoro ibrido di successo. Perché funzioni, i vostri dipendenti devono essere aperti e onesti su come e dove lavorano. Questo non allo scopo di controllare o spiare i vostri collaboratori, ma piuttosto per far sapere a tutti gli altri come e dove possono essere contattati.
Uno dei modi più semplici per farlo è impostare uno stato in Slack. Accanto al vostro nome, potete scrivere quando e dove sarete in ufficio. Ad esempio:
In questo modo i vostri colleghi potranno vedere quando siete disponibili a comunicare con loro. Inoltre, se volete essere trasparenti al 100%, dovete assicurarvi che lo stesso orario di lavoro ibrido valga per tutti e che non ci sia spazio per trattamenti speciali.
Per far funzionare un orario di lavoro ibrido, è importante programmare controlli regolari con i dipendenti. Chiedete le loro preferenze, i loro compiti principali o il loro feedback su questa nuova modalità di lavoro. Oltre alle riunioni di reparto standard, gli incontri 1:1 vi aiuteranno a capire come i vostri collaboratori si coordinano tra loro. Concordate un'ora e una data specifiche o utilizzate un programma di riunioni per organizzare un incontro improvvisato.
È anche più facile notare i segni di burnout o qualsiasi problema che un dipendente possa avere nel suo lavoro quotidiano. Per quanto siate impegnati, fate in modo di trovare uno spazio per queste riunioni almeno una volta al mese con ogni dipendente che gestite direttamente.
Per prosperare in un modello di lavoro ibrido, è importante che i dipendenti si fidino a svolgere il proprio lavoro in tempo. Renderli responsabili del loro lavoro non solo favorirà l'indipendenza, ma li renderà anche consapevoli delle scadenze.
In un accordo di lavoro ibrido, i dipendenti possono essere responsabilizzati in diversi modi. Alcuni di questi includono:
In un orario ibrido, per un manager è molto più difficile monitorare la produttività dei dipendenti. Per questo motivo, i dipendenti devono essere responsabili della gestione, del completamento e della rendicontazione del proprio lavoro.
Quando i vostri dipendenti lavorano da casa, è importante che utilizzino il metodo preferito dai vostri manager per la rendicontazione. Se siete i fondatori di una start-up, è essenziale assumere persone che siano responsabili e in grado di riferire del proprio lavoro.
Per fare dell'ibrido un successo, è necessario progettare un modello che si adatti al meglio alle esigenze della vostra organizzazione. Non esiste un approccio unico che vada bene per tutti. Nel corso del tempo sono emersi molti modelli, ognuno favorevole a un ambiente di lavoro specifico.
Eccone alcuni da selezionare:
È uno degli orari più comuni per il lavoro a distanza. In questo schema, tutti seguono una regola comune stabilita dal manager. Ad esempio, tutti i dipendenti devono lavorare dall'ufficio tutti i giorni della settimana tranne il venerdì, quando possono lavorare in un luogo di loro scelta.
Si tratta di un modello classico perché è prevedibile e facile da abituare per tutte le parti coinvolte. Se vedete un'azienda che offre un orario di lavoro ibrido, è probabile che lavori in questo modo. Questo modello presenta raramente degli svantaggi, a parte il fatto che non è troppo flessibile.
È simile al modello di lavoro di coorte (solo alcuni giorni sono remoti/ibridi), con una differenza fondamentale. I dipendenti che si recano in ufficio hanno la flessibilità di lavorare secondo i propri orari. Ad esempio, dalle 8 alle 11 del mattino. In questo modo i dipendenti hanno ancora più libertà e flessibilità.
Questo è il modello di lavoro ibrido originale. In questa configurazione, la direzione e i dipendenti decidono quando lavorare in remoto o dall'ufficio.
A seconda di chi è al comando, esistono due diversi sottotipi di questo modello.
Un orario flessibile guidato dalla direzione è quello in cui la direzione aziendale decide chi lavora in un ambiente ibrido e quando. Il vantaggio principale è che si possono spostare i dipendenti in base alle esigenze dell'ufficio. Questo modello può essere una benedizione se il management è efficiente. In caso contrario, i manager si ritroveranno a chiamare le persone per i problemi più piccoli. Inoltre, questo modello richiede un ulteriore sforzo da parte del manager per pianificare e creare un programma.
Un orario flessibile guidato dal dipendente è preferito da tutti i dipendenti. In questo caso, possono decidere quando lavorare a distanza o in ufficio. Questo modello sfrutta i vantaggi della flessibilità e della libertà di cui godono i dipendenti. Uno degli svantaggi è che i vostri dipendenti potrebbero non essere disponibili quando avete bisogno di loro in ufficio. Se volete adottare questo modello, è importante che comunichiate le vostre esigenze e che assumiate persone in grado di assumersi la responsabilità del proprio lavoro.
È davvero difficile scegliere il modello migliore senza considerare le caratteristiche uniche della vostra azienda, del management e dei dipendenti. La verità è che ogni azienda ha il proprio modo di portare a termine il lavoro e di comunicare. Il nostro miglior consiglio è quello di mescolare e abbinare diversi modelli fino a trovare (o creare) quello più adatto a voi.
Come tutte le cose belle della vita, anche un modello di lavoro ibrido deve essere pianificato e intenzionale affinché funzioni per la vostra azienda e i vostri dipendenti.
Iniziate selezionando un modello adatto alle vostre esigenze organizzative. Non è detto che si riesca a trovare subito il modello giusto, ma è bene sceglierne uno per iniziare. Il programma di coorte è probabilmente il più semplice per iniziare. In seguito potrete evolvere da lì una volta che avrete capito cosa funziona per voi.
In secondo luogo, non implementate un orario ibrido all'improvviso. Procedete a piccoli passi introducendo una politica di WFH di un giorno. Con il tempo, potrete continuare a modificare e migliorare il vostro modello. È anche una buona idea selezionare un reparto o un gruppo di persone con cui sperimentare, prima di estendere il modello ibrido a tutta l'organizzazione.
In terzo luogo, documentate come e dove lavorate. Consideratelo il vostro manifesto del lavoro ibrido, una serie di linee guida su come strutturate il lavoro in azienda. È più facile informare tutti una volta messo per iscritto ed è uno strumento eccellente per l'inserimento dei nuovi dipendenti.
Infine, ma non per questo meno importante, decidete quali strumenti utilizzare per gestire un programma di lavoro ibrido. Oltre agli strumenti di comunicazione (come Slack), avrete bisogno anche di una serie di strumenti per la gestione dei progetti e il reporting, per garantire che tutti siano allineati ai loro KPI e obiettivi.
Se siete pronti a introdurre il lavoro ibrido nel vostro ufficio, ecco alcuni dei migliori esempi di abitudini, strumenti e tecniche di cui avrete bisogno per iniziare.
Per avere una visione più chiara dell'impatto che i vostri dipendenti stanno avendo, la cosa migliore su cui fare affidamento sono i KPI. Per esempio, il numero di telefonate di vendita effettuate, il numero di articoli scritti, i ticket di assistenza risolti, ecc.
Investire in strumenti di comunicazione come Slack o Zoom rende più facile comunicare con i propri collaboratori. Strumenti come Google Workspace sono ottimi per iniziare, ma hanno dei limiti. Fornire al team gli strumenti giusti consente di lavorare in modo efficiente e collaborativo da casa.
Se utilizzate un orario di coorte o scaglionato, scrivete questi orari in un documento e aggiungeteli ai vostri calendari online. In questo modo, i vostri dipendenti sapranno quando e da dove lavoreranno. In qualità di manager, date l'esempio e rispettate gli orari creati per voi e per il vostro team.
Molte aziende ibride e remote si attengono a riunioni asincrone/uno stile di comunicazione asincrono, in cui i dipendenti rispondono ai messaggi non in tempo reale, ma quando sono disponibili. Questo è solo un modo di impostare la comunicazione, quindi qualsiasi modello scegliate, annotatelo. Inoltre, stabilite quale tipo di comunicazione è più adatto alle vostre esigenze. Ad esempio, le chiamate rivolte ai clienti vengono effettuate su Zoom, quelle interne all'azienda su Slack, le attività importanti passano attraverso l'e-mail, i messaggi relativi al lavoro vengono inseriti nello strumento di gestione dei progetti, ecc.
Ripensare il modo di lavorare comporta una serie di sfide. Sia che stiate introducendo un modello ibrido per la prima volta, sia che stiate migliorando quello esistente, ecco alcuni errori comuni da evitare.
Quando si implementa il programma ibrido, è indispensabile che una regola valga per tutti.
Non c'è niente di più demoralizzante che lavorare da un ufficio per 3 o 5 giorni alla settimana e vedere il top management che lavora da remoto a tempo pieno. Per garantire un gioco equo in cui tutti traggano vantaggio dal vostro modello, è importante che tutti i vostri dipendenti seguano la stessa regola.
Tracciare la produttività dei vostri dipendenti attraverso un'invadente applicazione di monitoraggio del tempo o dispositivi di registrazione dello schermo non è altro che ridondante. Non solo i dipendenti si sentiranno sfiduciati, ma subiranno anche una battuta d'arresto nella loro crescita all'interno dell'azienda. Il modo migliore per misurare le loro prestazioni è attraverso i KPI.
Lo sviluppo continuo di nuove pratiche e processi ibridi è essenziale per l'efficacia del modello. Prestate particolare attenzione alle questioni relative all'inclusione e all'equità e verificate come i vostri dipendenti si adattano a questo nuovo assetto. I vostri dipendenti non devono avere la sensazione di essere trattati in modo ingiusto o che voi siate prevenuti nei confronti di un team specifico. È fondamentale creare un orario che soddisfi le esigenze di ciascun dipendente.
Alcune persone possono permettersi di essere più presenti in ufficio, a seconda del modo in cui strutturano la propria vita. Altri, come i genitori o coloro che hanno qualcuno da accudire, non possono venire in ufficio regolarmente. Assicuratevi che tutti abbiano le stesse opportunità di avanzamento di carriera, a patto che svolgano il proprio lavoro in modo efficiente e puntuale. Non mettete mai le persone in una posizione di svantaggio solo perché non possono essere più presenti in ufficio, vanificando l'intero scopo di avere un modello e un orario ibridi.
In passato, quando le aziende hanno iniziato a sperimentare modelli di lavoro flessibili, in genere lasciavano che fossero i manager a guidare il processo. Molti di loro facevano pressione sui dipendenti perché venissero in ufficio senza una buona ragione. Questo li lasciava delusi dall'orario. Se avete introdotto di recente un modello ibrido, evitate di controllare i vostri dipendenti a tal punto da spingerli a licenziarsi. Stabilite le vostre regole e rispettatele.
L'adattamento a strumenti ibridi può richiedere tempo. Ma se i vostri dipendenti si sono abituati a usare regolarmente questi strumenti, evitate di sostituirli. Una volta che avete permesso ai dipendenti di lavorare parzialmente dall'ufficio, potreste essere tentati di tornare alle vecchie riunioni d'ufficio. Ma è importante che tutti si sentano inclusi, soprattutto coloro che lavorano ancora da remoto.
Per prosperare in un ambiente di lavoro ibrido, molti di noi si affidano a strumenti come Slack o Zoom per connettersi con i colleghi. Per rendere le conversazioni coinvolgenti per il vostro team, abbiamo lanciato nuove funzioni nella nostra piattaforma. Dall'organizzazione di micro-lezioni settimanali all'onboarding o alla formazione dei vostri dipendenti, ogni funzione è pensata per le vostre esigenze.
Sono di soli 5 minuti e vi permettono di adottare un approccio più strutturato al lavoro ibrido e di rimanere impegnati con i vostri dipendenti, senza disturbare i loro flussi di lavoro o legarli a lunghe riunioni.
Oltre agli argomenti legati al lavoro, potete usare Zavvy per assegnare a tutti compiti settimanali sulla resilienza, la gratitudine e l'auto-riflessione. Facciamo un ulteriore passo avanti integrando i vostri strumenti di comunicazione preferiti nel vostro flusso di lavoro (ibrido) esistente.
Potete sempre contattarci per una demo gratuita, in qualsiasi momento!
Sebbene non sia ancora certo che il lavoro a distanza sarà il futuro, è abbastanza certo che gli orari ibridi sono destinati a rimanere. Anche se presentano alcuni svantaggi, i loro pro superano di gran lunga i contro e possono costituire un ottimo sistema per le aziende di tutte le dimensioni. Con un ottimo team di collaboratori, potete iniziare oggi stesso a implementare il vostro orario ibrido e goderne i benefici sia per la direzione che per i vostri dipendenti.
.png)
.png)
