Lorsqu'une entreprise passe de 60 à 100 employés en l'espace d'un an, certains processus doivent être modifiés. L'intégration des employés en fait partie.
Fondée en 2018, Alasco a pour mission de permettre aux propriétaires immobiliers de maximiser leur retour sur investissement et de minimiser leur empreinte grâce à des flux de travail & des décisions basées sur des données. Et la startup munichoise semble y réussir plutôt bien.
Ce succès se reflète également dans le nombre de personnes qui travaillent en permanence sur le site Alasco:
Jusqu'à la fin de l'année 2022, l'objectif est de passer à plus de 280 employés. Le tout en passant d'un modèle de travail de bureau uniquement à un modèle de travail hybride.
Au début de l'activité de l'entreprise, l'intégration n'était pas un problème majeur :
Lorsqu'un nouvel employé entrait dans l'entreprise, il bénéficiait d'une présentation personnelle approfondie sur tous les sujets importants - des informations sur le secteur aux démonstrations de produits, en passant par un examen approfondi de la vision et de la mission de l'entreprise ( Alasco). Toutes ces présentations étaient organisées par des collègues. En outre, le système SIRH envoyait 5 à 10 courriels contenant des tâches administratives, des liens vers des pages importantes et des listes de contrôle que les nouveaux collègues devaient parcourir au cours de leurs premières semaines.
Bien que cette solution n'ait pas été la plus créative du monde, elle a bien fonctionné à l'époque.
Mais lorsque l'entreprise a dû se mettre à distance tout en entrant dans une phase de croissance rapide, il a été difficile de suivre tous les nouveaux arrivants et d'offrir à chacun la même expérience de haute qualité.
- Lors des réunions d'intégration en ligne, l'engagement n'était pas aussi fort: Les participants hésitaient davantage à poser des questions et l'expérience semblait unilatérale.
- Le manque de structure est devenu plus évident : Trop peu de conseils, trop peu de vue d'ensemble. De nombreuses réunions n'ont jamais eu lieu. Les listes de contrôle et les liens se sont perdus dans les boîtes de réception.
- Au fur et à mesure que le nombre de nouveaux membres augmentait chaque mois, la quantité d'efforts manuels nécessaires pour les réunions, en répétant les mêmes choses encore et encore, augmentait également.
"Nous avons dû créer un processus d'intégration plus systématique et plus structuré. Notre priorité était de veiller à ce que chaque employé suive les mêmes étapes et bénéficie des mêmes informations. L'envoi d'un grand nombre d'e-mails n'était pas une expérience agréable ou plaisante.
La rationalisation de l'intégration est devenue un OKR clé pour le département des ressources humaines.
"Dans le domaine du recrutement, nous parlons toujours de l'expérience du candidat. Mais une fois que quelqu'un commence à travailler, il est souvent laissé à lui-même. Si l'on considère la période d'essai, l'onboarding est un élément important de cette expérience globale. Sur le marché du travail actuel, il n'est pas facile de trouver de grands talents. Négliger ce lien est une erreur".
Un nouvel outil d'intégration pour Alasco devait répondre à quelques exigences clés :
La solution repose sur trois piliers principaux :
Un processus systématisé qui constitue une expérience identique, égale et cohérente pour chaque employé. Tout le monde reçoit les mêmes informations générales - avec un outil qui fonctionne pour tout le monde.
Chaque équipe a ses propres besoins en matière d'intégration. Les ventes, l'ingénierie, le marketing sont fondamentalement différents. Leurs parcours en sont le reflet, puisqu'ils permettent aux nouveaux membres de l'équipe de se familiariser avec les outils individuels, les meilleures pratiques et d'autres garanties fonctionnelles.
Au lieu d'apporter un outil de plus à la table, Zavvy les combine tous en un seul endroit. Le résultat :
...qui intègrent directement des vidéos d'image de l'entreprise provenant de Youtube, des vidéos d'introduction du fondateur réalisées sur Loom, des enquêtes de satisfaction provenant de Typeformet des documents sur Google Drive. De plus, des messages engageants sont envoyés via Slack.
... qui donne aux gens des éléments progressifs, des progrès visibles et un sentiment d'accomplissement. Le contenu auparavant statique sur Google Drive et Notion, "ressemble désormais à un véritable voyage".
"L'intégration Slack l'intégration est tellement géniale - et nous voulons en tirer le meilleur parti : De la création automatique de canaux pour les nouvelles cohortes au rappel et à l'engagement de tous les acteurs concernés."
Du point de vue de la productivité, ce sont surtout les parcours spécifiques aux équipes qui portent leurs fruits :
Les nouveaux employés sont désormais productifs dans un délai de 2 semaines, au lieu de 4.
À la productivité s'ajoute l'expérience:
"Je suis très très fier de notre expérience d'accueil. Notre objectif était d'améliorer l'expérience des candidats et de créer un processus innovant. Et nous y sommes parvenus. Les commentaires que nous recevons de nos nouveaux collègues sont excellents !" déclare Nina.
Ce que les nouveaux embauchés apprécient le plus, c'est 1) la structure claire, 2) le riche mélange de formats attrayants et 3) les progrès visibles.
Un autre avantage est que les personnes peuvent désormais décider de manière flexible du moment où elles souhaitent consulter le contenu et le faire à leur rythme - au lieu d'être liées à un calendrier fixe.
D'un point de vue People Ops, Zavvy leur a permis d'économiser des heures chaque mois, en automatisant les parties répétitives du processus. De cette façon, l'équipe peut s'assurer que tout le monde bénéficie d'une expérience solide - sans avoir à se soucier des invitations, des rappels, des réunions, de compliance, ou de quoi que ce soit d'autre.
Chiffres clés :
- Une note moyenne de 4,7/5 attribuée par les nouveaux arrivants qui apprécient le nouveau processus d'intégration au sein de l'entreprise. Alasco
- Réduire de moitié le délai de productivité
- Une amélioration globale de l'expérience des candidats
- Heures économisées par rapport à l'onboarding manuel chaque mois
- Les personnes reçoivent toutes les informations dont elles ont besoin pour pouvoir commencer immédiatement.
À l'instar de Zavvy, Alasco considère l'intégration hybride (à distance et sur place) comme le fondement de la réussite de ses employés. À l'avenir, l'entreprise prévoit d'exploiter pleinement le potentiel de la connexion Slack, d'intégrer 20 personnes par mois et de mettre davantage l'accent sur la transmission des valeurs de l'entreprise à distance.
Avec le lancement de la synchronisation automatique des données de Zavvy avec Personio, même les invitations et les affectations peuvent maintenant être préconfigurées.
Et qu'elles embauchent 200 ou 2000 personnes l'année prochaine, elles peuvent relever le défi en toute sérénité.
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