21 conseils sur l'évaluation des performances pour développer l'excellence au sein de votre organisation

Les évaluations de performances peuvent être considérées comme un mal nécessaire, aussi tentant qu'une visite chez le dentiste, ou comme l'outil le plus puissant pour responsabiliser votre équipe et dépasser vos objectifs.

Redouté ? Souvent. Sous-estimé ? Toujours. 

Il est temps de considérer les évaluations de performances comme des tremplins plutôt que comme des jours de jugement. 

Ce guide propose 21 conseils pour améliorer le retour d'information, motiver la croissance et faire de l'évaluation une pierre angulaire de la réussite.

📚 Conseil 1 : Faites vos devoirs à l'avance (Préparez-vous)

Un entretien d'évaluation réussi commence avant la date de la réunion. Assurez-vous de bien connaître l'employé, notamment

• leur description de poste et leurs tâches ;
• les résultats de leur précédent examen de performance ;
• leurs performances au cours de la dernière période (le cas échéant, les progrès réalisés en vue d'atteindre des objectifs de performance spécifiques) ;
• votre propre retour d'expérience sur la façon dont vous travaillez avec eux ;
• le cas échéant : le retour d'information de la part des coéquipiers et des clients ;
• tous les résultats et toutes les données que vous souhaitez utiliser pour faire valoir votre point de vue ; 
• les facteurs qui ont pu affecter leurs résultats, qu'ils soient ou non sous leur contrôle (exemples : nécessité d'assumer des tâches supplémentaires en raison d'un manque de personnel, congés de maladie, congés annuels) ;
• les controverses ou conflits dans lesquels ils ont pu être impliqués.
• la mesure dans laquelle ils ont suivi le plan d'action convenu lors de la dernière réunion sur les performances ;
• suggéré des actions pour améliorer leur performance au cours de la période à venir ;
• les carrières potentielles.

Cette étape est essentielle si vous dirigez une équipe plus importante ou si vous ne passez pas beaucoup de temps à travailler près de vos employés. 

Mais même si vous connaissez le caractère de chaque employé et la manière dont il travaille au sein d'une équipe, il est essentiel d'examiner les mesures de performance réelles pour éviter les préjugés.

Par ailleurs, vous n'êtes pas le seul à devoir arriver préparé - votre employé doit l'être aussi. Faites-lui savoir précisément comment vous attendez de lui qu'il se prépare à la réunion.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez leur demander :

• Expliquez ce qu'ils ont réalisé au cours de la dernière période d'examen, avec des exemples ou des données à l'appui.
• Expliquez quels objectifs n'ont pas été atteints et pourquoi.
• Partagez ce qu'ils apprécient le plus dans leur rôle.
• Faites-leur part de la situation dans laquelle ils se voient dans un an.
• Réfléchir à leur performance et dresser une liste de trois points dont ils sont satisfaits et d'un point qu'ils souhaitent améliorer.
• Décrire ses besoins en matière d'apprentissage et de développement, y compris toute formation spécifique qu'il souhaite suivre, et expliquer en quoi elle l'aidera dans son rôle.
• Motiver tout soutien et toute orientation supplémentaires dont ils ont besoin de votre part et de la part de la direction.
• Préparez au moins 5 questions ou soyez prêt à faire un brainstorming sur la période à venir.
• Fixer des objectifs pour la période suivante.

👀 Conseil 2 : Assurer l'alignement des attentes

Une communication claire calme les nerfs. 

Le cas extrême : si votre employé est convoqué à une réunion sans en connaître la raison, il peut craindre d'être licencié - alors qu'en réalité, il s'agit simplement d'un entretien d'évaluation. 

Plus vous définissez les attentes, mieux c'est. Si votre employé sait ce qui l'attend, il sera plus enclin à être pleinement présent, à s'ouvrir et à discuter, et à prendre en compte le retour d'information au lieu d'attendre que la bombe tombe.

Vous voulez faire savoir que l'entretien d'évaluation des performances vous permet à tous les deux de discuter :

• Réfléchir et évaluer la période écoulée.
• Discuter des performances professionnelles.
• Examinez les points forts de votre employé.
• Évoquer leur potentiel et leurs perspectives de carrière au sein de l'entreprise.
• Fixer des objectifs pour la prochaine période d'évaluation.
• Le cas échéant, fixer des objectifs de carrière à long terme.
• Discutez des besoins en matière de développement, de la nécessité éventuelle de ressources supplémentaires et de ce qui peut être amélioré.

Il s'agit là de quelques conseils de haut niveau. N'hésitez pas à les adapter et à inclure plus de détails dans l'invitation à la réunion. Faites savoir à votre employé que cette réunion est destinée à l'aider à atteindre son plein potentiel. 

🛡️ Conseil 3 : Soyez prêt à répondre aux questions ou aux préoccupations.

En fonction de ce qui s'est passé au cours de la dernière période d'évaluation, vous pouvez anticiper certaines des questions. 

Avez-vous eu beaucoup de travail imprévu de dernière minute ? 

Vous avez perdu un client important ? 

Avez-vous embauché et élargi l'équipe ? 

Il est naturel que vos employés vous interrogent sur ces sujets. Cela dit, il n'est pas grave de ne pas avoir toutes les réponses - assurez le suivi de tout ce que vous ne savez pas et revenez vers vos employés à ce sujet.

‍‍‍🗣️ C onseil n° 4 : rester ouvert à la contribution des employés et assurer une conversation à double sens

Cette réunion s'adresse avant tout à votre employé. 

Exprimez votre reconnaissance pour les commentaires qu'ils vous donnent sur le flux de travail ou l'équipe. 

Appliquez également le conseil n° 1 (communiquer la façon dont vous attendez de votre employé qu'il se prépare), en particulier pour les employés qui ne sont pas très bavards. 

🧐 Conseil n° 5 : étayer toute affirmation par des exemples concrets

Si vous voulez insister sur un point, assurez-vous d'avoir un exemple concret ou des données à montrer. Les déclarations vagues et les sentiments risquent d'ajouter de la confusion ou des conflits. Soyez également clair sur la manière dont vous souhaitez cadrer la situation ou l'événement pour souligner votre point de vue. 

✍🏻 Consultez nos listes de 40+ exemples de feedback constructif et de 45 exemples de feedback de performance (pour tous les niveaux de performance).

Pour ceux qui vont au-delà de leur rôle, consultez 40+ exemples d'évaluation de performance qui dépassent les attentes.

⚖️ Conseil 6 : Soyez équilibré - Discutez des points forts et des points à améliorer

Alors que certaines entreprises se concentrent uniquement sur les points positifs (évaluation des performances basée sur les points forts), une évaluation des performances implique généralement un retour d'information positif et une critique constructive. 

Par conséquent, si vous souhaitez procéder à un examen traditionnel des performances, abordez les deux. 

Voici quelques exemples de la manière de discuter des domaines d'amélioration : 

• L'année dernière, vous vous êtes surpassés ! Vos résultats étaient parmi les meilleurs que j'aie jamais vus. Depuis le début de l'année, vos chiffres ne suivent pas. Y a-t-il eu un changement qui en soit la cause ?
• Depuis que X s'est produit, vos résultats ont chuté. Malheureusement, nous ne pouvons pas remonter le temps, mais y a-t-il quelque chose que nous puissions faire pour remonter la pente ?
• Nous avons remarqué que votre rendement était un peu plus faible ces dernières semaines. Avez-vous besoin d'une pause ou d'un changement de rythme pour vous ressourcer ?

🧑‍🎓 Si vous et vos collègues managers souhaitez améliorer vos compétences en matière de communication et de réception du feedback, consultez notre article sur la formation au feedback. 

🤝 Conseil 7 : Soyez honnête mais empathique

Chacun réagit différemment aux critiques constructives. 

De nombreuses personnes associent la critique à la punition, car cela se produit généralement dans l'enfance : si vous rentrez trop tard, vous devez rester à la maison la nuit suivante. Ce processus est souvent subconscient, ce qui fait que les gens se figent ou se mettent en position de défense.

Certains employés peuvent être plus sensibles en raison d'expériences négatives antérieures ou récentes. 

Par exemple, si une personne a été victime d'intimidation à l'école, elle peut trouver la critique difficile. 

S'il vient de rompre, il peut prendre les choses personnellement et ne pas avoir de place pour les critiques constructives.

C'est pourquoi l'empathie est essentielle dans les évaluations de performance. 

En même temps, vous voulez être honnête et soulever des questions.

❓Tip 8 : Poser les bonnes questions

Vous obtiendrez de meilleurs résultats lors de l'évaluation des performances en appliquant quelques techniques de coaching. 

Vous pouvez par exemple utiliser des questions ouvertes pour encourager votre employé à s'exprimer librement. 

Quelques exemples :

• Où vous voyez-vous dans un an ?
• Selon vous, qu'est-ce qui a contribué à la situation X ?
• Que pensez-vous de vos nouveaux domaines de responsabilité ?
• Que pouvez-vous faire la prochaine fois pour éviter que la situation Y ne se produise ?

Un autre type de question très efficace encourage votre employé à approfondir ses connaissances. 

Souvent, notre première réponse à une question est un simple réflexe et la façon dont nous avons l'habitude de répondre. Lorsqu'on nous demande d'aller plus loin, nous sommes obligés de sortir de nos schémas de pensée habituels. 

C'est à ce moment-là que des idées remarquables peuvent apparaître !

Vous pouvez utiliser des questions du type :

• Et après ?
• Que craignez-vous si la situation x se produit ?
• Que dire de plus ?
• Qu'avez-vous ressenti d'autre ? 

❓ Consultez les 70+ meilleures questions d'évaluation de la performance pour votre prochaine évaluation.

🛠️ Conseil 9 : Suggérer des pistes d'action et d'amélioration

Nous avons déjà souligné l'importance de bien préparer la réunion. Il s'agit notamment de proposer des mesures et des stratégies d'amélioration potentielles. 

Bien entendu, vous souhaitez impliquer votre employé dans l'élaboration de stratégies afin de le motiver à les mettre en œuvre. Mais le fait d'être préparé vous évite de rester dans le flou et de remettre à plus tard les plans d'action visant à améliorer la situation.

🏅 Conseil 10 : N'oubliez pas de reconnaître les réussites

Dans le même ordre d'idées, le fait de ne se concentrer que sur les domaines à améliorer peut décourager vos employés. Tout le monde est différent, et certaines personnes peuvent facilement passer outre, tandis que d'autres peuvent ressentir un manque de motivation et commencer à sous-performer en conséquence. 

Il est essentiel que vous soyez sincère quant à l'importance des réalisations et que vous soyez sûr de la contribution de l'employé. 

Vous ne voulez pas vous retrouver à les complimenter sur quelque chose que leur collègue a fait.

 🚀 Conseil 11 : Ne concluez pas la conversation sans avoir établi un plan préliminaire pour les étapes suivantes.

Supposons que vous soyez novice en matière d'évaluation des performances des employés. Dans ce cas, vous pouvez vous sentir soulagé une fois que vous avez discuté des points forts et des points à améliorer, et vous pouvez être tenté de mettre fin à la réunion. 

Mais un élément essentiel d'une évaluation efficace des performances, qui donne le ton pour la période d'évaluation à venir, est l'élaboration d'un plan pour les étapes suivantes. 

Qu'attendez-vous de votre employé au cours de la période à venir ? Quels sont ses objectifs à court et à long terme ? 

Soyez clair sur ces aspects et vous quitterez la réunion avec des idées claires et le sentiment d'aller de l'avant.

😀 Conseil 12 : Terminer l' évaluation sur une note positive

Terminer l'évaluation sur une note positive permet à vos employés de quitter la réunion en se sentant enthousiastes et motivés. Cela permet de compenser les commentaires difficiles, de resserrer l'équipe et d'améliorer la collaboration. 

Un exemple de la manière dont vous pouvez communiquer que quelqu'un dépasse les attentes dans le domaine du leadership : 

"La dernière chose que je voulais aborder aujourd'hui concerne vos compétences en matière de leadership. Bien que cela n'affecte pas directement vos performances, cela profite à l'ensemble de l'équipe. Votre capacité et votre volonté de guider les nouvelles recrues cette saison ont été remarquables et ne sont pas passées inaperçues. Êtes-vous intéressé par une évolution de carrière, comme un poste de direction ?"

☕ Conseil 13 : ajouter des vérifications informelles des performances entre les cycles d'évaluation formels

Saviez-vous que les employés de Spotify rencontrent régulièrement leur manager... autour d'un café ? Ce n'est pas forcément plus compliqué que cela. 

Lorsque vous avez des réunions d'évaluation formelles que vous savez mener, il est judicieux d'y ajouter des réunions informelles.

Les contrôles occasionnels des performances font que vos employés se sentent plus concernés et qu'ils se sentent plus à l'aise pour échanger des informations. 

Microsoft est un autre exemple de géant de la technologie qui s'est éloigné des évaluations traditionnelles des performances. Dans le cadre du système de gestion des performances de Microsoft, les managers et les employés se rencontrent au moins tous les deux mois et vont au-delà des performances individuelles.

Pour en savoir plus sur la façon dont les entretiens d'évaluation sont menés chez Spotify, Microsoft et d'autres entreprises, consultez nos études de cas détaillées sur les processus de gestion des ressources humaines. Vous serez peut-être inspiré de faire quelque chose de complètement nouveau dans votre entreprise !

⌛ 5 Conseils aux managers pour l'entretien annuel de performance

Si vous souhaitez conserver vos entretiens annuels d'évaluation, voici nos meilleurs conseils pour les managers.

Vérifier les résultats et les objectifs de la dernière révision annuelle

Si la vérification de la dernière période devrait être la norme pour tous les entretiens d'évaluation, elle est d'autant plus importante pour les entretiens annuels. Parfois, une semaine ou deux ne suffisent pas pour constater une évolution. 

Mais vous devriez constater des progrès évidents dans l'évaluation annuelle des performances par rapport à l'année précédente. 

Facilitez-vous la vie en vous assurant que vous disposez d'un système de révision solide, de sorte que vous puissiez facilement accéder aux données antérieures sans avoir à parcourir 20 feuilles de calcul oubliées sur un disque quelque part.

Vérifier les progrès accomplis par rapport aux indicateurs de performance et aux objectifs

Étant donné que le travail se traduit directement ou indirectement par de l'argent, la plupart des fonctions sont assorties d'indicateurs de performance clairs. Il se peut que vous ne vérifiiez pas ces paramètres lors d'évaluations régulières et informelles, mais c'est généralement le cas lors de l'évaluation annuelle. 

Prenez également le temps d'évaluer si les indicateurs de performance sont toujours pertinents. 

Évaluent-ils correctement les réalisations de l'employé en fonction de la description de son rôle ? 

Ou bien leurs tâches ont-elles changé depuis la dernière fois, de sorte qu'il est plus logique d'utiliser un autre indicateur pour les évaluations futures des performances ?

Vérifier le profil des compétences attendues et les attentes en matière de maîtrise des compétences individuelles

La compétence va au-delà des aptitudes individuelles - elle peut être décrite comme un ensemble complet d'aptitudes, comprenant des aptitudes matérielles et immatérielles, des connaissances et des caractéristiques. Le leadership en est un exemple. Un bon dirigeant doit posséder plusieurs qualités individuelles. 

En raison de la nature complexe des compétences par rapport aux mesures individuelles, il est plus logique de les évaluer chaque année car leur développement prend plus de temps. 

🧑‍🎓 Pour en savoir plus sur les modèles de compétences, consultez notre guide détaillé.

Partager un ordre du jour détaillé avant la réunion

Pour faire de l'entretien annuel d'évaluation une expérience positive et axée sur la croissance, faites savoir à vos employés ce que l'on attend d'eux. Cela permet d'éliminer la nervosité et la crainte d'un retour d'information négatif au cours de cet examen plus approfondi et plus axé sur les performances.

Un ordre du jour détaillé permet également de communiquer les attentes. Vous et votre employé devez être aussi préparés que possible pour tirer le meilleur parti de l'entretien annuel. Pour vous en inspirer, reportez-vous au conseil n° 2 sur l'alignement des attentes.

Prévoir des examens informels fréquents au cours de l'année.

Des évaluations fréquentes et plus informelles contribueront à réduire la pression exercée par les évaluations annuelles et vous mettront, vous et vos employés, plus à l'aise.

✍️ 3 Conseils pour la rédaction d'un bilan de performance

Utiliser un langage clair et compréhensible

L'évaluation des performances doit être claire, et non astucieuse. Veillez à rédiger le jargon du secteur qui n'est peut-être pas familier à votre employé afin d'éviter toute ambiguïté. Formulez vos commentaires de manière à ce qu'ils aillent droit au but. 

Fonder l'examen sur des expériences de première main

Naturellement, en tant que manager, vous n'avez pas été personnellement témoin de tout ce que vos employés ont fait. Mais veillez à fonder votre évaluation sur des données, des événements vérifiés ou des choses que vous avez remarquées lors de réunions, plutôt que sur des rumeurs vagues. 

La dernière chose que vous souhaitez, c'est que les membres de votre équipe se sentent accusés de quelque chose qu'ils n'ont pas fait !

Offrir un soutien à la croissance

L'évaluation des performances doit contenir un retour d'information et des suggestions claires sur la manière de soutenir vos employés. Ils se sentiront ainsi soutenus et reconnus, ce qui est l'une des principales qualités à l'origine de la satisfaction des employés. 

✍️ Pour plus d'inspiration et de conseils pratiques, consultez notre guide complet sur la façon de rédiger une évaluation des performances.

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Comme nous l'avons souligné dans cet article, il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit pour des entretiens d'évaluation efficaces. 

Avec Zavvy, vous pouvez vous épargner les maux de tête, le temps et l'argent que nécessitent les évaluations manuelles de la performance.

Programmez des évaluations automatisées adaptées à chaque employé - notre système vous permet de ne jamais manquer d'envoyer des invitations, de recueillir des commentaires et d'organiser des réunions. Il conserve également les mesures et les commentaires afin de pouvoir s'y référer facilement lors des futurs entretiens de performance. 

Dans le cadre de notre logiciel d'évaluation des performances, nous proposons également des cours de formation pour les managers. 

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